Ferramentas colaborativas são softwares instalados na rede corporativa de uma empresa ou acessados através da nuvem, por meio de plataformas SaaS, que visam facilitar o trabalho de grupos internos e externos de uma empresa.

Essas plataformas têm dois princípios básicos:

a) possibilitar uma melhor comunicação com as partes envolvidas;

b) promover o compartilhamento de conhecimento e informações.

Em tempos em que a Covid-19 obrigou empresas a trabalharem no sistema home office, ferramentas colaborativas se tornaram tendência para garantir a comunicação efetiva da equipe e a mesma produtividade que no modelo tradicional.

O que você vai ver neste artigo:

Mas como o mercado dispõe de diversas ferramentas colaborativas, resolvemos compartilhar com você aquelas que são indispensáveis, ou seja, as que de fato vão contribuir para a comunicação do seu time, permitindo com que eles permaneçam produtivos mesmo nas circunstâncias atuais.

Ferramentas colaborativas são o que exatamente?

Qualquer programa que tenha como finalidade melhorar a comunicação empresarial e o compartilhamento de informações pode ser considerado uma ferramenta colaborativa. 

Claro que alguns são especificamente voltados para o ambiente empresarial, apresentando soluções específicas para este contexto, mas há também aqueles que são totalmente benéficos para qualquer circunstância.

Alguns exemplos bem comuns de ferramentas colaborativas utilizadas no âmbito empresarial, são:

  • plataformas de videoconferências;
  • e-mails;
  • redes sociais corporativas; e
  • alternativas para o compartilhamento de arquivos.

Qual a importância das ferramentas colaborativas?

O foco dessas ferramentas colaborativas é estimular o trabalho colaborativo e simultâneo de vários profissionais, mesmo que haja uma limitação física, como é o caso atualmente em que cada colaborador está trabalhando de sua própria residência. Mas mesmo com o distanciamento geográfico todos eles conseguem ter acesso simultâneo ao projeto, documento e outras questões necessárias para desenvolver o trabalho.

Mesmo que a ideia seja permanecer no sistema de home office por um período de tempo curto, dispor de ferramentas colaborativas no sistema empresarial tradicional se torna especialmente vantajoso em casos de imprevistos, como possíveis problemas com a conexão da internet ou ausência de energia elétrica.

Por isso, na prática, as ferramentas colaborativas são alternativas tanto para o sistema de home office quanto empresarial, pois visa estimular o trabalho em equipe possibilitando que todos os funcionários participantes tenham acesso ao mesmo tempo do projeto em comum que estão trabalhando, fazendo modificações de diferentes dispositivos (smartphones, computadores, tablets) conectados à internet.

De modo geral, as ferramentas de colaboração são importantes para evitar falhas de comunicação e agilizar o acesso de conteúdo, como o de projetos, para todas as pessoas envolvidas. Às vezes, o projeto requer que várias áreas trabalhem juntas, marketing, comercial e designer, por exemplo, em questões assim, as ferramentas colaborativas podem ser fundamentais para o andamento do trabalho.

As principais ferramentas colaborativas disponíveis

Agora que você já tem respostas para as principais dúvidas que envolvem as ferramentas colaborativas, confira as mais utilizadas no âmbito corporativo e as características de cada uma.

  1. Assinatura Eletrônica

O ambiente corporativo tem uma demanda significativa de documentos que precisam ser assinados todos os dias. A ideia da assinatura eletrônica é possibilitar que a validação que consiste uma assinatura no papel, de próprio punho, seja levada para âmbito digital, através da assinatura eletrônica de documentos.

Para garantir a mesma autenticidade, ferramentas que tem como propósito a assinatura eletrônica, usam uma série de algoritmos de criptografia assimétrica, permitindo, assim, que todo o processo seja seguro.

A partir dessa ferramenta passa a ser possível formalizar contratos a distância, agilizando o fechamento de negócios e a execução de projetos que precisam aguardar esse trâmite, otimizando, assim, tanto as atividades dos profissionais quanto dos próprios clientes.

  1. Google Documento e Planilhas

Solução para a criação simultânea de documentos, o Google dispõe tanto do Google Documentos, que é focado na criação, edição e revisão de textos, como o Google Planilhas, que, como o nome já diz, foi desenvolvido para possibilitar a produção de tabelas dinâmicas, listas, análise de dados e cálculos.

Ambas plataformas possibilitam o desenvolvimento do trabalho colaborativo, porque diversas pessoas podem abrir o arquivo e editá-lo ao mesmo tempo e todos os colaboradores terão acesso ao que está sendo alterado, podendo, inclusive, se comunicarem por meio de comentários. Como se não bastasse essa inovação, o documento, ainda, é salvo automaticamente, a cada alteração realizada.

  1. Trello

O Trello é uma ferramenta colaborativa voltada para o gerenciamento de projetos. Por meio de quadros, listas e cartões é possível organizar o fluxo das atividades. O programa possibilita um vasto número de possibilidades e, ainda, dispõe de plugins que permitem o acesso a diversas funcionalidades, além de que é possível integrá-lo a outros serviços como o Slack e o Google Drive.

  1. Slack

O Slack é um aplicativo de comunicação com foco em mensagens instantâneas, compartilhamento de arquivos e sistema de busca. Basicamente um ecossistema avançado de comunicação. Além de todas essas possibilidades, através dele é possível integrar inúmeras ferramentas colaborativas.

  1. Skype for Business

Skype for Business é outra plataforma de comunicação, mas esta é focada em videoconferência, apesar de possibilitar mensagens de áudio e textos. Alguns benefícios são: reuniões instantâneas; agendamento de compromissos e reuniões; criação de links para reuniões futuras; e compartilhamento de tela.

  1. Google Drive

O Google Drive é uma ferramenta para armazenamento e sincronização de arquivos na nuvem. O usuário consegue armazenar e acessar dados a partir de qualquer computador ou dispositivo compatível, só precisa estar ligado à internet.

  1. E-mail corporativo

O e-mail corporativo é uma ferramenta que nos dias atuais é básico para a efetividade da comunicação empresarial, principalmente quando pensada como ferramenta para o RH e como ferramenta de gestão, propriamente dito.

Apesar de serem bastante ferramentas, ao total 7, essas são consideradas as mais básicas e, portanto, cruciais para o desenvolvimento do efetivo da comunicação interna e externa de uma empresa.

As ferramentas de comunicação podem promover mudanças significativas na forma que sua equipe se relaciona e na produtividade que ela dispõe, mas só se elas forem exploradas de maneira correta, por isso, além de conhecer essas soluções, é preciso também treinar os colaboradores para que eles saibam usá-las da melhor forma possível. Pensando nisso, separamos o artigo: Ideias de treinamentos interativos para sua empresa!

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