O que é Matriz de Eisenhower? Priorize com assertividade!

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta que auxilia no processo de definição e priorização de tarefas. A partir dela, é possível estabelecer quais atividades são mais importantes ou quais são as mais urgentes e por isso não podem ser deixadas de lado.

É comum que no dia a dia, inclusive no ambiente de trabalho, surjam uma série de atividades que, olhando inocentemente, são rápidas e não irão interferir na rotina. Trinta minutos para responder os e-mails que estão na caixa de entrada; uma hora para escrever aquele relatório e uma hora naquela reunião que poderia ser resolvida com um e-mail,então o dia passou e você não fez o que de fato precisava fazer.

O que você vai ver neste artigo:

• O que é Matriz de Eisenhower?
• Como funciona a Matriz de Eisenhower
• Como distinguir tarefas urgentes e de importância?
• Os benefícios da Matriz de Eisenhower

Se você é uma pessoa bastante atarefada provavelmente se identificou com isso. Essa dificuldade de realizar tudo o que precisa ser feito está relacionada à falta de organização e por isso a Matriz de Eisenhower pode te ajudar.

Neste artigo será apresentado a você as características da Matriz de Eisenhower. Você vai entender como ela funciona e como você pode inseri-la tanto na sua rotina de trabalho como na vida pessoal para organizar suas prioridades e tomar decisões com maior assertividade.

Se você se interessou pela potencialidade que a ferramenta dispõe, então leia os próximos parágrafos para se aprofundar no conceito. Aproveite!

O que é Matriz de Eisenhower?

A Matriz Eisenhower (ou matriz de gerenciamento de tempo) é um método criado por Dwight D. Eisenhower – general durante a Segunda Guerra Mundial e 34º presidente do Estados Unidos (de 1953 até 1961). Ele foi desenvolvido com o objetivo de desenvolver produtividade, priorização e gerenciamento de tempo.

Em outras palavras, a Matriz Eisenhower surge como ferramenta que ajuda na priorização de quaisquer tarefas, as categorizando por ordem de prioridade, de acordo com a sua urgência e importância. A partir dela passa a ser mais fácil tomar decisões certas e de acordo com as necessidades de cada momento.

Segundo o criador do método “O que é importante raramente é urgente e o que é urgente raramente é importante”, por isso é tão essencial dispor de um sistema que determine o grau de relevância de cada atividade que o sujeito precisa realizar no ambiente de trabalho.

Mas não só por isso, organização e boa gestão de tempo estão entre as soft skills mais valorizadas pelas empresas. Isso significa que é fundamental encontrar maneiras de se aprimorar para garantir seu espaço no mercado.

Como funciona a Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower funciona da seguinte forma: as tarefas que devem ser cumpridas ao longo do expediente de trabalho são categorizadas em ordem de urgência e importância. Nessa triagem, você precisa selecionar aquelas de maior urgência e relevância.

A urgência nesse cenário é estabelecida pelo prazo atribuído para o cumprimento de uma determinada ação, enquanto que a importância está relacionada à proximidade da meta e dos objetivos. Ou seja, quanto mais próximo está da meta ser batida, mais importância ela dispõe. 

A ideia da metodologia é que todas as tarefas sejam distribuídas em 4 quadrantes com dois eixos: um de “importância” e outro de “urgência”. Os 4 quadrantes recebem um valor de 1 a 4, número determinado de acordo com a prioridade da tarefa.

Assim, as tarefas que são categorizadas ao mesmo tempo como “importantes” e “urgentes” estão no nível 1 de prioridade e, automaticamente, devem ser o seu foco. Do outro lado estão as atividades elencadas como “não importantes” e “não urgentes”, estas devem ser desconsideradas a priori, a fim de que sejam realizadas somente após o término das atividades importantes e urgentes.

Por fim, há aquelas práticas que se enquadram no meio da ferramenta, que são aquelas que podem ser agendadas para um futuro breve ou delegadas para outras pessoas.

Para resumir:

• Importante e urgente: faça imediatamente.
• Importante, mas não urgente: atividades que podem ser desenvolvidas no médio ou longo prazo.
• Urgente, mas não importante: responder e-mails, fazer ligação e realizar reuniões. 
• Não urgente, não importante: tarefas que estão na lista, mas podem esperar, serem eliminadas ou delegadas.

Como distinguir tarefas urgentes e de importância?

Primeiro é preciso compreender a diferença entre as tarefas importantes e as urgentes. Importantes são aquelas atividades que estão relacionadas a algum objetivo da empresa ou alguma meta que ela dispõe. Pode ser um relatório mensal ou um projeto a ser desenvolvido.

Agora as tarefas urgentes são compreendidas como aquelas que possuem prazo, ou seja, dispõe de até uma certa data para acontecer, senão  não acontecem mais, como finalizar um treinamento ou marcar uma reunião.

Algumas tarefas são suscetíveis a delegação, se você possui uma equipe ou mesmo uma assistente, elas podem ser direcionadas para este profissional, livrando, assim, um espaço na sua agenda para que possa realizar as atividades que dependem exclusivamente de você.

Pode acontecer também de uma atividade ser tanto urgente como importante, como um relatório que deve ser entregue daqui há três dias. Nesses casos, a prática ganha o nível de prioridade 1, sendo crucial colocá-la como primeira da lista.

Indique para todas as atividades que você precise fazer ao longo do dia o nível de prioridade, que vai de 1 (mais prioritária) a 4 (menos prioritária), assim será mais fácil identificar a relevância das atividades. Mas lembre-se de que essa ação não é uma ciência exata. Utilize os critérios que mencionamos aqui para decidir o peso de cada uma.

Os benefícios da Matriz de Eisenhower

Apesar de a Matriz de Eisenhower ser focada em priorização de tarefas e isso, como consequência, ajude na produtividade, este não é o único objetivo que está por trás da implementação desse método para organizar as demandas. 

Há diversas outras vantagens que o colaborador consegue alcançar ao se utilizar desse sistema criado pelo ex-presidente dos Estados Unidos. Veja quais são eles:

• Mais organização;
• Maior clareza das práticas que devem ser realizadas diária e semanalmente;
• Maior produtividade;
• Resolução de problema;
• Maior agilidade na realização das tarefas;
• Decisões mais assertivas;
• Priorização das atividades corretas.

Você, ainda, pode unir a Matriz de Eisenhower com outros métodos como o Kanban para obter ainda mais resultados.