POP: Como realizar um procedimento operacional padrão?

Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento produzido no contexto empresarial com objetivo de orientar os colaboradores quanto às tarefas que precisam ser executadas, sendo, portanto, uma ferramenta que garante que os times estejam sempre alinhados.

O que você vai ver neste artigo:

O que é POP e para que serve?
O que é um Procedimento Operacional Padrão (POP) na prática?
Quais características devem conter em um POP?
Quais são os procedimentos operacionais padrão?
Por que a empresa precisa de POP?
A importância de Procedimentos Operacionais Padronizados
Exemplo de Procedimento Operacional Padrão
Passo a passo para criar um POP

De forma geral, um POP dispõe de instruções pragmáticas - baseadas em pesquisas - e tem como finalidade aumentar a produtividade dos colaboradores e evitar o desperdício de recursos que ocorrem na organização, o que gera maior eficiência operacional para a instituição.

Mas para que esse documento atinja todo seu potencial, o responsável por sua criação deve ter domínio de quais informações precisam contemplar e saber como encontrá-las de forma segura.

Você se interessou? Acompanhe este artigo para saber mais!

O que é POP e para que serve?

POP é a sigla para “Plano de Operação de Produção” que também pode significar “Programa e Controle da Produção”. Nada mais é que um documento que contém informações detalhadas sobre as atividades envolvidas no processo de produção de uma empresa ou indústria.

Seu objetivo principal é fornecer orientações ou instruções de forma clara, para garantir que a produção seja executada de forma eficiente e padronizada, seguindo os procedimentos estabelecidos pela empresa.

O POP é um passo a passo muito bem descrito em etapas e atividades necessárias para se produzir um determinado produto ou serviço, como um manual ou receita.

Ele pode incluir desde informações sobre a sequência das operações, como as máquinas e equipamentos a serem utilizados, como a matéria-prima necessária e os padrões de qualidade a serem seguidos, o tempo estimado para cada etapa, as responsabilidades dos colaboradores envolvidos e demais detalhes relevantes para o processo produtivo.

Ao seguir o POP corretamente, a empresa pode alcançar maior eficiência na produção, reduzir desperdícios, manter a qualidade do produto ou serviço e atender aos prazos estabelecidos. Além disso, o POP é um importante instrumento de padronização, garantindo que todos os envolvidos na produção trabalhem de acordo com as melhores práticas definidas pela empresa.

Em resumo, o POP é um documento essencial para a gestão da produção, pois serve como um guia detalhado para a execução das atividades de forma consistente e organizada, visando otimizar o desempenho e a eficiência do processo produtivo.

O que é um Procedimento Operacional Padrão (POP) na prática?

POP é a sigla para Procedimento Operacional Padrão, documento estilo roteiro que busca padronizar e detalhar tarefas que precisam ser feitas na empresa.

O POP indica de forma detalhada os processos da empresa, elencando questões como sequência de procedimentos; materiais usados; responsáveis por cada atividade e cuidados necessários, além de outras informações importantes para que a tarefa seja feita.

Sua finalidade é garantir que os processos da empresa funcionem de acordo com o padrão de qualidade buscado pela organização e diminuir possíveis erros de execução. Através do POP, a empresa consegue definir uma rotina, com um passo a passo dos principais elementos relacionados à aquela atividade específica.

Geralmente, essa ferramenta é aderida em operações produtivas e administrativas, porém também pode ser destinada para atividades específicas.

Quais características devem conter em um POP?

Os principais elementos que precisam estar presentes em um POP são:

Nome do procedimento;
Quem é o responsável por seu desenvolvimento;
Área de destinação;
Responsáveis pela atividade conforme cargo e função;
Lista de materiais necessários;
Descrição das siglas;
Documentação de referência;
Passo a passo do procedimento;
Perspectivas.

Quais são os procedimentos operacionais padrão?

Esses documentos detalhados servem para estabelecer diretrizes e orientações para execução de tarefas específicas em uma organização.

Como já comentado por aqui, os procedimentos operacionais padrão POP, são criados para garantir a padronização, eficiência e qualidade das operações realizadas por funcionários em diferentes setores.

A estrutura e o conteúdo dos POP podem variar dependendo da natureza das atividades e do tipo de organização, mas, geralmente incluem as seguintes informações:

Objetivo: O POP inicia com uma descrição clara e concisa do propósito do procedimento, ou seja, o que será realizado e por quê. Isso ajuda a estabelecer a relevância da tarefa e a importância de seguir as instruções corretamente.
Alvo: Nesta seção, é definido onde e em que circunstâncias o procedimento se aplica. Isso delimita o alcance do POP e evita que seja aplicado erroneamente em situações inadequadas.
Responsabilidade: Cada POP atribui responsabilidades específicas aos envolvidos na execução da tarefa. Isso esclarece quem é o responsável por cada etapa do processo, evitando ambiguidades e garantindo uma distribuição clara de funções.
Definição: Em alguns casos, termos técnicos, jargões ou conceitos específicos podem ser explicados nesta seção para que todos os envolvidos entendam o vocabulário utilizado no procedimento.
Material: Essa parte lista todos os recursos necessários para realizar a tarefa, como equipamentos, ferramentas, materiais ou documentos. Isso garante que os colaboradores tenham tudo o que precisam para executar o trabalho adequadamente.
Passo a passo: Esta é a parte mais extensa do POP e descreve detalhadamente o passo a passo da execução da tarefa. Cada etapa é explicada em ordem sequencial, indicando as ações a serem tomadas, os prazos, as medidas de segurança, os padrões de qualidade e outras informações relevantes.
Anexos: Caso necessário, podem ser anexados ao POP, formulários, checklists, planilhas ou outros documentos que auxiliem na execução da tarefa ou no registro de resultados.
Referências: Se houver fontes externas que embasaram o procedimento, como normas, leis, regulamentos ou manuais técnicos, elas são referenciadas nesta seção.

Os POPs são cruciais para garantir a consistência nas operações, evitar erros e retrabalho, promover a eficiência e melhorar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela organização.

Além disso, são fundamentais para a capacitação e treinamento de novos colaboradores, uma vez que fornecem instruções detalhadas sobre as atividades a serem desempenhadas. Revisões periódicas dos POP são importantes para garantir que eles permaneçam atualizados e reflitam as mudanças nas operações e processos da organização.

Por que a empresa precisa de POP?

As empresas precisam do Procedimento Operacional Padrão por diversas razões, dentre elas estão a necessidade de dispor de uma ferramenta que contribua para a eficiência, segurança e qualidade de suas operações.

Essa padronização garante que as tarefas e processos sejam executados de modo consistente e uniforme em toda a empresa, evitando variações indesejadas e assegurando que a qualidade seja mantida em todas as etapas.

Ajudando e permitindo que a empresa se adapte a novos desafios e busque melhoria contínua em suas operações.

A importância de Procedimentos Operacionais Padronizados

Os Procedimentos Operacionais Padronizados são importantes a partir do momento que uma empresa deseja padronizar a qualidade de um procedimento a ser seguido e diminuir as chances de erros no processo.

Através deles, a rotina é consolidada e documentada, o que evita gaps que possam comprometer o trabalho dos profissionais e a satisfação dos clientes.

Dentre os benefícios de aderir aos Procedimentos Operacionais Padronizados estão:

Melhora na produtividade: o POP possibilita uma definição prévia das atividades que precisam ser feitas, com isso os funcionários passam a desempenhar sua função com maior eficiência e agilidade, gerando, assim, mais produtividade.
Diminuição de falhas de comunicação: a clareza gerada pelo POP também influencia na diminuição de falhas causadas pela falta de comunicação, isso porque todos os colaboradores passam a ter acesso aos processos e ao que deve ser feito.
Melhora na qualidade dos produtos e serviços: ao dispor de um passo a passo que padroniza e sistematiza as atividades, produtos e serviços, a tendência é que a qualidade desses elementos aumentem.
Substituição de um colaborador sem maiores problemas: como todos os processos estão mapeados e salvos em um local de fácil acesso, a empresa não precisa se preocupar com a substituição de um funcionário, mesmo que isso aconteça, ela não terá maiores prejuízos porque terá acesso a todo processo de trabalho daquela pessoa, mesmo em sua ausência.

Exemplo de Procedimento Operacional Padrão

Os POPs podem variar amplamente dependendo do tipo de organização e das atividades realizadas, mas alguns exemplos comuns incluem:

Procedimento Operacional Padrão para Higienização: Detalha as etapas para limpeza e desinfecção de áreas, equipamentos e utensílios, garantindo a higiene adequada em ambientes como hospitais, restaurantes e indústrias alimentícias.
Procedimento Operacional Padrão para Atendimento ao Cliente: Fornece diretrizes sobre como receber, abordar e ajudar os clientes, garantindo um atendimento consistente e de qualidade em estabelecimentos comerciais e de serviços.
Procedimento Operacional Padrão para Manutenção Preventiva: Especifica às tarefas, frequência e responsabilidades voltadas à manutenção de máquinas, equipamentos ou sistemas, evitando falhas e prolongando sua vida útil.
Procedimento Operacional Padrão para Gerenciamento de Estoques: Define os processos para recebimento, armazenamento, controle e registro de materiais ou produtos em estoque, evitando perdas e desvios.
Procedimento Operacional Padrão para Preparação de Documentos: Padroniza a forma como os documentos são criados, revisados, aprovados, arquivados e distribuídos em uma organização, garantindo sua consistência e rastreabilidade.
Procedimento Operacional Padrão para Treinamento de Funcionários: Especifica como os funcionários são treinados, quais as competências necessárias e como é realizado o acompanhamento do desenvolvimento profissional.

Esses são apenas alguns exemplos de POPs, e sua variedade depende da natureza e complexidade das atividades de cada empresa ou instituição. No contexto geral, o objetivo dessa ferramenta é garantir que as operações sejam executadas de acordo com os padrões estabelecidos, promovendo a eficiência, qualidade, segurança e conformidade com as normas e regulamentos aplicáveis.

Passo a passo para criar um POP

Confira todo o passo a passo para criar um POP efetivo!

1. Defina seu objetivo final

Qual seu objetivo em criar um POP? Qual resultado ou meta para esse documento será criado? Antes de tudo, você deve ter clareza quanto à finalidade do POP.

Tenha em mente que os processos e procedimentos se repetem ao longo do dia, semana e mês, isso em todas as empresas. Isso quer dizer que ao estabelecer seus objetivos, você precisa questionar se um POP é de fato necessário para essa finalidade.

Também pergunte a si mesmo se há um motivo específico para esse objetivo ser assistido por um documento POP. Ao identificar o que exatamente busca de um Procedimento Operacional Padrão, se torna mais fácil criar um esboço do documento e definir seus detalhes.

2. Defina um formato para seu POP

O próximo passo deve ser destinado a encontrar um formato que se adéque às necessidades de sua empresa. Para que possa se basear, veja alguns exemplos:

Formato simples: é um formato indicado para procedimentos de rotina que sejam curtos e fáceis. Nele há as normas de segurança e demais obrigatórias e, quase sempre, uma lista numerada ou com marcadores simples. Nessa lista são implementados comandos concisos e claro que facilitem o leitor de seguir.
Formato hierárquico: como o nome já diz, esse formato leva em consideração a hierarquia das etapas que envolvem a tomada de decisão. Ele também é trabalhado em forma de lista numerada ou com marcadores que detalham quais as etapas principais e, posteriormente, um conjunto de ações específicas.
Fluxograma: esse formato é ideal para identificar e idealizar procedimentos que incluem vários resultados possíveis, logo é uma alternativa para quando os resultados nem sempre são calculáveis.

3. Busque informações

O próximo passo é buscar a opinião da equipe de trabalho, afinal são os colaboradores que utilizarão o documento quando ele estiver finalizado. Esse movimento permitirá que sua empresa contemple informações que façam sentido para seus profissionais e que as tarefas necessárias sejam incluídas.

4. Crie o escopo do seu POP

Há a possibilidade de o Procedimento Operacional Padrão depender de outros POPs, bem como de equipes de outros departamentos. Caso este seja seu caso, crie um escopo e veja se é possível somente referenciar os demais POPs, ou é necessário incluí-los ao documento atual.

Veja também a possibilidade de incluir um fluxograma ou um mapa para estabelecer, de forma clara, as dependências e partes responsáveis por cada ação interligada.

5. Entenda quem é seu público

Saber quem é seu público facilita na escrita do seu Procedimento Operacional Padrão, porque você entende como pode se comunicar com ele e cria um documento mais efetivo.

Nessa etapa cogite saber:

o conhecimento prévio de seu público, com relação à organização, seus procedimentos e termos utilizados;
as habilidades linguísticas deles; são pessoas que têm o português como língua nativa? Isso afeta diretamente a elaboração do seu POP;
se são novos colaboradores; esse público precisa que os POPs sejam mais detalhados e orientados ao treinamento;
Se várias pessoas, de diferentes funções, irão ler o documento, ao identificar isso, você consegue criar um documento que tenha bem definido quem/qual função desempenha cada tarefa.

6. Escreva seu POP

Depois de reunir todas as informações de que precisa, faça um rascunho do seu documento, compreendendo as principais informações de identificação e os procedimentos específicos.

Lembre-se que os procedimentos específicos são o passo a passo do que precisa ser seguido para realizar com eficiência os padrões e normas de segurança estabelecidas pela empresa.

7. Revise e teste

Após escrever o POP, garanta que ele seja revisado para que não haja nenhum erro gramatical ou técnico que venha interferir na sua compreensão. Em seguida teste, você mesmo, para tirar a prova de que ele ajuda a atingir o resultado procurado.

Só depois disso que você deve disponibilizar para os demais membros da equipe testarem. Se eles tiverem sugestões relevantes para incorporar ao documento, anote as informações e o leve para uma nova alteração.

Repita esse processo até que o POP seja aprovado por todos os colaboradores que fazem parte da equipe de trabalho. É interessante que a cada seis ou doze meses, o POP seja revisado, assim você consegue identificar possíveis modificações que venham agregar melhorias ao time.

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