O Fluxograma de Processos é uma das principais ferramentas utilizadas para realizar o mapeamento de processos. Basicamente, é com ele que será representado graficamente todos os passos ou etapas de um processo. Nele são utilizados símbolos, os quais são conectados logicamente, para mostrar a sequência de passos que devem ser feitos para que um trabalho seja executado.

Os símbolos auxiliam na organização e compreensão do fluxograma, desse modo é possível garantir uma maior qualidade e, também, aumentar a produtividade dos trabalhadores. Isso deve-se ao fato de o Fluxograma de Processos evidenciar quais são as tarefas a serem executadas e quem são as pessoas que devem realizá-las, além de auxiliar na otimização e eficiência das atividades.

O que você vai ver neste artigo:

É importante ressaltar que existem mais de 20 símbolos para se expressar os processos dentro do Fluxograma. Mas não há necessidade de serem utilizadas todos eles. No entanto, há 4 símbolos que o seu fluxograma de processos deve conter. São eles os símbolos:

  • Início e fim → representados por uma elipse (forma circular) ou um retângulo de cantos completamente arredondados;
  • Sequência de uma etapa → representado por uma seta ou por uma flecha, a qual aponta a direção para a próxima etapa;
  • Etapas do processo → representadas por um retângulo e iniciadas por um verbo no infinitivo;
  • Pergunta/Tomada de decisão → representado por um losango;

Ao criar um fluxograma de processos é possível encontrar casos de retrabalho, etapas que sobrepõem outras, atividades desnecessárias, dentre outros pontos que podem prejudicar a eficiência da execução de um processo. E com estes fatores destacados é mais fácil tomar uma ação que ajude a aprimorar a eficiência do trabalho.

Essa ferramenta te auxiliará a criar um planejamento estratégico de qualidade. Desse modo elaboramos alguns passos para te ajudar a criar um fluxograma de processo com sucesso!

Passo 1 – Definir o tipo de fluxograma

Primeiro é necessário identificar se o fluxograma irá mapear os processos de um trabalho que já estão em execução, ou seja, representar graficamente como o processo está sendo realizado atualmente, ou se ele irá mostrar como o processo deve ser feito. Isso é bastante importante, pois poderá mostrar o padrão o qual estão seguindo ou criar um novo.

Passo 2 – Identifique quais são as etapas desse processo

Antes mesmo de se criar o fluxograma de processos é primordial que se identifique quais são as etapas essenciais desse processo para que não seja esquecido de nada. Se tiver dificuldades de identificar quais são as etapas, elabore perguntas que o auxiliarão a identificar. Como por exemplo:

– Como se inicia esse processo?

– Depois de iniciado o que é necessário fazer para chegar ao fim dele?

– Quais são os passos que são necessários para que essa tarefa/esse processo seja executado?

Lembre-se sempre de adaptar as perguntas conforme a necessidade do processo.

Passo 3 – Montagem do fluxograma

Como já citamos anteriormente, existem símbolos que representam as fases do processo. Portanto, comece com o símbolo de início (elipse) e coloque a seta/flecha na direção que se dará seguimento para o próximo passo do processo. 

Cada etapa do processo (retângulo) deve iniciar com um verbo no infinitivo, como por exemplo: atender o telefone, verificar o estoque, entregar o produto, receber o pagamento. 

Quando houver uma tomada de decisão (losango), ou seja, quando há duas ou mais possibilidades de ações a serem seguidas, é interessante que seja colocado uma pergunta. Geralmente a pergunta é “sim” ou “não”. Como por exemplo: – O pagamento foi aprovado?

Se a resposta for “sim” o fluxograma deve seguir para a próxima etapa e ou chegar ao fim (elipse).

Se a resposta for “não” o fluxograma retornará para uma etapa anterior, ou irá para uma nova etapa ou, até mesmo, encerrar o fluxograma (elipse).

Lembrando que cada processo tem a sua peculiaridade e uma etapa pode se dividir em várias outras etapas ou até mesmo retornar para uma mesma etapa. Então observe qual é o melhor modo de se seguir para uma próxima etapa no fluxograma de processos.

DICA: Se o seu fluxograma for muito extenso ou tiver diversas subdivisões faça uso das cores para auxiliar na compreensão deste gráfico.

Atenção! Não se esqueça de encerrar o seu fluxograma. Esse é um ponto que várias pessoas acabam esquecendo, mas ele é muito importante. Pois é ele que indica que aquele processo acabou ali.

Passo 4 – Conferir se as conexões estão corretas

Além das etapas, a conexão (seta ou flecha) entre uma etapa e outra também é extremamente importante. Essa conexão é o que irá mostrar qual será o próximo passo a ser seguido e se isso tiver sido feito de forma incorreta resultará em uma má efetividade do processo. Bem como pode dificultar a compreensão.

Desse modo, organize o seu fluxograma de processos de modo que seja possível identificar qual é a direção que o passo deve seguir, ou até mesmo para qual passo deve retornar. E jamais cruze as linhas das setas, pois elas sempre seguem apenas em uma direção, que é a da próxima etapa. Além disso, ao cruzar as flechas pode acabar tornando mais difícil o entendimento de para onde este processo está seguindo.

Passo 5 – Analisar se o fluxograma está compreensível

Observar se é possível entender o seu fluxograma também é um passo imprescindível. Pois como o fluxograma de processos é algo para representar visualmente uma atividade, é importante que quem vá ler este gráfico, compreenda o que se está representando nele.

Portanto analise a organização dele como um todo. Veja como ele está distribuído ao longo do espaço de trabalho ao qual ele está inserido. Caso tenha usado cores, observe se as cores são coerentes com o material apresentado, bem como se a cor utilizada não atrapalha na leitura.

Lembre-se os processos nas empresas são uma excelente ferramenta para acompanhar e compreender as mais diversas atividades da sua empresa. Auxilia, também, na identificação de responsáveis e na delegação de atividades. Descubra neste artigo como criar processos nas empresas.

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