Gestão da informação: o que é e como organizá-la? Saiba mais

Gestão da informação é uma estratégia para aproveitar o melhor dos dados e conhecimentos da empresa, extraindo insights e ideias importantes para pautar uma tomada de decisão mais assertiva. 

Organize e controle melhor esses materiais estratégicos: saiba o que é e como fazer uma gestão da informação eficiente na sua empresa!

Informação é poder. Não é à toa que existe esse ditado, nem que durante um bom tempo a imprensa tradicional foi considerada o quarto poder na sociedade. Quantos gigantes caíram por conta de vazamentos e escândalos públicos e quantos não se ergueram graças ao uso acertado de dados estratégicos?

No caso dos negócios, não é preciso ir muito longe ou considerar os casos extremos: uma simples informação é capaz de gerar oportunidades de negócio e melhorar os resultados de uma empresa, enquanto a sua falta (ou um dado equivocado) pode resultar em prejuízos e perda de competitividade. 

Ainda mais na atualidade, as organizações estão valorizando a cultura de dados para se manterem à frente da concorrência, seja ao otimizarem seus processos ou fortalecerem o relacionamento com o cliente. Diversas tecnologias facilitaram a coleta, organização e análise de materiais de diferentes fontes, permitindo com que os negócios explorassem uma grande mina de oportunidades. 

E é nesse sentido que estratégias como a Gestão da Informação surgem: técnicas para ajudar as empresas a aproveitarem o melhor de dados e conhecimentos que sejam importantes para os negócios. 

Em resumo, a gestão da informação é uma estratégia voltada a organizar e controlar dados — qualquer sejam sua natureza — para garantir sua qualidade e pautar a tomada de decisões da empresa. Mais do que apenas descobrir insights, essa ferramenta ajuda a garantir com que esses materiais gerem impactos positivos para o negócio, além de manter a segurança desses conteúdos, ainda mais quando são delicados e sigilosos. 

Essas informações podem vir tanto de fontes internas (como pesquisas, relatórios, depoimentos) quanto de externas (análises do mercado, de tendências, leis e outras origens). Além disso, elas também podem ser quantitativas e qualitativas, oferecendo uma gama maior de possibilidades de análise e ação. 

Todo esse trabalho é realizado por diversos motivos — não é a toa que muitas empresas investem na gestão da informação: 

Uma empresa pode gerar uma gigantesca quantidade de informações — mas nem todas são realmente relevantes para o negócio. Muitas organizações acabam perdendo tempo, recursos e esforços tratando dados que não vão gerar os resultados desejados. Ter uma estratégia voltada a essa questão ajuda a sistematizar processos para aproveitar o melhor desses materiais de forma estratégica e não equivocada. 

Ter em mãos informações estratégicas pode contribuir para melhorar o desempenho de diversas operações internas na empresa. Imagine descobrir que mudar determinada etapa de um processo ajuda a reduzir desperdícios ou o tempo de realização da tarefa: não seria uma ótima forma de otimizar os procedimentos e aproveitar melhor os recursos da organização? 

Ao mesmo tempo, a perda ou equívoco de determinada informação também pode prejudicar um processo: imagine apagar todo o histórico de um colaborador no sistema da empresa? Ou trocar os dados e enviar produtos errados para os clientes? Além de desgaste no relacionamento, nessa situação também há o retrabalho a ser considerado. 

Uma decisão pode mudar os rumos de uma empresa, seja para alavancar suas vendas ou direcioná-la para o precipício. Para evitar isso e ter ações mais acertadas, é fundamental contar com informações confiáveis e de qualidade para guiar cada deliberação e atitude organizacional. 

A gestão da informação ajuda a coletar, organizar e analisar esses materiais para que sejam lapidados e bem aproveitados pela companhia.  Em vez de dados equivocados, que não reflitam a realidade ou até mesmo que não sejam verdadeiramente relevantes, serem usados nas decisões, os materiais e conteúdos de melhor qualidade pautam as escolhas e rumos do negócio. 

Dados estratégicos podem auxiliar o surgimento de insights e ideias inovadoras que aproveitam as oportunidades para aumentar os resultados da empresa. Essa inovação pode servir para aprimorar os produtos e serviços, otimizar processos, fidelizar os clientes, divulgar a marca e até se reposicionar no mercado. 

Dessa forma,as informações — após serem tratadas — são capazes de fortalecer a vantagem competitiva da organização, destacando-a da concorrência para ganhar mais espaço no mercado. 

Nem todos os dados da empresa são públicos ou devem ser abertos aos funcionários em geral. Algumas informações são delicadas e sigilosas, até mesmo por questão legal ou por vantagem competitiva. Já imaginou se elas acabam caindo em mãos erradas? 

Uma gestão da informação feita da forma correta se preocupa com a segurança desses dados, protegendo-os de ameaças, vazamentos e problemas — seja em canais analógicos ou no meio virtual. 

Existem diversas formas e procedimentos para se realizar uma gestão da informação de maneira efetiva. O primeiro passo é sempre entender — e comunicar a todos os envolvidos — a importância dessa estratégia e de valorizar o cuidado com os dados e conhecimentos da empresa. 

Essa atenção deve ser constante, esforçando-se para que as informações sejam organizadas, guardadas e seguras para serem aproveitadas e não perdidas ou extraviadas. 

Para algumas empresas, o assunto é tão sério que contratam profissionais da área para fazer essa gestão, orientar os colaboradores e lideranças sobre a importância desse cuidado e para garantir que tudo seja feito da forma correta. 

Além disso, um trabalho sério de gestão da informação é capaz de analisar uma grande quantidade de dados e extrair deles insights. Por isso, os profissionais envolvidos devem ser criativos e inovadores, vendo além dos números e respostas para identificar oportunidades de negócio e de crescimento da organização. 

Também é importante contar com ferramentas tecnológicas para facilitar todo o processo de coleta, organização, análise e compreensão dos dados da empresa. Esses sistemas automatizam as tarefas, estruturam as informações e identificam padrões e discrepâncias, agilizando e reduzindo a margem de erros em toda operação. 

Além disso, essas ferramentas também contribuem para proteger os dados estratégicos e sigilosos da organização, especialmente de ameaças cibernéticas. Um vazamento ou sequestro pode dar muita dor de cabeça a uma organização. 

Descubra como a gamificação pode ajudar na segurança da informação e proteja a riqueza intelectual da sua empresa!