A gestão de KPIs é uma estratégia que pode ajudar a empresa a alcançar seus objetivos e melhorar os resultados. No entanto, nem todo mundo sabe como adotar esse conceito na organização ou como fazê-lo da forma mais adequada, ainda mais considerando os funcionários. 

Nesse artigo vamos explicar o que é e como implementar a gestão de KPIs na sua empresa para melhorar o desempenho de seus colaboradores!

O que são KPIs e para que servem?

Do inglês Key Performance Indicators, ou Indicadores-Chave de Desempenho em bom português, os KPIs são métricas adotadas para avaliar a performance de um processo, equipe e estratégias da empresa.

Basicamente esses indicadores são uma forma de traduzir para os números como anda o desempenho do negócio e ajudar a identificar quais são os pontos que precisam ser aprimorados para aumentar os seus resultados.  

Esse controle é bastante utilizado por empresas dos mais diversos tipos e tamanhos, ajudando os empreendedores, RH e gestores a avaliarem o desempenho de seus setores e da organização como todo, descobrindo se as ações tomadas estão levando aos objetivos estratégicos — ou não. 

Assim, os KPIs podem considerar a performance da empresa em geral, de cada setor ou até mesmo função. Alguns exemplos que podemos dar de indicadores são:

  • Número de vendas do trimestre;
  • Investimento em transformação digital;
  • Índice de reclamações nos atendimentos;
  • Número de visitantes do e-commerce na semana;
  • Produtividade individual mensal;
  • Índice de abandono do treinamento corporativo.

Desta forma, esses indicadores podem ser adotados nos mais diferentes contextos, juntamente para avaliar a efetividade das ações, estratégias e serviços da empresa e colaboradores.  

É possível dividir a natureza dos KPIs em 5 tipos:

1- Indicadores de produtividade: esses KPIs buscam avaliar a produtividade de cada funcionário, considerando a hora trabalhada e a hora/máquina usada. Assim oferecem uma análise numérica baseada nos recursos da organização e resultados dos colaboradores;

2- Indicadores de qualidade: mostra se os serviços estão sendo realizados conforme o desejado e se não há erros nos mais diversos processos. Esse KPI é bastante avaliado junto com o de produtividade;

3- Indicadores de capacidade: são usados para calcular o potencial de algum processo, como a capacidade de produção de determinada máquina ou capacidade de estoque, por exemplo. 

4- Indicadores estratégicos: são adotados para avaliar se a empresa está atingindo os objetivos centrais e como anda essa jornada. Assim, revelam se a organização está em direção aos seus anseios ou se desviou do caminho. 

5- Indicadores de lucratividade: ajudam a revelar a saúde financeira do negócio, apontando se está gerando lucros e o número em comparação a outros valores do setor. Apesar de ser muito importante, não deve ser o único KPI a ser acompanhado pelos empreendedores. 

Nesse artigo vamos nos concentrar nos KPIs mais relacionado às equipes da empresa, como o de produtividade, qualidade e estratégicos. 

Como fazer a Gestão dos KPIs da equipe?

Existem diversas formas de medir o desempenho dos colaboradores de uma empresa e sua situação produtiva. Porém, há um simples passo a passo que funciona para fazer a gestão de KPIs e definir os indicadores da sua equipe e organização:

1- Consulta aos objetivos estratégicos

A primeira etapa antes de definir os indicadores de performance é avaliar os objetivos do planejamento estratégico da empresa. Os KPIs devem refletir essas metas, justamente para ajudar nos esforços da organização para alcançá-las. Caso contrário, as equipes podem direcionar seus trabalhos para caminhos que não são interessantes para o negócio. 

2- Elaboração das metas

Após entender os objetivos estratégicos da organização, pode-se criar as metas da empresa — que ajudarão a chegar nesse resultado desejado. Esses elementos vão facilitar a elaboração dos KPIs. 

Uma dica para essa etapa é usar métodos como as Metas Smart, uma espécie de fórmula para definir com eficiência esses alvos da empresa. 

3- Definição dos KPIs

Baseando-se nos objetivos estratégicos e metas da empresa é possível estipular os indicadores de desempenho da organização como todo, setores, equipes e colaboradores. 

Essas métricas devem ser fáceis de medir e acompanhar, claras em suas regras (para evitar confusões) e atribuídas a alguém (setor, funcionário, etc), além de ajudar na previsão do desempenho futuro. 

As KPIs devem ser relevantes para o negócio: um dos problemas ao lidar com dados é acabar gastando tempo e recursos com informações que não irão gerar resultados para a empresa ou estratégia adotada. 

Outra dica importante desse processo é alinhar as KPIs com o público que será adotado, como os indicadores de marketing aos funcionários e gestor do departamento, por exemplo. Assim, eles poderão refletir verdadeiramente a realidade do setor ou negócio.

4- Acompanhamento dos números

Não adianta nada estabelecer os objetivos e não verificar se eles estão sendo cumpridos ou como está o processo. Os responsáveis, como RH, líderes e empreendedores, devem acompanhar o desempenho dos setores e colaboradores para saber se e como estão atingindo os KPIs. 

Assim é possível identificar lacunas e equívocos nos processos e trabalhos, conseguindo corrigi-los mais rapidamente. 

5- Correção dos desvios e lacunas

Como citamos no item anterior, esse acompanhamento constante ajuda a identificar os erros e lacunas nos processos e serviços. É importante usar esse conhecimento para solucionar os problemas que ocorrem e desviam a empresa do seu caminho para alcançar os objetivos estratégicos. 

Desta forma, é mais fácil e rápido direcionar os esforços ao sentido certo para o bom desempenho das equipes e sucesso do negócio. 

6- Espírito de melhoria contínua

E o que fazer quando os KPIs são atingidos? Comemorar? Sim, claro! Mas assim como o aprimoramento constante é importante para todo indivíduo — na sua vida profissional ou pessoal — o mesmo vale para as empresas.

Essas métricas ajudam a organização chegar mais perto dos seus objetivos e desejos, por isso é fundamental rever todo processo e buscar implementar melhorias para impulsionar a empresa a resultados cada vez maiores. 

Gestão dos KPIs e o RH

Uma das áreas estratégicas da empresa e que precisa de indicadores próprios são os Recursos Humanos. Os colaboradores são os responsáveis desde a produção das mercadorias/execução dos serviços ao atendimento ao cliente: por isso fazer uma boa gestão de pessoas é fundamental para o sucesso do negócio.

Conheça alguns KPIs essenciais do setor no nosso artigo 8 indicadores de treinamento que você precisa ficar de olho!