Plano de ação empresarial é uma ferramenta que determina quais passos uma corporação deve seguir para alcançar determinados objetivos. Neste documento existem informações acerca das ações que levarão a empresa à conquista de objetivos; cronogramas e prazos; responsáveis por cada tarefa; recursos humanos e financeiros e quais métricas serão usadas para acompanhar os resultados.

O plano de ação empresarial está na vida de uma empresa desde o dia zero por se tratar de um mapa para definir todo o passo a passo que ela deve seguir dentro de um determinado período de tempo.

Mas como qualquer outra ferramenta, o plano de ação só poderá corresponder com as expectativas de uma empresa, caso seja criado e utilizado de maneira correta. Para que isso aconteça, é fundamental saber como o esquema de um plano de ação corporativo se dá. Por isso, confira aqui quais são as características do plano de ação e saia sabendo montá-lo em poucos passos.

1. Defina onde quer chegar

Se um plano de ação tem como objetivo te ajudar a conquistar uma meta, antes de qualquer tarefa você precisa ter em mente qual será o grande ponto a ser alcançado. Para isso, é necessário contar com o planejamento estratégico da organização, pois é nele que você terá acesso aos objetivos da empresa, que pode ser, por exemplo, conquistar metade do mercado de varejo da região.

2. Tenha metas mensuráveis

Metas são a fragmentação dos objetivos, e precisam revelar ações e informações importantes para que o propósito central seja obtido. As metas são de extrema importância para se saber quais medidas devem ser tomadas para alcançar o objetivo chave que determinou no passo anterior.

Nesta etapa, é possível utilizar-se do sistema SMART para desenvolvê-las:

  • Specific (específica): ser direta e clara;
  • Measurable (mensurável): precisa ser medida de modo que consiga identificar quando for alcançada;
  • Attainable (alcançável): precisa ser atingível, ou seja, nem muito difícil nem muito fácil de ser alcançada;
  • Relevant (relevante): deve gerar impacto positivo na organização; e
  • Time Based (temporal): precisa ter um prazo para ser concluída.

3. Liste ações e tarefas a serem realizadas

Mapeie todas as ações e tarefas fundamentais para o atingimento do objetivo e já especifique quais setores ou profissionais ficarão responsáveis por cada uma delas. 

Isso também ajuda o gestor, que poderá estabelecer prazos para a conclusão das metas e monitorar regularmente o andamento.

4. Desmembre tarefas grandes ou complexas em partes menores

Algumas tarefas tendem a ser mais complexas ou maiores que outras, por isso, quando for necessário, é importante desmembrá-las em ações menores, que sejam mais fáceis de serem executadas e entregues no tempo determinado.

Ao fazer isso, você permitirá que o profissional responsável pela tarefa tenha maior clareza a respeito de quais passos deve tomar e motivação para cumpri-la. 

5. Determine prazos de entregas

Com as atividades e ações bem estruturadas, é hora de estabelecer prazos de entregas. Todas as metas e ações precisam dispor de prazos predeterminados para que objetivo seja cumprido dentro do período estabelecido no plano de ação. Se sua empresa não estabelecer prazos, os profissionais podem se dispersar em suas tarefas, atrasando todo o cronograma.

Mas estes prazos precisam ser compatíveis entre si, isso significa que eles devem conversar, de modo que o profissional responsável pelo estágio posterior esteja ocioso quando receber sua tarefa.

É importante, nesse momento, ouvir o profissional que será responsável por cada tarefa para entender quanto de tempo, em média, ele levará para realizar aquilo que se será proposto.

6. Crie um cronograma visualmente claro

Essa ferramenta não deve ser criada e esquecida em uma pasta qualquer do computador. Ela precisa estar sempre à mão para que todos relembrem quais são os objetivos, as metas, as tarefas, os prazos e todas as demais informações que o documento dispõe. Por isso, é importante que o cronograma seja visualmente claro, de modo que ao olhá-lo já se saiba todas as ações, prazos, etc.

Fica a seu critério como estruturar tudo isso, e é possível fazê-lo em forma de planilhas, por exemplo, em que cada célula corresponde a uma determinada característica do plano de ação.

7. Leve em consideração as situações de risco

Há fatores tanto internos quanto externos que podem prejudicar a execução do plano de ação e não estão sob seu controle. Um grande exemplo disso é a questão da Covid-19, que mudou a logística do mundo inteiro e obrigou empresas e pessoas a mudarem seus planos. 

Mudanças no mercado, crises econômicas, acidentes de trabalho e outras circunstâncias também podem influenciar na execução e conquista de seus objetivos, por isso é fundamental dispor de um plano A, plano B e, se possível, plano C.

Tente prever o máximo de situações que possam interferir em seus planos e trazer soluções e alternativas de antemão, assim, se você se deparar com tais acontecimentos, já saberá exatamente o que deve ser feito para se manter no objetivo.

8. Acompanhe o desenvolvimento das ações

Monitore o desenvolvimento do plano de ação para garantir que as tarefas sejam realizadas dentro do prazo e na ordem determinada. É possível solicitar para os colaboradores o envio de relatórios ou mesmo agendar reuniões periódicas (semanal ou quinzenalmente) para que eles apresentem os resultados.

Com as informações que irá receber, você poderá identificar se tudo tem saído como planejado ou se há a necessidade de adaptar algumas questões, inclusive solucionar possíveis problemáticas que venham surgir.

Você sabia que a gamificação pode ser solução para diversas questões do âmbito corporativo, inclusive para que os profissionais desempenhem suas tarefas com a motivação que precisam? Ficou interessado e quer saber mais a respeito, veja: “O que é Gamificação? Conheça esta tendência de aprendizagem”.