O aprimoramento contínuo é uma necessidade para as empresas não só sobreviverem, como ganharem mais espaço no mercado. Existem várias estratégias que contribuem para a melhoria dos processos, colaboradores e outros envolvidos no negócio — e uma delas é a eficiência operacional.

Sente que sua empresa e setor estão estagnados? Conheça o conceito de eficiência operacional e como alcançá-la!

A Importância da Melhoria Contínua

Empresas que mantêm uma postura de estagnação, seja em seus processos, produtos, serviços e outras áreas, correm um sério risco de ficar para trás e, no pior cenário, acabar fechando as portas. Quem nunca conheceu uma marca e organização que encerrou suas atividades por ter ficado “obsoleta” ou por chegar ao vermelho?

Mesmo que o caixa esteja azul e o negócio esteja bons índices de rentabilidade, é preciso estar disposto a implementar uma melhoria contínua na empresa, pois, de uma hora para outra, o cenário pode mudar. 

Já imaginou um novo concorrente, aparecendo aparentemente do nada, com uma proposta mais atraente ao público e acabe conquistando seus clientes? Imaginou uma mudança legislativa que possa impactar profundamente, e de forma negativa, o mercado? A implementação de um processo inovador na concorrência e que otimize suas operações?

Uma empresa não pode ficar parada, contente com os resultados atuais. É preciso investir em melhoria contínua para garantir seu espaço no mercado e no coração dos clientes. Isso é possível por meio de diversas estratégias, como investir em uma cultura de inovação, por exemplo, ou também implementar uma mentalidade de eficiência operacional. 

Eficiência Operacional: o que é?

Fazer mais com menos, de forma clara e resumida, é o ponto central dessa mentalidade. Eficiência Operacional significa que a empresa é capaz de produzir e executar seus serviços de forma mais econômica, mas sem prejudicar sua qualidade e as das demais áreas do negócio. 

Ele engloba diversos setores de uma organização: pessoas; processos; maquinário e equipamentos; produção; serviços; atendimento; entre tantos outros… Tudo para reduzir os custos e aumentar resultados. Por isso é preciso ter uma visão de todo para implementar a eficiência operacional, extraindo o melhor de cada setor. 

Imagine conseguir produzir ou realizar seu serviço na mesma quantidade de agora, porém aumentando sua margem de lucro ao evitar desperdícios de tempo, recursos e esforços?  Esse tipo de pensamento faz alguns associam essa mentalidade com a Metodologia Lean — que visa “enxugar” os excessos para melhorar os resultados e focar os esforços naquilo que traga maior valor para o negócio.  

Imagine que uma empresa descobre que há um sério problema de estoque, no qual uma parte significativa dos produtos e/ou insumos acabam expirando antes da comercialização e fabricação. Esta é uma situação óbvia de desperdício, em que um cuidado maior com essa questão poderia ajudar a reduzir o custo da operação e aumentar a lucratividade — assim como a eficiência operacional prega. 

Essa mentalidade trabalha com os conceitos de entradas (custos, tempo, trabalho, funcionários) e saídas (o produto feito e o serviço executado), em que deve-se investir no primeiro para aumentar os resultados da empresa, isso sem mexer no segundo elemento. 

Organizações que implementam essa mentalidade buscam alcançar a máxima eficiência, ou seja, conseguir o máximo de retorno possível com o que se tem. Por isso calcula-se a comparação entre as entradas e as saídas, avaliando os indicadores e métricas dos dois pólos. 

Esse acompanhamento pode variar entre um negócio e outro, dependendo de sua realidade. Mas, o básico permanece: ter menos gastos, para ter maior lucro. 

Como Aumentar a Eficiência Operacional?

Implementar a melhoria contínua é um processo desafiador, porém que pode trazer significativos resultados. É preciso disposição para mudar e visão do todo, avaliando como cada engrenagem funciona na grande máquina que é uma empresa.

Existem alguns cuidados gerais que uma organização deve ter para adotar uma mentalidade de eficiência operacional:

Mapeamento dos processos

Um dos primeiros passos é fazer um levantamento do que pode ser “enxugado” e otimizado na empresa. Deve-se mapear os processos e setores que formam a organização, avaliando os pontos de desperdício, como problemas no estoque, a possibilidade de automação, entre outras situações. 

Após essa etapa, é importante planejar como serão feitas as mudanças para aumentar a eficiência de cada processo e área do negócio. 

Cuidado com o material

Os desperdícios podem ocorrer de diversas formas, incluindo devido contar com maquinário, sistemas e equipamentos obsoletos ou com problemas. Por não estarem em boas condições, eles podem prejudicar a produção e qualidade dos produtos e serviços executados.

O contrário, maquinário, sistemas e equipamentos adequados, ou até inovadores, podem melhorar ainda mais a produtividade e resultado final das soluções da organização, aumentando assim o seu lucro. 

Cuidado com o pessoal

A eficiência de uma empresa não depende apenas dos processos, nem do maquinário. Os profissionais envolvidos são peça fundamental para a produtividade e qualidade do trabalho na organização, dando o seu melhor para alcançar os resultados. 

Mas isso não ocorre do nada, nem o RH e líderes podem cruzar os braços e achar que os colaboradores, sozinhos, tem que cuidar desta parte. A empresa deve adotar estratégias para aumentar a motivação e engajamento dos funcionários, estimulando que tenham uma postura de “vestir a camisa” e incentivando um clima agradável na equipe.

A organização também deve investir em treinamentos corporativos, visando melhorar a qualificação técnica e comportamental dos colaboradores. Quanto mais capacitado for o profissional, provavelmente ele será mais produtivo e trará resultados positivos em sua função. 

Mesmo competências subjetivas podem fazer toda diferença na dinâmica interna da equipe, impactando na produção. Um funcionário criativo e aberto à mudanças com certeza terá maior capacidade de lidar com as transformações causadas pelas ações de eficiência operacional. 

Investir em tecnologia

Outra forma de promover o aprimoramento contínuo é aproveitando o melhor das soluções tecnológicas para otimizar processos e diversas questões na empresa, incluindo a gestão de pessoas. 

Um software de gestão, por exemplo, pode ajudar a automatizar algumas operações, reduzindo erros e retrabalho, e direcionar os talentos da organização para atividades mais estratégicas. 

Já uma plataforma de gamificação pode contribuir para melhorar os resultados de processos como recrutamento e seleção, onboarding de novos funcionários, treinamento e desenvolvimento, comunicação interna e até mesmo as tarefas cotidianas dos colaboradores. 

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