O trabalho remoto está cada vez mais popular nas empresas. Essa modalidade de serviço ganhou mais força com a mudança na legislação trabalhista brasileira e, infelizmente, com a pandemia que o mundo enfrenta em 2020. 

Muitas organizações e gestores ainda estão se adaptando a esse modelo de teletrabalho, descobrindo como fazer seus colaboradores serem produtivos — mesmo sem estarem presencialmente juntos. 

Quer resolver esse problema na sua empresa? Nesse artigo vamos dar dicas de como fazer a gestão da equipe com o trabalho remoto, para que essa mudança não impacte a produtividade do seu departamento. 

Trabalho Remoto: como funciona?

O trabalho remoto, também chamado de home office ou teletrabalho (como está definido na legislação brasileira), é uma modalidade de serviço em que o colaborador ou profissional contratado realiza suas atividades fora do espaço físico da empresa. 

Esse modelo contemporâneo de trabalho ganhou força com os avanços tecnológicos, que permitiram esse contato entre as pessoas mesmo que estejam em polos opostos do planeta. Várias empresas estão adotando o home office por diversos motivos: caso um colaboradores precisar se afastar momentaneamente, para contar com autônomo/freelancer para reforçar o time, por ter um funcionário que more em outro estado, entre outras razões. 

É possível implementar o trabalho remoto de forma integral ou parcial, com os funcionários estando na empresa em alguns dias da semana e em casa nos outros. Assim, o profissional pode reduzir o estresse com deslocamento até o local e a jornada se torna flexível — o que pode ser benéfico tanto para a organização quanto para o colaborador.

No entanto, essa mudança também gerou alguns desafios para os gestores e funcionários. 

As dificuldades do Trabalho Remoto

Por quebrar o paradigma da rotina que estamos acostumados, trabalhar remotamente pode ser um grande desafio para muitos — especialmente no começo. A maior delas é a dificuldade dos funcionários de se organizar com suas tarefas e não se distrair com as atividades domésticas e com a família. 

Alguns até se angustiam por não estarem se adaptando rapidamente à nova rotina, o que vai prejudicar seu serviço. Essa falta de contato com os colegas e a dificuldade de equilibrar o trabalho e casa vão acabar contribuindo para reduzir a motivação dos colaboradores — e sim, isso irá impactar negativamente a sua produtividade.

Os gestores devem se desdobrar para ficar de olho no que os colaboradores estão entregando e como anda a sua produtividade, também cuidando para manter sua motivação — especialmente quando os motivos para o trabalho remoto não forem os mais agradáveis. E isso vale para todos os funcionários da equipe: seja composta por um ou dez deles. 

Além disso, outro desafio enfrentado no home office é não contar com os equipamentos e softwares da empresa, o que pode pode também ser um entrave a algumas tarefas nesse primeiro momento.

Então, como os gestores podem driblar esses problemas e garantir que os colaboradores vão se manter produtivos e motivados mesmo trabalhando remotamente?

Como fazer a gestão da equipe no Trabalho Remoto

Apesar dessas dificuldades, adotar o home office pode ser uma ótima saída para ter em sua equipe profissionais de qualidade — mas que não residem na mesma localidade da empresa —, para reduzir alguns elementos de estresse no cotidiano dos colaboradores, aproveitar os talentos que por algum motivo não podem estar presencialmente, entre outras vantagens. 

E, se tantas organizações estão implementando esse sistema, ele pode funcionar, certo? Sim! Basta ter as ferramentas e orientações certas para ajudar o colaborador a ter disciplina, organização e motivação para manter a produtividade mesmo de casa. 

Confira agora algumas dicas para fazer uma boa gestão de equipe em trabalho remoto. 

Oriente seus colaboradores

O primeiro passo é sempre conversar com os funcionários, explicando os motivos da implementação do home office e alinhando as suas expectativas com esse trabalho. Oriente a equipe sobre boas práticas para manter a produtividade:

  • Estabelecer horários de trabalho e para outras atividades;
  • Escolher um local mais calmo para realizar suas tarefas;
  • Manter tudo que é necessário para o trabalho e conforto ao seu alcance — até mesmo uma garrafa de água;
  • Definir metas diárias de trabalho e entregas;
  • Usar metodologias de produtividade e organização de demandas;
  • Orientar outros residentes da casa sobre a importância de focar nas atividades e pedir sua colaboração para evitar distrações;
  • E desfrutar o tempo livre, separando um momento para o próprio lazer.

Também é importante garantir que o funcionário tenha tudo o que precisa para realizar suas tarefas — equipamentos, softwares, senhas e logins, etc.

Use ferramentas online

Se a tecnologia foi a responsável pelo surgimento do trabalho remoto contemporâneo, ela também criou ferramentas para torná-lo mais prático, acessível e eficiente. 

Existem uma série de aplicativos e softwares, alguns até gratuitos, que podem ser usados pelas equipes para realizar seus trabalhos e até compartilhá-los com os outros. Somente o Google tem diversas opções:

  • Google Docs: para arquivos de texto;
  • Google Sheets: para planilhas;
  • Google Drive: para compartilhamento de arquivos diversos;
  • Google Hangouts ou Meet: para chamadas de vídeo; 
  • Google Agenda: para marcar reuniões de vídeo e tarefas;

Além da gigante, outras empresas disponibilizam ferramentas que podem colaborar com as tarefas dos colaboradores:

1- Videochamadas e chat:

  • Skype;
  • Slack;
  • Whereby
  • Zoom;
  • Workplace (do Facebook);
  • WhatsApp;
  • Microsoft Teams.

2- Ferramentas de texto e compartilhamento de arquivos:

  • Microsoft Office;
  • Microsoft Evernote;
  • Dropbox;
  • Microsoft OneDrive.

3- Ferramentas de produtividade;

  • Trello;
  • Runrun.it;
  • Monday.com;
  • Asana;
  • When I Work;
  • IDoneThis.

Esse último item traz ferramentas usadas para verificar o progresso dos colaboradores nas tarefas, reunir relatórios das atividades, entre outras opções para ajudar na produtividade e contato com os funcionários.

Use métodos para motivar os colaboradores

Ainda mais quando a situação não é favorável, é preciso que o líder motive seus colaboradores para que eles tenham um ânimo elevado para fazer um bom trabalho. 

Essa ação pode se tornar mais desafiadora ao não estar presente, porém deve-se usar o conhecimento que se tem do perfil de cada profissional para saber o que mais desperta o engajamento dele: elogios? Bônus? Pequenas recompensas?

Uma ideia que junta o melhor das soluções tecnológicas e das metodologias de motivação é aplicar a gamificação! Essa estratégia usa elementos de jogos para estimular as pessoas a realizarem atividades que tenham benefícios concretos, como fazer um treinamento corporativo ou até mesmo as tarefas do trabalho.

Saiba mais como funciona essa ferramenta com o artigo Utilize a gamificação empresarial para diferentes processos e descubra o que ela pode fazer por sua organização!