Menos é mais? Entenda o que é o Lean Office

Eliminar desperdícios e aumentar a produtividade é uma estratégia que as empresas vêm adotando para obter mais lucro. Ainda mais em situações de crise, essa mentalidade é importante para a própria sobrevivência do negócio, ajudando a ter mais receita com menos despesas. Esse enxugamento faz parte de uma filosofia aplicada por diversas organizações mundiais e incorporá-la nos variados setores vai fazer a diferença na sua instituição. Conheça agora o Lean Office e como implementar esse conceito na sua realidade!

O que é Lean Office?

Lean Office, basicamente, é a aplicação do pensamento enxuto aos processos administrativos de uma empresa. Essa mentalidade visa reduzir os desperdícios nas operações – seja de tempo, dinheiro ou outros – para obter melhores resultados e gerar valor ao cliente.

Mais do que uma mudança de equipamentos e softwares, o Lean Office é uma transformação na cultura da empresa. Esse conceito ajuda a identificar pontos que podem ser melhorados na administração e que causam prejuízo, como a falta de padronização e o desperdício de tempo dos funcionários em processos que poderiam ser otimizados, por exemplo.

O conceito de “lean” começou a ser aplicado décadas atrás para reduzir de forma contínua os desperdícios, enxugando nos processos tudo aquilo que não gera valor. Esse princípio foi desenvolvido pela Toyota, formado por várias concepções que foram se agregando com um objetivo: ter a melhor qualidade, pelo menor custo e lead time (o tempo entre o início da atividade e a entrega efetiva para o consumidor). E isso se fez por meio do enxugamento daquilo que era excesso ou perda.

A organização adotava essa filosofia (também chamada Toyota Production System – TPS) em suas operações industriais, mas, com a disseminação da ideia, outras empresas – e de diferentes segmentos – começaram a incorporar a mesma mentalidade em outros processos. Inclusive nos administrativos, como vemos no Lean Office.

Uma das diferenças entre adotar o pensamento enxuto em processos de produção e nos administrativos é que, no primeiro caso, é mais fácil identificar os desperdícios. É automático entender que uma máquina parada na fábrica não gera lucro, porém é mais difícil compreender como uma organização inadequada de documentos pode impactar negativamente a empresa, por exemplo. Só porque não é algo mais palpável, não significa que não causa prejuízos: a desorganização pode atrasar as operações; gerar retrabalho e até complicações legais – para citar algumas consequências.

Adotar o Lean Office, nesse exemplo, é perceber que uma organização eficiente da papelada – ou até a digitalização de alguns documentos – facilita a sua gestão, agiliza a consulta de informações e pode até mesmo resultar na diminuição de determinados erros. Assim, em vez dos funcionários perderem tempo procurando determinados dados, eles encontram com maior praticidade aquilo que procuram. Imagine isso ocorrendo com a sua empresa, com os arquivos financeiros, contábeis, de RH, até mesmo os relacionados aos clientes.

Assim, implementar o conceito de Lean Office pode ser uma ótima forma de otimizar processos ao identificar continuamente o que precisa ser melhorado e agindo para cortar aquilo que não vai gerar valor para o cliente.

Benefícios do Lean Office

Adotar essa mentalidade na empresa pode trazer diversas vantagens. Vamos conhecer algumas?

• Melhor aproveitamento do tempo e trabalho

Ao adotar o estilo lean, é possível identificar pontos que causam prejuízo a produtividade dos colaboradores. Como tarefas manuais e repetitivas que exigem atenção dos funcionários, mas que poderiam ser automatizadas, por exemplo. Neste caso, implementando um sistema eletrônico que realize determinadas funções, os profissionais poderão empregar seus esforços e tempo em atividades estratégicas, trazendo ainda mais resultados para sua organização.

• Redução de desperdícios

Já parou para pensar que podem existir relatórios e documentos gerados internamente que não são realmente necessários ao seu negócio? Será que você realmente está aproveitando todas as métricas que os departamentos estão oferecendo? Ou está usando todos os softwares e funcionalidades que foram adquiridas?  

Com a estratégia do Lean Office é possível identificar esses pontos de desperdício de tempo e recursos, reorganizando-os para aquilo que realmente é importante e traz valor para o objetivo final da empresa: a satisfação do cliente.

• Maior agilidade nos processos

Se os fatores que geram perda de tempo e de esforços são eliminados, todos os processos se tornarão mais ágeis. Além de obter resultados mais rapidamente, isso vai dar mais velocidade para tomar decisões urgentes para melhorar o desempenho da empresa e, assim, não ser deixado para trás pela concorrência.

Esses são apenas alguns benefícios que o Lean Office oferece às empresas, cortando aquilo que não é necessário para focar naquilo que realmente traz resultados para o negócio. Imagina isso sendo aplicado em larga escala, permeando os diversos processos da organização?

Claro que uma mudança na cultura da empresa não é algo que acontece do dia para a noite, não é mesmo? São necessários alguns passos para implementar essa estratégia, além de bastante planejamento, persistência e paciência por parte da diretoria.

Como implementar o Lean Office

Uma das formas de se adotar essa estratégia, em um primeiro momento, é fazer um mapeamento dos fluxos de valor. Essa ferramenta permite visualizar os processos da empresa como um todo, identificando as lacunas, pontos de desperdício e outras situações que podem ser aprimoradas. Assim, ao deixar tudo às claras, é mais fácil saber como agir para otimizar as operações. Lembrando que nessa mentalidade, o esforço de melhoria é contínuo.  

Por isso, todos – diretoria, líderes, RH, colaboradores – devem se empenhar nessa direção: fazendo mais com menos. Algumas estratégias podem contribuir bastante para aplicar a mentalidade do Lean Office na sua empresa, como o Six Sigma, 5S e Kanban. É possível até mesmo contratar um especialista da área para orientar a adoção dessa mudança de paradigma.

A tecnologia também pode ser uma grande aliada para enxugar tarefas que geram desperdício de tempo, recursos e esforços. A gamificação, por exemplo, é uma estratégia que pode ser implementada em atividades como treinamento corporativo, recrutamento, onboarding de novos funcionários, comunicação interna e até mesmo nas tarefas diárias dos colaboradores para torná-las mais engajadoras, produtivas e eficientes.

A plataforma gamificada ajuda o RH a ter de forma automatizada os dados do desempenho dos funcionários nas atividades (como treinamento corporativo), reduzindo o desperdício de tempo dos profissionais da área em colher, tabular e organizar as métricas do setor: tudo está ao alcance das mãos e oferecido de forma imediata.

Assim, investir na gamificação ajuda a automatizar algumas operações e a reduzir desperdícios, retrabalho (como ter um recrutamento mais assertivo e, assim, não ter problemas com rotatividade de pessoal), além de outros benefícios. Quer conhecê-los? Converse conosco e saiba mais sobre como essa estratégia pode mudar a sua empresa!