Plano de ação empresarial: O que é e como montar em 8 passos

No contexto empresarial, o plano de ação corresponde ao manual da empresa, que direciona quais atividades precisam ser realizadas a fim de alcançar os objetivos de curto, médio e longo prazo da organização. No pessoal, a ideia é concretizar as metas de todos os âmbitos de vida de um indivíduo.

Seja no âmbito pessoal ou no contexto empresarial, quando não existe qualquer organização, dificilmente há resultados. E o plano de ação é conceituado como uma prática de planejamento. Logo, pode-se dizer que o plano de ação está diretamente relacionado à conquista de objetivos e metas. 

Se busca por iniciativas nesse sentido, então confira este artigo. Aqui, você verá dicas de como implementar um plano de ação e alcançar seus objetivos.

O plano de ação é um documento no qual são descritas tarefas a serem feitas. Geralmente, ele segue uma metodologia para auxiliar no desenvolvimento de metas de objetivos de uma pessoa ou empresa. São descritas quais ações precisam ser realizadas e quem são os responsáveis por cumprir cada uma delas, a fim de atingir um objetivo maior.

O plano de ação pode ser também considerado uma espécie de guia a ser seguido para alcançar um objetivo desejado. Ele pode ser básico ou detalhado, tudo vai depender da pessoa e da meta final.

O documento deve conter tanto objetivos gerais como específicos, assim como as datas iniciais e finais. Com informações mais precisas, a gestão de metas é mais fácil de ser acompanhada, ou mesmo mudada, caso haja um imprevisto.

Hoje existem softwares voltados para isso, alguns são simples e podem ser adotados tanto para o âmbito pessoal como empresarial, outros são complexos, voltados para grandes corporações que precisam gerenciar uma quantidade maior de informações, especificar e delegar mais tarefas.

Existe o plano de ação pessoal e o empresarial, ambos são adotados com o mesmo propósito: alcançar objetivos. Confira, a seguir, detalhes de cada um.

Plano de ação pessoal é uma ferramenta desenvolvida para quem busca atingir objetivos pessoais e tirar suas ideias do papel. O recurso é flexível e se adéqua a qualquer âmbito da vida de uma pessoa. Através dele, o indivíduo conseguirá definir seus objetivos gerais e específicos, criar metas mensuráveis, criar um cronograma e estabelecer prazos para cada conquista.

A empresa Google é conhecida por apoiar essa prática. Cerca de 20% da carga horária de seus colaboradores é destinada para projetos pessoais. Alguns dos seus produtos, inclusive, são resultados desse projeto de incentivar seus funcionários a criar. O Gmail é um deles.

Apesar desse exemplo voltado para o âmbito profissional de uma pessoa, o plano de ação pessoal funciona em todos os aspectos da vida. Se o sujeito deseja melhorar seu estilo de vida, para ser mais saudável, o plano de ação pode contemplar práticas como: iniciar academia, se alimentar melhor, cortar doces, fazer um check-up na saúde, entre outros aspectos.

Plano de ação empresarial é uma ferramenta que determina quais passos uma corporação deve seguir para alcançar determinados objetivos. 

Neste documento existem informações acerca das ações que levarão a empresa à conquista de objetivos; cronogramas e prazos; responsáveis por cada tarefa; recursos humanos e financeiros e quais métricas serão usadas para acompanhar os resultados.

O plano de ação empresarial está na vida de uma empresa desde o dia zero por se tratar de um mapa para definir todo o passo a passo que ela deve seguir dentro de um determinado período de tempo.

Mas como qualquer outra ferramenta, o plano de ação só poderá corresponder com as expectativas de uma empresa, caso seja criado e utilizado de maneira correta. Para que isso aconteça, é fundamental saber como o esquema de um plano de ação corporativo se dá. 

O plano de ação é importante porque é uma ferramenta criada com o propósito de tornar claro os objetivos. Através dele, os indivíduos envolvidos têm clara convicção das atividades que precisam ser realizadas e quais resultados precisam atingir para alcançar um objetivo maior, que geralmente é a meta final do projeto.

Sem o plano de ação qualquer estratégia seria mais desafiadora de ser colocada em prática e ter o êxito necessário.

Confira aqui quais são as características do plano de ação e saia sabendo montá-lo em poucos passos.

Se um plano de ação tem como objetivo te ajudar a conquistar uma meta, antes de qualquer tarefa você precisa ter em mente qual será o grande ponto a ser alcançado. Para isso, é necessário contar com o planejamento estratégico da organização, pois é nele que você terá acesso aos objetivos da empresa, que pode ser, por exemplo, conquistar metade do mercado de varejo da região.

Metas são a fragmentação dos objetivos, e precisam revelar ações e informações importantes para que o propósito central seja obtido. As metas são de extrema importância para se saber quais medidas devem ser tomadas para alcançar o objetivo chave que determinou no passo anterior.

Mapeie todas as ações e tarefas fundamentais para o atingimento do objetivo e já especifique quais setores ou profissionais ficarão responsáveis por cada uma delas. 

Isso também ajuda o gestor, que poderá estabelecer prazos para a conclusão das metas e monitorar regularmente o andamento.

Algumas tarefas tendem a ser mais complexas ou maiores que outras, por isso, quando for necessário, é importante desmembrá-las em ações menores, que sejam mais fáceis de serem executadas e entregues no tempo determinado.

Ao fazer isso, você permitirá que o profissional responsável pela tarefa tenha maior clareza a respeito de quais passos deve tomar e motivação para cumpri-la. 

Com as atividades e ações bem estruturadas, é hora de estabelecer prazos de entregas. Todas as metas e ações precisam dispor de prazos predeterminados para que objetivo seja cumprido dentro do período estabelecido no plano de ação. Se sua empresa não estabelecer prazos, os profissionais podem se dispersar em suas tarefas, atrasando todo o cronograma.

Mas estes prazos precisam ser compatíveis entre si, isso significa que eles devem conversar, de modo que o profissional responsável pelo estágio posterior esteja ocioso quando receber sua tarefa.

É importante, nesse momento, ouvir o profissional que será responsável por cada tarefa para entender quanto de tempo, em média, ele levará para realizar aquilo que se será proposto.

Essa ferramenta não deve ser criada e esquecida em uma pasta qualquer do computador. Ela precisa estar sempre à mão para que todos relembrem quais são os objetivos, as metas, as tarefas, os prazos e todas as demais informações que o documento dispõe. 

Por isso, é importante que o cronograma seja visualmente claro, de modo que ao olhá-lo já se saiba todas as ações, prazos, etc.

Fica a seu critério como estruturar tudo isso, e é possível fazê-lo em forma de planilhas, por exemplo, em que cada célula corresponde a uma determinada característica do plano de ação.

Há fatores tanto internos quanto externos que podem prejudicar a execução do plano de ação e não estão sob seu controle. Um grande exemplo disso é a questão da Covid-19, que mudou a logística do mundo inteiro e obrigou empresas e pessoas a mudarem seus planos. 

Mudanças no mercado, crises econômicas, acidentes de trabalho e outras circunstâncias também podem influenciar na execução e conquista de seus objetivos, por isso é fundamental dispor de um plano A, plano B e, se possível, plano C.

Tente prever o máximo de situações que possam interferir em seus planos e trazer soluções e alternativas de antemão, assim, se você se deparar com tais acontecimentos, já saberá exatamente o que deve ser feito para se manter no objetivo.

Monitore o desenvolvimento do plano de ação para garantir que as tarefas sejam realizadas dentro do prazo e na ordem determinada. É possível solicitar para os colaboradores o envio de relatórios ou mesmo agendar reuniões periódicas (semanal ou quinzenalmente) para que eles apresentem os resultados.

Com as informações que irá receber, você poderá identificar se tudo tem saído como planejado ou se há a necessidade de adaptar algumas questões, inclusive solucionar possíveis problemáticas que venham surgir.

As ferramentas mais adotadas na criação de um plano de ação são: Metodologia SMART, Metodologia 5W2H, Método PDCA e Diagrama de Ishikawa. Veja uma breve explicação de cada uma delas.

O sistema SMART é uma metodologia voltada para a criação de metas eficientes. A sigla é em inglês e se refere às palavras specific, measurable, attainable, relevant e term. Cada um desses termos é um critério que precisa ser respeitado na criação da meta:

A Metodologia 5W2H indica ao total 7 questionamentos que você deve aplicar e responder na hora de planejar uma atividade, a fim de amenizar as dúvidas sobre ela. A sigla em inglês significa e corresponde a:

PDCA também é uma sigla da língua inglesa, e faz referência às palavras: Plan, Do, Check and Act (Planejar, Fazer, Verificar e Agir). O objetivo deste método é manter o controle e melhorar os processos.

A ferramenta Ishikawa define 6 tipos de causas que geralmente são motivos para um problema existir. Através do diagrama, também conhecido como 6M, são levantadas questões que ajudam nesse processo de solução.

Você sabia que a gamificação pode ser solução para diversas questões do âmbito corporativo, inclusive para que os profissionais desempenhem suas tarefas com a motivação que precisam? Ficou interessado e quer saber mais a respeito, veja: “O que é Gamificação? Conheça esta tendência de aprendizagem”.