Fluxograma de admissão: Como fazer e simplificar o processo?

O fluxograma de admissão é um modelo gráfico que contempla todos os passos que uma organização precisa seguir para realizar o processo de contratação de um novo profissional. 

Essa ferramenta tem como objetivo facilitar a tarefa de recrutamento e seleção que está sob responsabilidade do setor de recursos humanos e, ainda, dar direcionamento ao próprio candidato, que terá acesso aos passos que deverão passar até aprovação.

Além disso, o fluxograma contribui para a coleta de informações que possam favorecer a empresa futuramente, ajudando o gestor de RH a identificar erros que estejam acontecendo durante o processo de admissão e, assim, corrigi-los.

O que você vai ver neste artigo:

• Entenda melhor o que é fluxograma de admissão
• Por que dispor de um fluxograma de admissão?
• O passo a passo do fluxograma de admissão
• Como o fluxograma de admissão pode ser criado
• Descrição do cargo
• Definição das atribuições do cargo
• Como se dará a divulgação da vaga?
• Triagem dos currículos
• Testes de conhecimento
• Análise das entrevistas
• Escolha do candidato

Através deste artigo, você terá acesso a todas as informações necessárias para construir o seu próprio fluxograma de admissão e dicas para usá-lo como recurso para simplificar o processo.

Entenda melhor o que é fluxograma de admissão

A palavra fluxograma sempre fez parte do contexto de uma organização, isso porque este recurso é utilizado de diferentes formas para facilitar o entendimento acerca de um determinado processo que a empresa dispõe. O fluxograma é um meio de ilustrar de maneira descomplicada a sequência operacional do desenvolvimento de um processo tido na empresa.  

Agora o fluxograma de admissão, como o nome já diz, é uma representação gráfica voltada para o processo específico de recrutamento e admissão de um colaborador. Portanto, ele ilustra os meios, ou seja, as etapas que envolvem esse trâmite.

Por que dispor de um fluxograma de admissão?

Pelo fato de o fluxograma de admissão possibilitar o acompanhamento do passo a passo do processo de admissão de novos profissionais, ele é uma ferramenta útil para auxiliar no trâmite no geral, por isso influencia em diversas questões:

• Ameniza burocracias relacionadas ao recrutamento, seleção e admissão de pessoas;
• Auxilia na elaboração do planejamento estratégico;
• Evidencia o cenário das competências e habilidades dos candidatos de uma vaga específica;
• Minimiza a possibilidade de erros no processo de admissão;
• Permite que a empresa diminua a taxa de rotatividade e turnover;
• Auxilia na transição do processo de recrutamento tradicional para admissão digital;
• Facilita o corte de gastos desnecessários ligados ao trâmite da admissão.

O passo a passo do fluxograma de admissão

Se você atua no setor de RH provavelmente conhece o fluxo por trás de uma contratação e sabe que, apesar de haver algumas etapas em comum, cada organização possu oi seu.

Dito isto, o passo a passo a seguir é baseado em um processo de recrutamento padrão, aquele que não deve faltar no seu fluxograma.

1. Escolha a ferramenta para criar seu fluxograma

Há plataformas específicas para a criação de fluxogramas, que é o caso de Draw.io e Cawemo, por exemplo. Você pode optar por alguma delas ou mesmo utilizar programas comuns do dia a dia da empresa, como o Excel, Word ou Power Point.

2. Mapeie todas as práticas do processo

Coloque no papel como todo o processo de admissão acontece em sua empresa, listando todas as etapas. Você pode escolher em especificar cada detalhe ou generalizar, apenas lembre-se de que quanto mais detalhado ele for, maior e mais trabalhoso será para fazê-lo. E você terá como desafio torná-lo claro para qualquer pessoa que tiver acesso ao documento.

3. Monte o fluxograma de admissão

A partir das informações que inseriu no papel, é hora de montar de fato o fluxograma de admissão, distribuindo as informações e incluindo os ícones que irão demonstrar a continuidade do fluxo ou não de cada processo.

4. Se certifique que o fluxograma está claro

É fundamental apresentar o fluxograma para os demais colaboradores para avaliar se está de fato claro como o processo de admissão funciona na empresa, afinal o principal objetivo da ferramenta é trazer compreensão de todos os trâmites.

Como o fluxograma de admissão pode ser criado

Descrição do cargo

A descrição do cargo deve ser uma etapa contemplada no seu fluxograma de admissão porque a partir dela é possível mapear as atividades que precisam ser realizadas na vaga que está disponível.

Definição das atribuições do cargo

Esta etapa do processo é destinada a especificação das características que você deseja que os candidatos disponham, assim você não perde tempo avaliando perfis que não se enquadram ao que sua empresa busca e diminui os riscos de realizar uma contratação errada, aumentando, assim, os índices de rotatividade na sua empresa.

Como se dará a divulgação da vaga?

O local que será divulgada a vaga faz toda a diferença quando o assunto é filtrar os candidatos certos, por isso essa etapa deve ser considerada importante e, assim, contemplada no fluxograma de admissão.

Especifique; o processo será em sites de recrutamento como Catho ou nas redes sociais da empresa, como no LinkedIn? É preciso pensar onde está o seu candidato atual e usar isso ao seu favor.

Triagem dos currículos

A etapa de triagem de currículos é significativa para o fluxograma porque pode informar as atribuições e competências que a oportunidade requisita, sendo mais fácil eliminar ou selecionar os currículos recebidos.

Testes de conhecimento

Algumas empresas não dispõem dessa etapa, outras aplicam teste de conhecimento geral, inglês ou mesmo de conhecimento específico. Para cada teste é importante que haja um processo específico.

É contemplado aqui também a etapa das entrevistas. Assim como no caso dos testes de conhecimento, o momento da entrevista é diferente em cada instituição. Algumas empresas têm em seu processo de recrutamento e seleção de pessoas apenas uma entrevista, outras são adeptas a uma entrevista com o RH e com o gerente do setor e por aí vai.

Análise das entrevistas

A análise das entrevistas no fluxograma de admissão é o momento destinado para fazer a escolha do profissional, ou seja, comparar as habilidades, competências, valores e outros requisitos apontados nas fases anteriores.

Esta etapa é destinada a mapear quais as observações você utilizará para fazer essa análise e chegar à conclusão se aquele candidato é ou não ideal para a vaga disponível.

Escolha do candidato

Na fase anterior você irá filtrar alguns candidatos, mas ainda terá que fazer a escolha final. Através do fluxograma você terá um aparato geral de quais características o profissional precisa dispor e, com isso, ele te auxiliará nesse processo de escolha final.

Esta etapa também deve ser destinada aos feedbacks para os profissionais que participaram do processo seletivo. Mesmo que seja uma negativa, é importante que a corporação se posicione com relação a isso.

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