Metodologia Kanban: o que é, como utilizá-la e por que?

O agitado ritmo moderno está influenciando diversas áreas nas nossas vidas. No contexto corporativo, o acúmulo de tarefas e a falta de um processo de organização das rotinas pode prejudicar a produtividade da equipe, trazendo impactos negativos para a empresa. Por isso, estratégias como a Metodologia Kanban estão sendo adotadas para controlar o fluxo de trabalho e ajudar os colaboradores a otimizar seu serviço.

Conheça agora a Metodologia Kanban aplicada às rotinas administrativas, para que ela serve e como otimizar o fluxo de tarefas da sua empresa com esse método.

O que é a Metodologia Kanban?

A vida anda corrida, não é mesmo? O ritmo das empresas não é o mesmo de décadas atrás: novas funções, altas expectativas, entregas para ontem, prazos apertados, redução do quadro funcional, aumento da competitividade – são várias as situações que fazem a rotina corporativa ser agitada.

Nesse corre-corre a produtividade e qualidade do trabalho dos colaboradores pode cair, trazendo prejuízos para as empresas. O RH e a gestão podem interferir nesse contexto para não desperdiçar o talento dos funcionários e ajudá-los a organizar a sua rotina, usando, por exemplo, estratégias para gerenciar suas tarefas.

A metodologia Kanban é sistema para organizar atribuições, classificando-as por seu estado de progresso e nível de prioridade. É um método bem simples, mas eficaz: um quadro/elemento visual com as tarefas, dividido em três colunas – para fazer, em andamento, e concluído. A medida que cada ação for completada, a obrigação é deslocada para a etapa seguinte.

Fácil, não? O Kanban é um método que ajuda o usuário a enxergar claramente e de forma ordenada o trabalho que precisa executar, sem cair na desorganização ou descontrole, tendo assim maior controle sobre suas atribuições e visualizando melhor seu progresso. Isso tudo de forma intuitiva, pois não há grandes mistérios: qualquer pessoa pode adotar essa metodologia em seu dia a dia.

Essa ferramenta surgiu na Toyota, voltada para a gestão de estoque da empresa e relacionada ao pensamento enxuto. Porém, tanto o Kanban quanto a outra estratégia foram adaptadas para diferentes contextos, incluindo o administrativo, com o surgimento do lean office. David J. Anderson é um dos responsáveis por sistematizar o conceito desse modelo de organização para as rotinas administrativas de empresas.

Existem 3 princípios que norteiam a Metodologia Kanban:

1- Comece com o que você faz agora: não é preciso grandes transformações para implementar essa estratégia, você pode adaptá-la ao seu fluxo de trabalho normal.

2- Aceitação das mudanças incrementais e evolutivas: os colaboradores, equipe e empresa devem estar receptivos a adotar um novo modelo de organização e dispostos a mudar suas ações, caso contrário, a iniciativa não terá sustentação.

3- Respeito aos processos, papéis, responsabilidades e cargos existentes: essa é uma forma de eliminar receios diante das mudanças, mantendo elementos na dinâmica interna que merecem ser preservados.

Além disso, outras 5 propriedades são usadas no modelo:

1. Visualizar o fluxo de trabalho
2. Limitar a quantidade de tarefas em andamento
3. Gerenciar o fluxo
4. Explicitar as políticas processuais
5. Melhorar continuamente o processo de forma colaborativa

Ao considerar todos esses pontos, é possível implementar essa metodologia com sucesso e extrair seu melhor para colher os frutos mais tarde.

Para que serve o Kanban?

Essa ferramenta simples pode fazer uma bela diferença no dia a dia dos seus colaboradores.

O Kanban ajuda os funcionários a visualizar melhor suas obrigações, permitindo maior controle sobre suas tarefas. Isso permite com que a equipe saiba priorizar suas atribuições, e não fique soterrada com vários compromissos “urgentes”. Assim, a metodologia auxilia os colaboradores a manter o foco em suas atividades, em vez de perder tempo com ações que não geram valor ou lidar com várias obrigações ao mesmo tempo. Tudo sem deixar de ser um método flexível e adaptável.

E, claro, todas essas questões impulsionam a produtividade da equipe, aumentando a qualidade e quantidade de trabalho realizado. Isso representa um grande ganho para a organização.

Assim como outros conceitos ligados a metodologia lean, o Kanban também é usado para reduzir desperdícios e otimizar o tempo e recursos da empresa – evitando assim gastos desnecessários.

Com a disposição visual do Kanban, o gestor terá mais facilidade de entender como anda o fluxo de trabalho de cada funcionário individualmente e do grupo em geral, ajudando-o a realocar melhor as tarefas e a não deixar ninguém ocioso na equipe, enquanto o colega está sobrecarregado.

Esta é uma forma de melhorar a motivação dos funcionários, cortando o excesso de trabalho que sobrecarrega física e emocionalmente os profissionais e evitando a ociosidade, que não é positiva para nenhum dos envolvidos.

O Kanban é um método fácil e prático de ser aplicado e pode ser adaptado para as necessidades da empresa, equipe e colaborador em específico. Não é preciso investimentos gigantescos e nem uma transformação completa nos processos internos. Essa metodologia é simples e ágil, perfeita para organizações de diversos tipos e tamanhos.

Como adotar a Metodologia Kanban?

Vimos que esse método é algo simples e prático de ser implementado na empresa, certo? Dependendo do tamanho da sua equipe e recursos, é possível montar apenas um quadro branco ou lousa com as colunas necessárias e completar os espaços com caneta ou post-its, para facilitar o deslocamento de cada tarefa para a etapa seguinte.

Caso sua empresa seja maior, existem softwares especializados que usam o conceito do Kanban. Alguns exemplos são o Runrun.it e o Trello, duas plataformas de gestão de projetos e tarefas que oferecem diversos recursos para facilitar e tornar ainda mais intuitivo esse controle. Assim, cada funcionário terá sua própria agenda, mas que poderá ser compartilhada com os gestores e colegas de equipe.

Independentemente da plataforma utilizada, essa metodologia é flexível: o profissional poderá adaptar o conceito para suas necessidades, adicionando colunas de acordo com a natureza de sua função. Um programador pode incluir os passos de teste, por exemplo, em sua rotina; já um vendedor pode colocar cada contato/etapa de venda que precisa fazer com o cliente antes de fechar negócio.

Conclusão

A Metodologia Kanban é uma ferramenta simples, mas que pode mudar a rotina da sua empresa. Evitar a sobrecarga e ociosidade, priorizar as tarefas certas, facilitar o acompanhamento das atividades, reduzir desperdícios, aumentar a produtividade e motivação – tudo isso pode ser resolvido de forma simples, prática e sem precisar implementar estratégias complexas e caras.

É importante conversar com os colaboradores e gestores para explicar como essa estratégia vai facilitar e melhorar o trabalho de todos, ajudando assim na adesão a esta mudança de metodologia.

E, caso sua empresa precise implementar mais ações de gestão de pessoas, por que não conferir as novidades do nosso blog? Leia os artigos e descubra metodologias inovadoras que irão te ajudar a ter melhores resultados!