O agitado ritmo moderno está influenciando diversas áreas nas nossas vidas. No contexto corporativo, o acúmulo de tarefas e a falta de um processo de organização das rotinas pode prejudicar a produtividade da equipe, trazendo impactos negativos para a empresa. Por isso, estratégias como a Metodologia Kanban estão sendo adotadas para controlar o fluxo de trabalho e ajudar os colaboradores a otimizar seu serviço.
Conheça agora a Metodologia Kanban aplicada às rotinas administrativas, para que ela serve e como otimizar o fluxo de tarefas da sua empresa com esse método.
O que é a Metodologia Kanban?
A vida anda corrida, não é mesmo? O ritmo das empresas não é o mesmo de décadas atrás: novas funções, altas expectativas, entregas para ontem, prazos apertados, redução do quadro funcional, aumento da competitividade - são várias as situações que fazem a rotina corporativa ser agitada. Nesse corre-corre a produtividade e qualidade do trabalho dos colaboradores pode cair, trazendo prejuízos para as empresas. O RH e a gestão podem interferir nesse contexto para não desperdiçar o talento dos funcionários e ajudá-los a organizar a sua rotina, usando, por exemplo, estratégias para gerenciar suas tarefas. A metodologia Kanban é sistema para organizar atribuições, classificando-as por seu estado de progresso e nível de prioridade. É um método bem simples, mas eficaz: um quadro/elemento visual com as tarefas, dividido em três colunas - para fazer, em andamento, e concluído. A medida que cada ação for completada, a obrigação é deslocada para a etapa seguinte. Fácil, não? O Kanban é um método que ajuda o usuário a enxergar claramente e de forma ordenada o trabalho que precisa executar, sem cair na desorganização ou descontrole, tendo assim maior controle sobre suas atribuições e visualizando melhor seu progresso. Isso tudo de forma intuitiva, pois não há grandes mistérios: qualquer pessoa pode adotar essa metodologia em seu dia a dia. Essa ferramenta surgiu na Toyota, voltada para a gestão de estoque da empresa e relacionada ao pensamento enxuto. Porém, tanto o Kanban quanto a outra estratégia foram adaptadas para diferentes contextos, incluindo o administrativo, com o surgimento do lean office. David J. Anderson é um dos responsáveis por sistematizar o conceito desse modelo de organização para as rotinas administrativas de empresas. Existem 3 princípios que norteiam a Metodologia Kanban: 1- Comece com o que você faz agora: não é preciso grandes transformações para implementar essa estratégia, você pode adaptá-la ao seu fluxo de trabalho normal. 2- Aceitação das mudanças incrementais e evolutivas: os colaboradores, equipe e empresa devem estar receptivos a adotar um novo modelo de organização e dispostos a mudar suas ações, caso contrário, a iniciativa não terá sustentação. 3- Respeito aos processos, papéis, responsabilidades e cargos existentes: essa é uma forma de eliminar receios diante das mudanças, mantendo elementos na dinâmica interna que merecem ser preservados. Além disso, outras 5 propriedades são usadas no modelo:- Visualizar o fluxo de trabalho
- Limitar a quantidade de tarefas em andamento
- Gerenciar o fluxo
- Explicitar as políticas processuais
- Melhorar continuamente o processo de forma colaborativa