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Home / Blog / Gestão / Gestão da informação: o que é e como organizá-la? Saiba mais

Gestão da informação: o que é e como organizá-la? Saiba mais

gestão da informação
28 jan 2022

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Gestão da informação é uma estratégia para aproveitar o melhor dos dados e conhecimentos da empresa, extraindo insights e ideias importantes para pautar uma tomada de decisão mais assertiva. 

O que você vai ver neste artigo:

  • Gestão da Informação: o que é e qual sua importância?
  • Aproveitamento de dados
  • Otimização de processos
  • Melhora na tomada de decisões
  • Aumento da competitividade
  • Proteção de informações sigilosas
  • Como Organizar a Gestão de Informação

Organize e controle melhor esses materiais estratégicos: saiba o que é e como fazer uma gestão da informação eficiente na sua empresa!

Gestão da Informação: o que é e qual sua importância?

Informação é poder. Não é à toa que existe esse ditado, nem que durante um bom tempo a imprensa tradicional foi considerada o quarto poder na sociedade. Quantos gigantes caíram por conta de vazamentos e escândalos públicos e quantos não se ergueram graças ao uso acertado de dados estratégicos?

No caso dos negócios, não é preciso ir muito longe ou considerar os casos extremos: uma simples informação é capaz de gerar oportunidades de negócio e melhorar os resultados de uma empresa, enquanto a sua falta (ou um dado equivocado) pode resultar em prejuízos e perda de competitividade. 

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Ainda mais na atualidade, as organizações estão valorizando a cultura de dados para se manterem à frente da concorrência, seja ao otimizarem seus processos ou fortalecerem o relacionamento com o cliente. Diversas tecnologias facilitaram a coleta, organização e análise de materiais de diferentes fontes, permitindo com que os negócios explorassem uma grande mina de oportunidades. 

E é nesse sentido que estratégias como a Gestão da Informação surgem: técnicas para ajudar as empresas a aproveitarem o melhor de dados e conhecimentos que sejam importantes para os negócios. 

Em resumo, a gestão da informação é uma estratégia voltada a organizar e controlar dados — qualquer sejam sua natureza — para garantir sua qualidade e pautar a tomada de decisões da empresa. Mais do que apenas descobrir insights, essa ferramenta ajuda a garantir com que esses materiais gerem impactos positivos para o negócio, além de manter a segurança desses conteúdos, ainda mais quando são delicados e sigilosos. 

Essas informações podem vir tanto de fontes internas (como pesquisas, relatórios, depoimentos) quanto de externas (análises do mercado, de tendências, leis e outras origens). Além disso, elas também podem ser quantitativas e qualitativas, oferecendo uma gama maior de possibilidades de análise e ação. 

Todo esse trabalho é realizado por diversos motivos — não é a toa que muitas empresas investem na gestão da informação: 

Aproveitamento de dados

Uma empresa pode gerar uma gigantesca quantidade de informações — mas nem todas são realmente relevantes para o negócio. Muitas organizações acabam perdendo tempo, recursos e esforços tratando dados que não vão gerar os resultados desejados. Ter uma estratégia voltada a essa questão ajuda a sistematizar processos para aproveitar o melhor desses materiais de forma estratégica e não equivocada. 

Otimização de processos

Ter em mãos informações estratégicas pode contribuir para melhorar o desempenho de diversas operações internas na empresa. Imagine descobrir que mudar determinada etapa de um processo ajuda a reduzir desperdícios ou o tempo de realização da tarefa: não seria uma ótima forma de otimizar os procedimentos e aproveitar melhor os recursos da organização? 

Ao mesmo tempo, a perda ou equívoco de determinada informação também pode prejudicar um processo: imagine apagar todo o histórico de um colaborador no sistema da empresa? Ou trocar os dados e enviar produtos errados para os clientes? Além de desgaste no relacionamento, nessa situação também há o retrabalho a ser considerado. 

Melhora na tomada de decisões

Uma decisão pode mudar os rumos de uma empresa, seja para alavancar suas vendas ou direcioná-la para o precipício. Para evitar isso e ter ações mais acertadas, é fundamental contar com informações confiáveis e de qualidade para guiar cada deliberação e atitude organizacional. 

A gestão da informação ajuda a coletar, organizar e analisar esses materiais para que sejam lapidados e bem aproveitados pela companhia.  Em vez de dados equivocados, que não reflitam a realidade ou até mesmo que não sejam verdadeiramente relevantes, serem usados nas decisões, os materiais e conteúdos de melhor qualidade pautam as escolhas e rumos do negócio. 

Aumento da competitividade

Dados estratégicos podem auxiliar o surgimento de insights e ideias inovadoras que aproveitam as oportunidades para aumentar os resultados da empresa. Essa inovação pode servir para aprimorar os produtos e serviços, otimizar processos, fidelizar os clientes, divulgar a marca e até se reposicionar no mercado. 

Dessa forma,as informações — após serem tratadas — são capazes de fortalecer a vantagem competitiva da organização, destacando-a da concorrência para ganhar mais espaço no mercado. 

Proteção de informações sigilosas

Nem todos os dados da empresa são públicos ou devem ser abertos aos funcionários em geral. Algumas informações são delicadas e sigilosas, até mesmo por questão legal ou por vantagem competitiva. Já imaginou se elas acabam caindo em mãos erradas? 

Uma gestão da informação feita da forma correta se preocupa com a segurança desses dados, protegendo-os de ameaças, vazamentos e problemas — seja em canais analógicos ou no meio virtual. 

Como Organizar a Gestão de Informação

Existem diversas formas e procedimentos para se realizar uma gestão da informação de maneira efetiva. O primeiro passo é sempre entender — e comunicar a todos os envolvidos — a importância dessa estratégia e de valorizar o cuidado com os dados e conhecimentos da empresa. 

Essa atenção deve ser constante, esforçando-se para que as informações sejam organizadas, guardadas e seguras para serem aproveitadas e não perdidas ou extraviadas. 

Para algumas empresas, o assunto é tão sério que contratam profissionais da área para fazer essa gestão, orientar os colaboradores e lideranças sobre a importância desse cuidado e para garantir que tudo seja feito da forma correta. 

Além disso, um trabalho sério de gestão da informação é capaz de analisar uma grande quantidade de dados e extrair deles insights. Por isso, os profissionais envolvidos devem ser criativos e inovadores, vendo além dos números e respostas para identificar oportunidades de negócio e de crescimento da organização. 

guia para aumentar a produtividade

Também é importante contar com ferramentas tecnológicas para facilitar todo o processo de coleta, organização, análise e compreensão dos dados da empresa. Esses sistemas automatizam as tarefas, estruturam as informações e identificam padrões e discrepâncias, agilizando e reduzindo a margem de erros em toda operação. 

Além disso, essas ferramentas também contribuem para proteger os dados estratégicos e sigilosos da organização, especialmente de ameaças cibernéticas. Um vazamento ou sequestro pode dar muita dor de cabeça a uma organização. 

Descubra como a gamificação pode ajudar na segurança da informação e proteja a riqueza intelectual da sua empresa!

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Pergunta Frequentes:

O que é a gestão da informação?

A gestão da informação é uma estratégia voltada a organizar e controlar dados — qualquer sejam sua natureza — para garantir sua qualidade e pautar a tomada de decisões da empresa.

Quais os benefícios da gestão da informação?

- Aproveitamento de dados;
- Otimização de processos;
- Melhora na tomada de decisões;
- Aumento da competitividade;
- Proteção de informações sigilosas.

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