Aprenda a criar um diagnóstico organizacional eficiente

O diagnóstico organizacional é uma ótima ferramenta para aprimorar a gestão de uma empresa. Mas, você já chegou a adotá-la? Teve dificuldades em realizar esse processo? Descubra nesse artigo como implementar essa análise de forma eficiente e melhorar o desempenho do seu negócio. Vamos lá?

O que é o Diagnóstico Organizacional e para que ele serve?

Também chamado de diagnóstico empresarial, essa ferramenta se constitui em uma série de ações e análises da organização como um todo, buscando melhorar o seu desempenho. O diagnóstico organizacional ajuda a identificar lacunas na empresa e também a descobrir seus pontos positivos. Assim, a gestão pode desenvolver estratégias assertivas para corrigir as falhas e potencializar as forças da companhia, aumentando sua competitividade e resultados. 

O diagnóstico organizacional permite realizar um mapeamento completo da empresa, também considerando o desempenho de cada departamento no estudo, dando a gestão condições para identificar os problemas atuais, encontrar oportunidades de crescimento e descobrir soluções novas para as situações enfrentadas. Mais do que isso, esta ferramenta ajuda a prevenir acontecimentos que irão prejudicar a organização no futuro.

Para isso tudo acontecer, no entanto, é necessário contar com dados objetivos que irão mostrar a realidade da empresa e, assim, pautar com maior segurança a tomada de decisão feita para melhorar a organização. 

Desta forma, o diagnóstico empresarial é uma excelente ferramenta para a gestão de negócios de diversos tamanhos e segmentos de mercado. Seja uma empresa recém aberta ou uma que esteja em atividade há 30 anos, essa pesquisa tem muito a contribuir para melhorar o desempenho da organização e garantir o seu espaço.  

A importância de se aplicar o diagnóstico organizacional ficou clara, certo? Mas, como aproveitar esta ferramenta na prática?

Como fazer um Diagnóstico Organizacional eficiente?

Algumas empresas contam com profissionais especializados para fazer este serviço, que sabem fazer este mapeamento de forma qualificada. No entanto, os gestores e interessados também podem conhecer como funciona e como fazer um diagnóstico organizacional para garantir que este estudo seja eficaz e produza os resultados desejados. 

Esse diagnóstico organizacional pode ser feito tanto na empresa inteira como também focar em cada departamento: o setor de marketing não está impactando a imagem e divulgação da companhia como deveria? As vendas não estão aumentando, mesmo considerando a sazonalidade do consumo do público-alvo? Há diversas falhas no estoque que estão prejudicando toda cadeia? As metodologias aplicadas pelo RH estão sendo realmente eficazes ou não?

Pensando em tudo isso, podemos descrever 5 passos para fazer um diagnóstico organizacional eficiente:

1- Coletar Informações

Ter dados de cada setor e da gestão é fundamental para fazer uma boa avaliação que revele a realidade da empresa. Por isso colete todas as informações que conseguir dos departamentos, por exemplo:

• Faça entrevistas com os colaboradores;
• Analise os documentos importantes; 
• Quantifique o desempenho da organização, de cada área e funcionário;
• Verifique o número de vendas, lucratividade, despesas, clientes, etc;
• Mapeie os fluxos de trabalho e processos;
• Confira indicadores valiosos, como o turnover.

Todas estas informações e tantos outros dados vão auxiliar a identificar os gargalos das operações e gestão, aquilo que está dando certo e o que pode ser melhorado. 

Uma dica é usar ferramentas eletrônicas e softwares para te ajudar nesse processo, tornando-o mais ágil e descomplicado – afinal, dependendo do tamanho da empresa, essa coleta e análise pode ser extensa e demorada. 

2- Analisar as informações coletadas

Após coletar todas essas informações, é a hora de analisar cada dado. Monte formas de estruturar cada conteúdo: relatórios; gráficos; planilhas; tabelas e outras representações são ótimas formas de conseguir encontrar e visualizar determinados fatos com maior facilidade.

Separar os dados em categorias – departamento, gravidade, urgência, positivo, negativo – também é uma boa ideia para tornar a compreensão das informações mais prática e organizada. 

3- Identificando forças e fraquezas

Agora é o momento de entender o que todos os dados coletados significam para a empresa. O profissional que estiver fazendo o diagnóstico organizacional deve analisar as informações e descobrir quais são os pontos fortes dentro da organização e os passíveis de serem aprimorados: quais processos estão dando resultado? Quais áreas da companhia estão com um desempenho abaixo do esperado? O que pode estar por trás desses números e respostas qualitativas? Desmotivação? Metodologias ultrapassadas? 

Além disso, essa análise pode permitir identificar oportunidades que iriam passar despercebidas, trazendo ainda mais resultados para a empresa.

Uma dica para esta etapa é separar cada item – forças, fraquezas, ameaças e oportunidades – e classificá-las por ordem de prioridade. Desta forma, se foi identificado um problema grave que está afetando o desempenho do negócio, esta questão será destacada para ser solucionada o mais rápido possível, priorizando melhor cada situação.

4- Defina o plano de ação

Munido de todas as informações, análises e conclusões, é o momento de planejar como, na prática, os problemas serão resolvidos e as oportunidades serão convertidas em benefício para a empresa. 

Defina estratégias, considerando a realidade e possibilidades da sua empresa, que irão corrigir as falhas e potencializar os pontos positivos na organização. É importante que esta ação tenha metas, objetivos e cronograma para tornar o processo mais efetivo e, desta forma, verdadeiramente trazer melhorias para o negócio.

Conclusão

O diagnóstico organizacional é uma excelente ferramenta para avaliar o desempenho da empresa, descobrindo seus pontos fracos, fortes e oportunidades de crescimento para melhorar sua posição no mercado.  

Porém, não adianta fazer todo esse trabalho e deixar o relatório na gaveta, jogando todo esforço pela janela. É preciso planejar e também agir para que a realidade da empresa mude e melhores resultados sejam alcançados. Algumas formas de fazer isso é apostar em estratégias diferenciadas, que irão impactar os processos internos e, consequentemente, refletir no desempenho da organização.

Invista em treinamentos corporativos para motivar, engajar e capacitar os funcionários. Em tecnologias de automação para reduzir gastos e colocar os colaboradores em posições mais estratégicas, aproveitando melhor seus talentos. E em modelos de gestão mais inovadores, mantendo-se atualizado as boas práticas e (r)evoluções do mercado.

E se quiser mais dicas de gestão, confira outros artigos sobre empreendedorismo no nosso blog!