Várias ferramentas simples podem ajudar a melhorar a gestão da empresa. Uma delas é a 5W2H — uma metodologia famosa, que pode ser usada em projetos, no desenvolvimento de produtos e serviços, além de outros processos dentro da organização. 

Descubra como o 5W2H pode dar um UP na gestão da sua empresa e te ajudar a resolver vários problemas na organização!

O que é o 5W2H e para que serve?

A produtividade é uma das questões que mais preocupam empreendedores, gestores e colaboradores em milhões de empresas. Com tantas demandas e o aumento da competitividade no mercado, é natural que alguns projetos acabem ficando pelo caminho ou até sejam concretizados — mas não gerem as respostas desejadas. 

Existem diversas soluções desenvolvidas para melhorar os resultados de uma empresa, como metodologias para tornar os colaboradores mais produtivos ou o uso de tecnologia para otimizar alguns processos, por exemplo. Porém, uma ferramenta simples e que pode impactar o desempenho do seu negócio é a 5W2H. 

Esse método é, em resumo, uma lista de etapas que são fundamentais para realizar um projeto, como desenvolver um produto ou serviço, criar ou otimizar um processo, entre outras atividades e ações de planejamento. 

De forma prática, a 5W2H pode ser adotada em todos os setores de uma empresa — das vendas ao estratégico —, pelos funcionários envolvidos nos projetos e por negócios de todos os portes e segmentos de mercado. Essa ferramenta ajuda as equipes a desenvolverem ações de forma organizada e efetiva, tudo para alcançar os resultados desejados. 

Em vez de perder tempo ou desperdiçar recursos com ações desconexas ou esquecer tarefas importantes para concretizar o projeto, adotar o 5W2H irá facilitar a vida dos funcionários e gestores ao oferecer um guia simples para a realização de todas as etapas das ações da empresa. 

Como funciona o 5W2H na prática?

Basicamente, essa metodologia é baseada em 7 perguntas centrais:

Os 5 Ws.

  • What (o que)
  • Why (por quê)
  • Where (onde)
  • When (quando)
  • Who (quem)

E os 2 Hs.

  • How (como)
  • How much (quanto custa)

Mas, o que significa cada um desses pontos? 

1- What — O que?

Esse “o que” se refere ao que será feito no projeto: um novo produto? Serviço? Processo? Tarefa? Nesse ponto é listado tudo que deverá ser realizado na ação — da criação de uma solução, montagem de um treinamento corporativo a elaboração de mimos para os clientes, por exemplo. 

2- Why — Por quê?

Todo projeto precisa ter um motivo, um objetivo a ser conquistado. Quais são os benefícios que esta ação trará para a empresa? Um treinamento comercial para aumentar as vendas? Um produto que sane uma dor do público-alvo e que é inovador no mercado? Uma ação para fidelizar a clientela?

3- Where — Onde

Toda ação tem um local de realização e que deverá ser definido na estratégia. Um treinamento pode ser feito em uma sala da própria empresa, em um hotel localizado a quilômetros do trabalho ou feito em uma plataforma EAD, por exemplo. 

Cada escolha tem seus benefícios, limitações e objetivos — e a mesma lógica deve ser feita em outros casos, como lançamento de produtos, atividades de fidelização, entre outras, envolvidas no projeto. 

4- When — Quando

Algo fundamental em qualquer estratégia é a definição de quando as ações irão ocorrer. Na próxima semana? Mês? Semestre? Ano? Até quando irá a ação? Este cuidado impacta diretamente no planejamento e orçamento, otimizando o uso dos recursos, esforços e tempo dos colaboradores e empresa. 

5- Who — Quem

É importante definir quem são as pessoas que estarão envolvidas no projeto, quais são suas responsabilidades e limites na atividade. Isso ajudará a evitar problemas e conflitos durante o processo, além de otimizar o processo.

6- How — Como 

Quais são as atividades e etapas necessárias para alcançar o objetivo da ação? Essa tarefa pode parecer mais complexa do que aparenta. Por exemplo, um programa de treinamento precisa ser:

  • Planejado — o que implica conhecer as lacunas nas competências e saberes dos colaboradores, além de seu perfil e preferências; definir os conteúdos e metodologia educacional usadas;  
  • Executado — montar as atividades ou contar com a ajuda de uma empresa especializada e aplicar a ação;
  • Aprimorado — avaliando o desempenho e identificando pontos de melhoria.  

Passos como este devem estar esquematizados para ajudar os responsáveis pela ação a organizar e executar cada atividade com eficiência. 

7- How Much — Quanto Custa

Montar um orçamento é fundamental para evitar gastar mais do que o esperado (ou até possível) e para alocar os recursos da melhor forma, trazendo mais resultados sem prejudicar o financeiro da empresa. 

Todos estes tópicos formam um roteiro para desenvolver um projeto e estratégia de forma eficiente e bem planejada, não deixando questões importantes passarem despercebidas — ao menos até impactarem negativamente a ação.

Os responsáveis pelo projeto podem montar um documento ou planilha compartilhada, ou mesmo usar um quadro físico, com cada item e resposta referente à atividade. Assim, todas as etapas e compromissos se tornam claros e objetivos para os envolvidos na estratégia — reduzindo uma série de riscos, de ruídos na comunicação a problemas de agenda. 

Produtividade: um segredo para aumentar os resultados do negócio

A 5W2H é uma ferramenta que pode ajudar bastante na produtividade de uma empresa. No entanto, existem outras situações além da organização das atividades que podem impactar o desempenho do negócio. 

Funcionários que tenham defasagem de conhecimentos técnicos e não possuam as habilidades subjetivas importantes para o cargo dificilmente irão produzir, e com a mesma qualidade, do que colaboradores bem treinados, por exemplo. Um simples fato como este já gera impactos na cadeia inteira, reduzindo ou aumentando os resultados e lucro de uma organização. 

Por isso as empresas devem se atentar a diversas questões para melhorar sua produtividade e qualidade do serviço, tendo funcionários competentes e processos eficientes. E algo que pode ajudar nessa dinâmica é investir em tecnologia.

O uso de algumas ferramentas tecnológicas contribui para otimizar operações, reduzindo o tempo e riscos de erros, além de permitir com que os colaboradores usem seus talentos em áreas mais importantes. 
Essa é apenas uma das vantagens de se adotar as inovações na empresa. Quer saber mais? Confira o artigo Produtividade e Tecnologia: uma relação estratégica e necessária e transforme os resultados do seu negócio!