A importância de criar e seguir processos na sua empresa

Criar processos na empresa é uma das situações mais comuns para negócios de todos os tamanhos e segmentos de mercado. Pode parecer bobagem, no entanto, muitas organizações acabam não implementando essa ferramenta em suas rotinas ou então o fazem de forma ineficiente.

Resolva essa situação de uma vez e torne sua empresa mais produtiva e organizada ao criar e seguir processos!

A Importância de Criar Processos na Empresa

Montar e gerir um negócio, ainda mais no Brasil, não é uma tarefa fácil. Uma série de compromissos são exigidos diariamente: contato com fornecedores; controle da qualidade da produção e prestação de serviços; cuidado com questões legais e financeiras; atendimento ao cliente… é difícil acompanhar todas as atividades e obrigações que uma empresa demanda cotidianamente. 

Por isso sempre é importante contar com a ajuda de sistemas e soluções que ajudem a tornar todo esse universo menos pesado, e sim mais prático e fácil para o empreendedor, gestores e colaboradores. 

A criação e aplicação de processos na empresa pode contribuir bastante nessa direção. Essa ferramenta é fundamental para negócios de todos os portes e segmentos de mercado, ajudando a organizar as atividades e responsabilidades dos envolvidos

Mesmo que não estejam explícitos ou estruturados, sejam ineficientes ou somente existam na mente de uma pessoa na organização — toda empresa tem processos. Eles permitem com que todo trabalho seja realizado de uma maneira mais uniforme, diminuindo a margem de erros e grandes disparidades. 

Antes de tudo, é preciso esclarecer uma confusão geral a respeito da definição dessa ferramenta com o conceito de projeto:

• Projetos são ações temporárias, com começo, meio e fim, tem objetivos específicos e recursos e prazos definidos, e são adotados com o desejo de gerar transformação; 

• Processos são rotineiros, acontecem com frequência — como fazer o inventário do estoque, planejar uma campanha de vendas, montar um treinamento corporativo para o setor de atendimento ao cliente, por exemplo. Eles podem ser aprimorados, ainda mais após observar seus resultados e operações. 

Além de serem fundamentais, existem diversos motivos para se criar, estruturar e seguir processos em uma empresa. 

Organização

Adotar processos ajuda os empreendedores, gestores e colaboradores a organizarem melhor seus trabalhos, mapeando cada passo necessário para realizar suas tarefas e evitar equívocos durante as operações. 

Imagine começar a fabricar um produto ou prestar um serviço e ter que interromper a atividade pois algum material importante faltou: montar um processo para verificar se há todos os insumos necessários antes de iniciar os trabalhos é uma forma de evitar essa situação, que pode atrasar as tarefas, gerar mais custos e causar estresse em todos os envolvidos. 

Alinhamento dos Trabalhos

Desenhar processos para a equipe é uma maneira de reduzir os ruídos na produção e execução dos serviços, evitando disparidades que prejudiquem os resultados da empresa e a satisfação dos clientes.

Imagine que cada profissional na sua empresa realiza seus trabalhos seguindo apenas a sua intuição, sem qualquer unidade ou alinhamento: o resultado dessa aposta seria uma leve confusão ou um completo monstro de Frankenstein! 

Além disso, criar processos ajuda os colaboradores a manter o foco naquilo que realmente é importante e trará valor à organização.

Produtividade

Ao desenhar os processos, já realizados mesmo que intuitivamente, é possível analisar quais pontos podem ser otimizados para melhorar os resultados da equipe e empresa. 

Existem diversas metodologias para aumentar a produtividade disponíveis por aí, no entanto, é importante não focar apenas no momento de execução, como também avaliar o processo por inteiro para melhorar essa questão. 

Redução de custos

Analisando os itens anteriores é possível ver como desenvolver um processo pode ajudar a empresa a reduzir alguns gastos ao evitar desperdícios e desorganização. 

Em vez de comprar insumos demais ou fazer compras picadas, ao saber quanto será necessário em cada atividade os responsáveis pelo setor podem aproveitar promoções e diminuição de preços ao adquirir o item em grandes volumes, por exemplo.

Como Criar Processos na Empresa

Essa questão é tão importante para algumas organizações ao ponto de adotarem a estratégia de gestão de processos para torná-los mais efetivos, contratando profissionais exclusivamente para esta área. 

Porém, existem outras formas de se criar e seguir esses procedimentos na empresa. E há alguns passos que podem ajudar essa operação:

1- Mapeamento das Atividades e Processos

É importante primeiro identificar os processos já adotados na organização — mesmo que individualmente e de forma intuitiva pelos profissionais — e saber as atividades realizadas por cada um. Esse levantamento ajudará não só a criar um modelo comum aos colaboradores, como também para avaliar as ações para otimizar a operação como um todo.

2- Organizar

Após o mapeamento de cada processo, é a hora de avaliar seu papel dentro da cadeia: o que realmente traz valor; o que pode ser enxugado e o que deve ser melhorado. Algumas empresas podem identificar oportunidades de aprimoramento, como adotar sistemas tecnológicos para agilizar as atividades, reduzir os erros e facilitar a vida dos colaboradores, por exemplo. 

3- Desenhar os processos

Esse é o momento de organizar cada processo de uma forma lógica a fim de melhorar a produtividade e resultados. Algumas empresas usam fluxogramas ou outras representações para facilitar a visualização de cada etapa pelos colaboradores, gestores e empreendedores. 

É importante usar métodos simples e intuitivos, que possam ser entendido por todos que tiverem que lidar com aquele processo. Caso contrário, diversos problemas e ruídos irão acontecer e, possivelmente, prejudicar a realização dos trabalhos. 

4- Adotar ferramentas e metodologias de produtividade

Uma dica especial, pensando no lado menos estrutural dessa questão, é implementar soluções que ajudem a extrair o melhor dos colaboradores em cada processo. É possível aprimorar o trabalho de todos ao usar ferramentas e até mesmo consultar livros sobre produtividade para mudar a rotina e aumentar os resultados da empresa. 

5- Adotar métricas 

Todo processo pode ser aprimorado. Mas isso só é possível ao descobrir o que exatamente não está trazendo os resultados desejados, onde estão as lacunas e as oportunidades. Mesmo que a primeira etapa já considere esses elementos, é importante monitorar constantemente as operações para afiná-las ainda mais e aproveitar inovações que tenham surgido nesse meio tempo. 

Definir métricas e indicadores relacionados ao processo — como tempo de execução, custos, resultados, entre outros — é uma das melhores formas de fazer o acompanhamento e diagnóstico das atividades para aprimorá-las. 

Estes passos podem ajudar a sua empresa a criar processos eficientes. Não entanto, existem outros elementos que influenciam na produtividade de um negócio. Descubra nesse artigo como a motivação dos seus colaboradores atua nessa dinâmica!