Saiba identificar uma maturidade de processos na sua empresa

Identificar a maturidade de processos é uma tarefa importante para as empresas, pois ajuda a diagnosticar e melhorar as operações a fim de torná-las mais eficientes. No entanto, nem todos sabem como fazer esse controle e acabam tendo problemas nas rotinas da organização mais tarde. 

Evite desperdícios e dores de cabeça com seus negócios: saiba identificar a maturidade de processos na empresa e otimize suas operações!

Criar e seguir processos é algo fundamental para qualquer empresa: os procedimentos garantem a padronização das atividades internas, produtos, serviços, atendimento e outras áreas da organização para que todas alcancem a qualidade e produtividade desejadas. Além disso, eles ajudam a reduzir desperdícios de tempo, esforços e recursos ao evitar problemas como retrabalho ou atrasos nas operações. 

Muitas empresas acabam derrapando nessa questão ao não ter processos estruturados — até mesmo achando que são operações naturais e que ficam apenas na “cabeça” dos profissionais envolvidos — ou não se preocupam em acompanhar e avaliar seus resultados. Todas essas posturas são equivocadas: faz toda a diferença elaborar e organizar as operações de uma instituição.  

Definir processos com cuidado ajuda a tornar a empresa mais eficiente, reduzindo desperdícios, diminuindo as chances de erros e aumentando a produtividade e, consequentemente, o desempenho. Em vez de se deparar com erros ou desencontros, cada tarefa é organizada para gerar os melhores resultados possíveis. 

Além de criar e estruturar, também é importante acompanhar o desempenho dessas operações, verificando se não há espaço para otimizá-las e torná-las ainda mais eficientes e positivas para o departamento e organização. Assim, a empresa entra em um estado de aprimoramento contínuo, impactando assim os seus resultados. 

E uma das formas de realizar esse controle é identificar a maturidade dos processos da organização. 

Tudo nesta vida tem uma jornada: nasce; cresce; se desenvolve e atinge seu ápice. Assim funciona com diversas operações envolvendo um negócio, desde o ciclo de vida do cliente ao cuidado com os procedimentos internos. Quando o ponto alto ocorre, é o momento de colher os resultados, a parte mais desejada por empreendedores e lideranças. Mas também é importante entender como toda essa dinâmica funciona para conseguir chegar a esse patamar. 

Nesse sentido, é fundamental entender o ciclo de vida das operações internas da empresa. A maturidade de processos é alcançada quando esses procedimentos são definidos de forma explícita, geridos, medidos, acompanhados e otimizados na organização. Esse é o ponto do ápice desse recurso. 

Em vez de ter operações defasadas, pouco eficientes e lentas, é possível avaliar os processos internos da empresa e compará-los com o seu ideal para identificar problemas e aprimorar toda a dinâmica. Tudo para gerar mais resultados ao negócio. 

Para se alcançar esse patamar, existem vários modelos para se avaliar o nível de maturidade de cada processo. Desta forma, pode-se comparar o desempenho de determinada operação com o que se esperava dela, encontrando assim o seu grau na escala desenhada pela empresa. 

Em resumo, aplicar um modelo de maturidade de processos significa estabelecer um padrão de referência para as operações internas, permitindo com que se saiba como está o seu andamento e o que fazer para otimizá-las. 

Ter essa comparação ajuda a identificar gargalos, falhas, oportunidades e pontos de aprimoramento nos procedimentos. E, no fim, esse cuidado contribui para que a empresa reduza desperdícios e custos, aumente a produtividade e qualidade, além de realizar entregas mais satisfatórias ao cliente. 

Os processos dentro da instituição podem ter diferentes níveis de maturidade, ainda mais por serem realizados em paralelo e criados e estruturados em momentos variados. Para ficar claro, um exemplo: o atendimento do call center da organização ser maduro, com tarefas bem definidas e ótimos resultados, mas o recrutamento ter um nível baixo nessa questão, com uma grande quantidade de profissionais não sendo efetivados nos primeiros meses. 

Por isso, é importante acompanhar todos os procedimentos da empresa para diagnosticar, definir os padrões e avaliar a sua maturidade. Entretanto, assim como todas as estratégias e ações da organização, é fundamental estabelecer um método para essa atividade.  

Existem algumas metodologias desenvolvidas especialmente para realizar um modelo de maturidade de processos. Cada uma tem o seu funcionamento e foco, cabendo aos gestores avaliar qual se encaixa mais na realidade e necessidades da empresa. 

Dois dos métodos mais conhecidos são: 

Esse modelo foi criado pelo especialista Michael Hammer, introduzido no artigo “The Process Audit”, divulgado na revista Harvard Business Review em 2007. Esse parâmetro pode ser adotado por corporações em qualquer nível de design ou redesign, oferecendo um roteiro e ferramenta para modelar a maturidade de processos. 

A ideia dessa metodologia é trazer um guia simples para que as empresas realizem a avaliação de seus processos por conta própria, sem contar com consultores externos para fazer esse trabalho. Além disso, esse método considera tanto métricas quanto a importância dos colaboradores para a mudança interna em sua análise.  

O próprio site da Hammer and Company, firma de pesquisa e educação empresarial fundada pelo especialista, disponibiliza gratuitamente uma planilha sobre o PEMM (em inglês) para guiar a aplicação dessa ferramenta em uma organização. 

O CMMI é um modelo que pode ser usado para aprimorar projetos, departamentos ou a empresa como um todo. Ele considera tanto processos com resultados previsíveis e bem definidos quanto aqueles que são imprevisíveis e caóticos, elaborando uma estrutura para implementar a melhoria contínua neles. 

Em resumo, esse método traz 5 níveis de maturidade:

1- Inicial

2- Gerenciado

3- Definido

4- Quantitativamente gerenciado

5- Otimização

Além disso, essa ferramenta traz outros modelos em sua alçada, como o CMMI-DEV, CMMI-SVC e CMMI-ACQ — cada um com sua lógica e foco. 

Desta forma, duas ferramentas podem ajudar a empresa a identificar a maturidade de seus processos e buscar otimizá-los para alcançarem mais resultados. 
No entanto, como foi dito anteriormente, é fundamental fazer um acompanhamento das operações para garantir que tenham o desempenho desejado e não gerarem desperdícios aos negócios. Quer saber mais sobre essa ferramenta? Conheça as melhores práticas para realizar o controle de processos!