Ferramentas grátis mais utilizadas para gestão de projetos

No meio de tantos compromissos e correria, às vezes as equipes têm dificuldades em organizar suas demandas, tempo e recursos. Para evitar prejuízos na produtividade e qualidade dos trabalhos, muitas empresas investem em ferramentas para a gestão de projetos, enquanto outras ignoram estas soluções por receio dos custos. 

Mas existem ferramentas gratuitas que podem ajudar seus colaboradores e líderes a organizarem suas demandas e facilitar seus trabalhos. Conheça 7 soluções grátis para a gestão de pessoas da sua empresa!

1- Kanban

2- Trello

3- Google Drive

4- Google Agenda

5- Slack

6- Chamada por vídeo

7- Softwares de gestão de projetos

Inovação é um valor bastante desejado por organizações no mundo todo: os negócios que buscam aprimorar suas operações, atendimento e produção se destacam da concorrência, aumentando suas vendas e reduzindo custos. 

Nessa dinâmica, a gestão de projetos é fundamental para estimular novas ideias dentro da empresa, desenvolvendo ações de melhoria e mudança em diversas áreas. Por isso as organizações vêm investindo em estratégias diferentes nos mais variados setores, até mesmo adotando metodologias inovadoras na educação empresarial — tudo para transformar os resultados do negócio.

No entanto não é preciso investir muito para se trabalhar a gestão de projetos dentro de uma empresa. Existem ferramentas gratuitas que podem ajudar na organização das demandas e articulação dos envolvidos nas ações.

Manter uma empresa de pé não é a tarefa mais econômica. Por isso, quando existem boas soluções de baixo custo, o melhor mesmo é aproveitar suas vantagens. 

Algumas ferramentas gratuitas podem ajudar a gestão de projetos da sua organização, dando suporte ao gerenciamento de demandas, articulação entre os envolvidos e outras atividades fundamentais para tirar uma ideia do papel e torná-la algo benéfico para o negócio.

Diante de tantos compromissos e demandas, não é fácil manter o controle das atividades. Descubra agora 7 ferramentas grátis para gestão de projetos e melhores os resultados da sua empresa:

Uma opção simples para ajudar na organização das tarefas é a Metodologia Kanban. Essa ferramenta contribui na gestão de demandas, classificando-as por estado de execução e prioridade.

Veja como é fácil — em um quadro ou representação visual marque três colunas:

Em cada coluna deve-se listar as tarefas de acordo com seu estado, mudando de lugar a medida em que o trabalho progride.

Pode parecer algo banal, mas esta ferramenta facilita a visualização das diversas tarefas que envolvem um projeto, evitando que sejam esquecidas durante a jornada. Além disso, anotar todas as atividades pode ajudar na sensação de controle e realização das demandas, reduzindo o estresse dos colaboradores e lideranças. 

Uma ferramenta online gratuita que também contribui nesse controle e visualização das tarefas é o Trello. Muitas empresas e equipes adotam essa solução em suas rotinas, especialmente por ser uma plataforma fácil de se  usar e que pode ser compartilhada com os líderes e colegas. 

Usando a mesma lógica do método Kanban, no Trello os colaboradores podem preencher os cartões com suas demandas, adicionando descrições e até arquivos para centralizar e organizar tudo referente aquele projeto na mesma plataforma. 

Para quem busca uma solução completa para produzir e compartilhar arquivos dos projetos, o Google oferece diversas ferramentas gratuitas — como o Drive, além do Docs (para arquivos de texto), Sheets (planilhas) e Slides (apresentações). 

É possível guardar 15 giga de arquivos com uma conta gratuita, podendo criar pastas e partilhar os documentos com os colegas, líderes e diretoria quando for preciso. As ferramentas possuem interfaces fáceis de serem usadas, permitindo com que profissionais diferentes sejam capazes de aproveitar o melhor de cada solução. 

Adotar ferramentas como estas ajudam a organizar todos os documentos referentes ao projeto, evitando ter que manusear várias plataformas ao mesmo tempo, além das dificuldades de integrar cada arquivo produzido em diferentes softwares. 

Todo projeto tem seus prazos: caso contrário, muitas tarefas ficariam para trás e nenhuma ideia sairia do papel. É natural se perder nas datas ou se sentir sobrecarregado de entregas, reuniões e compromissos, deixando alguma obrigação passar sem querer.

Por isso é importante registrar cada tarefa e evento relacionado ao projeto para evitar esquecimentos e problemas nos prazos. E o Google também tem uma solução para isto: a ferramenta de Agenda pode ser usada para marcar os compromissos, de forma prática e integrada com os outros serviços da marca. 

Também é possível acessar a Agenda/Calendário pelo aplicativo no celular, facilitando ainda mais a conferência e adição de compromissos da rotina. 

Uma ferramenta bastante utilizada pelas empresas, ainda mais por aquelas que contam com profissionais em trabalho remoto, é o Slack. Essa plataforma permite a comunicação de equipes, seja por texto ou chamada, compartilhamento de arquivos e registro das conversas para consulta mais tarde, mesmo com o fim do projeto. 

Assim as discussões sobre as estratégias e tarefas são concentradas em uma plataforma, que ainda permite a integração com outras ferramentas. 

Pensando especialmente no trabalho remoto, é preciso organizar as demandas e acompanhar o serviço de todos os envolvidos para evitar perdas na produtividade e qualidade. No entanto, mesmo quem está acostumado ao home office sente falta de ver seus colegas, seja para falar sobre os projetos ou conversar sobre aleatoriedades.

Usar ferramentas gratuitas de chamada por vídeo, como Google Meets, Skype e Zoom, pode ajudar a fortalecer a comunicação e integração das equipes remotas, evitado ruídos que prejudiquem o andamento dos trabalhos, além de trazer esse contato humano — mesmo à distância. 

Algumas plataformas de gestão de projetos tem opções gratuitas, como o Runrun.it, Asana e Podio. Essas ferramentas foram desenvolvidas especialmente para contribuir nessa operação, permitindo acompanhar as tarefas, centralizar comunicações e até mesmo automatizar alguns processos 

As versões gratuitas oferecem algumas limitações, como número máximo de usuários e recursos básicos. No entanto, ainda assim podem ajudar bastante na gestão de projetos — acompanhando desde a ideia até sua execução. 

Todas essas opções podem fazer a diferença na rotina dos colaboradores e lideranças, ainda mais com tantas demandas e pressões no dia a dia, organizando as etapas que transformação uma ideia inovadora a uma ação que beneficie a empresa. Porém, uma gestão de projetos é bem mais do que usar ferramentas corretas: sim uma estratégia que pode trazer grandes resultados com o investimento certo. 

Quer saber mais sobre essa área? Confira nosso artigo PMI, PMO e PMBOK: Um pouco sobre a gestão de projetos!