5 dicas para melhorar o controle de férias dos colaboradores

Fazer o controle de férias é fundamental para garantir o direito dos colaboradores e evitar diversos problemas para a empresa — desde legais aos relacionados à produtividade. Investir em organização e acompanhamento sempre são medidas-chave para não cair em armadilhas. 

Para evitá-las, existem algumas práticas que fazem toda a diferença para organizar as folgas dos colaboradores. Confira 5 dicas para melhorar o controle de férias na sua empresa!

Todos os funcionários em regime CLT têm direito a 30 dias de férias remuneradas após um ano de serviço, certo? Mais do que um direito, essa folga ajuda os trabalhadores a recarregarem as baterias, arejar suas ideias e estarem fortalecidos para mais 365/6 dias de trabalho. 

No entanto, todas as empresas precisam ter um cuidado especial na hora de marcar as férias de seus empregados para evitar diversos problemas — ainda mais em relação à produtividade. O que aconteceria se o setor inteiro pegasse folga na mesma data? Se um funcionário que pauta diversas tarefas de outro saísse e prejudicasse o serviço desse terceiro? Se o melhor vendedor viajasse bem no período mais movimentado?

Por essas e outras situações que se faz importante realizar o controle de férias, organizando as datas de início e fim das folgas, escalas e outros detalhes para evitar prejuízos na produtividade da empresa, sobrecarga ou falta de trabalho aos funcionários e até problemas legais (como não garantir o direito dos trabalhadores ou equívoco nos cálculos).

Dessa forma, tanto empresa quanto colaboradores se beneficiam quando esse controle é feito corretamente:

No entanto, nem todas as empresas e RHs sabem muito bem como realizar um controle de férias eficiente, muitas vezes se perdendo no meio de anotações, números e datas. 

Algumas medidas práticas fazem toda a diferença para aprimorar a organização das folgas dos colaboradores: 

A lei permite com que as empresas apliquem esse direito trabalhista de diferentes formas: férias coletivas, individuais, compulsórias, divididas… Cada uma delas tem suas vantagens e particularidades. 

No entanto, é importante estar atento à organização de todas essas situações, ainda mais quando a empresa adota mais de um tipo, para evitar desencontro nas informações e resultar em prejuízos na produtividade ao dispensar meia empresa ao mesmo tempo sem querer. 

Levar em consideração todos os modelos adotados no planejamento é essencial para organizar a agenda e as folgas de cada profissional com eficiência. Nesse sentido, também é importante conhecer com profundidade a legislação trabalhista referente a cada tipo para evitar problemas legais e atritos desnecessários mais tarde.  

Dependendo do segmento da empresa, existem períodos do ano que são mais movimentados e outros que são mais calmos. Conhecer bem as mudanças e sazonalidade é fundamental para preparar tanto os funcionários quanto os recursos para atender bem os clientes ou então fazer uma redução para evitar desperdícios.

Assim, é possível oferecer as férias em períodos mais tranquilos para evitar a falta de profissionais nos momentos de maior movimento e reduzir alguns gastos (como luz, água e outros) ao ter menos pessoas dentro da empresa. 

Um simples desentendimento pode impactar negativamente o relacionamento do colaborador com a empresa, prejudicando sua produtividade e qualidade do serviço. Além disso, todo o clima organizacional pode ficar pesado e a relação com a equipe ficar complicada.

Oferecer transparência em todo o processo e saber comunicar cada decisão é fundamental para ter a confiança dos funcionários e evitar mal entendidos e equívocos. Assim, previne-se de vários atritos desnecessários e problemas na dinâmica da equipe. 

Nesse sentido, estabelecer um prazo para que os colaboradores se manifestem a respeito das datas preferenciais que desejam tirar suas férias é uma forma de dar espaço para que sua opinião seja escutada, mas sem atrasar a organização e planejamento do RH. 

Assim como qualquer informação e documento importante na empresa, é fundamental fazer o registro dos dados e guardá-los com segurança para evitar problemas, inclusive legais.

Ter o histórico das férias dos colaboradores é importante para saber se não há profissionais com folgas vencidas (e que precisam ser desfrutadas), se há dias em haver e em quais períodos eles costumam usufruir de seu direito. 

Esses documentos ajudam a comprovar que tudo foi realizado nos conformes legais e também para ajudar o RH a organizar as férias futuras, levando em consideração o costume e desejos dos funcionários nessa equação. 

Uma das principais dicas que se pode ter neste controle é investir na organização. Sem esse cuidado, é muito fácil se perder nas datas e descanso de cada funcionário e setor, ainda mais quando é uma empresa com um grande número de trabalhadores.

Adotar uma planilha simples — com nome, departamento, data de admissão, data de início das férias, data de término, situação (vencido ou não), dias em haver, limites — faz toda a diferença para evitar situações de problemas legais e prejuízo no relacionamento do colaborador com a empresa.

Esse controle é ainda mais fácil, ágil e prático quando se adota sistemas voltados a esse trabalho, automatizando alguns processos relacionados a essa tarefa e alertando os profissionais de qualquer situação indevida. 

A tecnologia é uma grande aliada na organização e otimização de diversas operações nas empresas. Não é à toa que RHs no mundo inteiro estão investindo em ferramentas eletrônicas para melhorar o desempenho de diferentes tarefas que realizam, automatizando ações manuais e permitindo que os profissionais do setor tenham um papel mais estratégico. 

Dessa forma, novas estratégias podem ser adotadas e contribuir para aprimorar os resultados do setor e da empresa. Descubra como inovar na gestão de pessoas através da tecnologia e fortaleça o RH do seu negócio!