Aplicando a metodologia GTD para aumentar a produtividade no seu dia a dia

Ser produtivo é uma das qualidades mais exigidas pelo mercado de trabalho. Porém, com tantas demandas disputando pela sua atenção, às vezes é difícil lembrar de todas as obrigações ou saber priorizá-las, deixando passar ou atrasar diversas tarefas profissionais. Existem ferramentas que podem ajudar nessa questão, como a metodologia GTD — Getting Things Done. 

Descubra nesse artigo o que é o método GTD e como adotá-lo no seu dia a dia para identificar as tarefas prioritárias e resolver todas as suas pendências!

O mundo atual está cada vez mais exigente e veloz. As empresas precisam ser produtivas para se garantirem no mercado, ainda mais em épocas de instabilidade econômica. Infelizmente, o Brasil é bastante associado a falta de produtividade: de acordo com o professor José Pastore, presidente do Conselho de Emprego e Relações do Trabalho da Fecomercio-SP, em entrevista para o portal UOL, o brasileiro leva 1 hora para completar o que nos EUA é produzido em 15 minutos e o que na Coréia e Alemanha demanda 20 minutos. 

Claro, essa baixa produtividade também está atrelada a questões que fogem do alcance dos profissionais, como maior adoção de recursos tecnológicos pelas empresas, falhas na infraestrutura do país e excesso de burocracia nos negócios. No entanto, os trabalhadores podem aumentar sua capacidade de trabalho ao investirem em educação — até com soluções acessíveis como o EAD — e também adotando métodos para melhorar sua gestão de tempo e tarefas. 

Podem parecer respostas simples, mas que fazem a diferença no dia a dia: imagine conseguir terminar todas as tarefas pendentes de hoje? Essas ferramentas podem ajudar na seleção das atividade prioritárias e na administração do tempo para realizá-las. E entre uma das mais conhecidas, está a metodologia GTD.

Muitos profissionais sofrem com a sensação de sobrecarga, de ter que realizar mil tarefas e não ter tempo o suficiente para resolver todas as suas pendências — afinal, um dia jamais terá mais de 24 horas. Essa questão aumenta o estresse e pode até paralisar o trabalhador, reduzindo ainda mais a sua capacidade produtiva e gerando um ciclo danoso, tanto para o colaborador quanto para a empresa. 

Uma das formas de controlar essa pressão é saber aproveitar melhor o tempo disponível de trabalho, selecionando as atividades mais importantes e não deixando nenhuma tarefa ser esquecida na correria do dia a dia. 

Foi pensando nessas questões que David Allen, um consultor e coach executivo da área de produtividade com mais de 35 anos de experiência, escreveu o livro A Arte de Fazer Acontecer. A publicação trazia um método novo para solucionar o problema de produtividade, tanto na vida pessoal quanto profissional: a metodologia GTD — ou Getting Things Done, em inglês.

Essa ferramenta tem como objetivo melhorar a capacidade de inovação e o desempenho das pessoas, ao reduzir a sensação de sobrecarga (e assim o estresse e ansiedade) e fortalecer o seu foco, claridade e confiança. 

Um dos pontos fortes da metodologia GTD é que ela é uma solução simples e realista, que pode ser adotada nos mais variados contextos e por todos os tipos de pessoas. 

Essa ferramenta não funciona como um passe de mágica, porém é bastante fácil de ser adotada no dia a dia de qualquer pessoa e, com motivação e esforço, pode solucionar diversos problemas de produtividade dos profissionais. 

Em resumo, a metodologia GTD consiste em 5 passos: 

Cada etapa tem sua função em ajudar as pessoas a usarem melhor o seu tempo para completar suas obrigações. Vamos entender o papel de cada passo?

Você vive se esquecendo de algum compromisso ou obrigação no meio da correria do dia a dia? Algumas pessoas costumam anotar tudo para não deixar nada importante — como comprar pão ou responder um e-mail importante — passar batido. 

Esse costume comum é o primeiro passo do GTD: registrar todas as ideias e tarefas em algum meio, tirando-as da sua cabeça e as materializando de alguma forma. Pode-se fazer isso por meio de listas, gravações em áudio, anotações em adesivos ou softwares de produtividade — marcando também todos os projetos, insights, obrigações e outras questões em geral que precisam da sua atenção. Use a ferramenta que lhe seja mais confortável de manusear no dia a dia nessa etapa.

Assim, será mais difícil se esquecer de algo importante, além de ajudar a reduzir a ansiedade ao visualizar tudo que deverá ser cumprido.

Após registrar tudo que é importante de ser realizado, ainda mais para determinado dia, o profissional deve fazer a triagem de todas as obrigações.

O método GTD explica que as tarefas devem ser divididas em várias categorias: aquelas que dependem da sua ação ou não; as que precisam ser resolvidas com urgência; atividades sem prazo de entrega, entre tantas outras possibilidades. Assim, você adapta a ferramenta às suas necessidades, usando os critérios que fazem sentido na sua rotina de trabalho. 

Essa triagem ajudará o profissional a visualizar quais tarefas devem ser prioridade e quais podem ser postergadas. 

No caso de obrigações que sejam processos longos, é mais fácil dividí-la em tarefas menores. Isso ajuda a reduzir a sensação de sobrecarga que algo grande pode causar. Quer um exemplo? Planejar uma campanha de vendas pode ser segmentado em etapas como: definir o público-alvo; estabelecer o prazo; pensar na identidade da ação; etc.

Esse passo é muito simples: separe as tarefas de acordo com o contexto, prioridade e se podem ser realizadas em paralelo com outras pendências. Essa nova triagem ajudará a identificar o que é urgente, importante ou que poderá ser deixado de lado por um tempo.

Lembrando: há uma boa diferença entre o que é urgente e o que é importante. 

Após todas essas triagens, é a hora de revisar todo para saber se as tarefas estão listadas e nas categorias certas. Avalie se as prioridades ou situações mudaram — inclusive o seu tempo de realização e disposição pessoal — e atualize o seu registro.

Com tudo anotado, categorizado e revisado, agora é a hora de agir e completar suas tarefas! Porém, deve-se ter em mente de realizar uma de cada vez, para evitar a sobrecarga ou desvio de atenção.

Com todas essas etapas, você não se esquecerá de nenhuma tarefa, irá priorizá-las corretamente e, assim, conseguirá aumentar a sua produtividade. 
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