Gestão de tempo e produtividade: Como equilibrar prioridades e resultados

Gestão do tempo e produtividade são conceitos que andam lado a lado. Eles representam a habilidade de administrar as horas do dia e usá-las de forma eficiente. No ambiente corporativo, essa visão garante que mais atividades sejam realizadas em um menor tempo, e – o melhor – com qualidade.

Mas, muitos profissionais e colaboradores têm dificuldades em fazer um bom gerenciamento de tempo e produtividade e as empresas em ajudá-los nessa tarefa. Assim, esse problema comum gera prejuízos no trabalho, além de aumento do estresse por conta da sensação de sobrecarga e a pressão do prazo — o que por sua vez pode virar uma bola de neve e refletir negativamente na qualidade do serviço. 

Felizmente, existem técnicas de gestão de tempo e métodos de produtividade no trabalho que auxiliam os colaboradores a definir prioridades, ter mais foco em suas atividades e gerar mais e melhores resultados para o negócio.

A rotina moderna tem suas vantagens assim como desvantagens: ao mesmo tempo que tudo parece ter se tornado mais rápido e prático, a sensação de que não há horas o suficiente no dia para realizar todas as tarefas é sentida por profissionais das mais diferentes áreas. 

E toda essa correria pode acabar gerando estresse e desgaste no trabalho, impactando negativamente tanto a qualidade das atividades dos funcionários quanto sua produtividade. 

Mesmo os profissionais mais disciplinados podem ter dificuldades, ainda mais quando a rotina é alterada – mudanças no departamento, nas funções, no modelo de trabalho, entre outros casos –, desorganizando temporariamente seu fluxo de tarefas.

Ou então, por desmotivação e falta de reconhecimento profissional, os colaboradores podem se tornar menos produtivos e dedicados em seus trabalhos. Nesse caso, toda e qualquer ajuda pode fazer a diferença para animar os funcionários e mudar esse cenário.

Incentivar uma melhor gestão do tempo e adotar técnicas de produtividade com os colaboradores é algo importante para qualquer empresa e pode ser um diferencial da liderança. Com esse cuidado, pode-se atingir benefícios como:

Dessa forma, se preocupar com a gestão de tempo e produtividade dos colaboradores é algo que transforma toda a rotina do negócio e ajuda-o a ser mais competitivo.

Os dois conceitos estão interligados, sendo praticamente continuação um do outro: fazer uma boa gestão do tempo é ser capaz de organizar as demandas e os seus prazos de forma a realizar todas as atividades no período estipulado. Já a produtividade no trabalho significa cumprir mais tarefas em menos tempo. 

Dessa forma, desenvolver a primeira habilidade contribui para melhorar a segunda. Além disso, para se ter ambas é preciso definir prioridades. Em outras palavras, definir quais ações são mais importantes e urgentes, colocando-as em primeiro lugar naquele dia ou período determinado.

A boa gestão do tempo e produtividade estão diretamente relacionados a 5 pilares que devem ser investigados e definidos como ótimos, bons, ruins e péssimos. Aqueles que forem diagnosticados como ruins e péssimos devem ser melhor trabalhados para alcançar o nível "bom" ou "ótimo".

Os pilares incluem:

Porém, em um mundo de tantas distrações e compromissos, como é possível se organizar, sabendo aproveitar o tempo disponível para realizar o maior número de tarefas? Felizmente é possível seguir algumas técnicas de gestão de tempo e ferramentas de produtividade para solucionar esse dilema e fazer um melhor gerenciamento de suas demandas.

Existem diversas ferramentas que podem ajudar os profissionais e colaboradores a organizar melhor sua rotina e a ter melhor equilíbrio vida-trabalho, descobrindo o que priorizar e como usar o tempo a seu favor. As metodologias a seguir são fáceis de serem implementadas, independentemente do projeto e do contexto profissional. 

Confira agora 5 ferramentas de gestão de tempo e produtividade para adotar no seu trabalho e empresa: 

O primeiro método é simples, porém bastante útil para visualizar as tarefas que precisam ser cumpridas e o seu andamento. O Kanban é um sistema feito para organizar as atividades, categorizando-as por sua prioridade e estado de progresso. 

Em um quadro, software específico ou qualquer outro material que permita, deve-se desenhar três colunas:

Cada coluna deve ser preenchida com as tarefas que precisam ser executadas naquele período, de acordo com o nível de prioridade de cada ação e, claro, seu andamento. A Metodologia Kanban facilita a visualização de todos os compromissos, evitando esquecimentos e aumentando o controle das demandas, ajudando a administrar melhor as atividades. 

Além de prática, essa metodologia é bastante democrática, podendo ser adotada em qualquer projeto e contexto, não importa a área de trabalho, e por qualquer pessoa – basta fazer o seu roteiro de tarefas e organizar cada uma de acordo com seu estado. 

Essa ferramenta ganhou fama com um livro: a Técnica Pomodoro, de Francesco Cirillo. O método foi criado pelo autor na época de faculdade, enquanto tinha que lidar com todas as demandas e se concentrar em seus estudos. 

O método Pomodoro traz um ciclo produtivo: a pessoa foca em suas tarefas durante 25 minutos e, após esse tempo, pode descansar por 5. Quando se completa uma hora e meia ou duas horas, o intervalo de descanso é de 15 a 30 minutos.

Assim, essa técnica de produtividade ajuda a pessoa a colocar toda sua concentração em um determinado período de tempo, considerando também a necessidade de se fazer uma pausa — o que contribui para reduzir o estresse e dar mais fôlego ao voltar a trabalhar, aumentando até mesmo sua motivação.  

Outro método que ajuda na definição das tarefas, além de fortalecer o foco e a confiança dos profissionais, é a metodologia GTD. Essa ferramenta, divulgada no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen, possibilita identificar as demandas que são mais importantes e organizá-las de forma clara, contribuindo também para reduzir a sensação de sobrecarga e estresse com tantas atividades. 

Em resumo, o GTD consiste em 5 etapas: 

Desta forma, quem adota essa metodologia pode administrar melhor suas demandas e prioridades, evitando o estresse de sentir-se improdutivo ou desorganizado. 

Uma das formas de ter maior controle do tempo e produtividade é sabendo definir com eficiência os seus objetivos, evitando gastar esforços com aquilo que não vai gerar tanto valor assim. 

O Método S.M.A.R.T foi desenvolvido para definir metas e organizar as atividades, de forma a saber o que é prioritário e irá trazer resultados mais tarde. 

Para se definir uma meta, de acordo com a metodologia, ela precisa ser: 

Essa ferramenta ajuda a enxergar o que realmente irá trazer resultados, além de facilitar a organização das prioridades e das tarefas que precisam ser concluídas, impactando assim a produtividade e qualidade do trabalho.

Além dessas ferramentas, qualquer profissional pode também contar com a tecnologia para impulsionar sua produtividade, foco e definição de prioridades (e não apenas como meio de procrastinação). 

Atualmente existem vários sistemas, até gratuitos, voltados a gestão de tempo e produtividade, ajudando na organização da vida pessoal e profissional. 

Softwares como o Trello, Runrun.it, Pipefy, Heflo podem ser adotados, seja individualmente ou pela empresa no geral, para auxiliar os profissionais a administrar suas demandas e projetos, além de possibilitarem a realização de outras operações importantes para a rotina. 

Desta forma, é mais fácil identificar as tarefas pendentes e conseguir fazer um melhor gerenciamento do tempo para ser mais produtivo — tudo com a praticidade das soluções digitais. 

Mas, é possível ir além: existem outras soluções tecnológicas que podem alavancar a produtividade no trabalho e estimular continuamente a motivação dos colaboradores para que sempre sejam dedicados e eficientes – e uma das melhores é a plataforma gamificada da Ludos Pro. 

A Ludos Pro é uma plataforma de gamificação capaz de potencializar diversas estratégias em uma empresa. Com alguns cliques, é possível desenvolver atividades personalizadas para capacitar e engajar os colaboradores, além de otimizar uma série de processos e demandas.

Em vez de gastar tanto tempo criando treinamentos corporativos ou planejando ações para motivar os funcionários, o RH e as lideranças podem criar trilhas de aprendizagem e atividades especiais para capacitar e aumentar o engajamento das equipes na plataforma, por exemplo.

E o que isso tem a ver com a produtividade e gerenciamento do tempo? Um funcionário pode até ser disciplinado e saber usar as ferramentas listadas nesse artigo, mas se não souber executar suas tarefas adequadamente, não estiver atualizado sobre as boas práticas de sua área ou tiver desmotivado dificilmente ele será capaz de ser produtivo no dia a dia. 

Profissionais mais qualificados e motivados produzem mais e melhor, sabendo usar as metodologias corretas em seu favor e gerando resultados para a empresa. Por isso, é fundamental também investir em soluções como a Ludos Pro para capacitar as equipes usando metodologias eficientes e engajadoras. 

Além disso, a plataforma também oferece integração com importantes ferramentas do mercado, evitando com que os funcionários percam tempo transferindo manualmente conteúdos de um lado para o outro. Em vez disso, centralizam-se diversas tarefas no mesmo local, otimizando os esforços dos profissionais. 

A gamificação também pode ser adotada em tarefas cotidianas, incentivando um bom desempenho diário dos funcionários e a melhora na produtividade e qualidade de seu serviço.

Adotar indicadores é essencial para garantir o sucesso de qualquer estratégia. Neste caso, deve-se definir metas de produtividade e mecanismos para avaliar se elas estão sendo cumpridas ou não. Algumas métricas e controles nesse sentido são:

Além disso, é possível calcular o ROI da gamificação ao adotar essa estratégia para melhorar a produtividade, capacitação e motivação das equipes na empresa. Assim, pode-se potencializar os resultados dessa metodologia e torná-la ainda mais eficiente para a organização.

Uma boa estratégia de gamificação pode fazer toda a diferença em um negócio – e há vários cases de sucesso que comprovam esse fato.

A Saint-Gobain, por exemplo, fez uma parceria com a Ludos Pro para fortalecer o treinamento dos seus vendedores e, depois, de outros setores da empresa. Mais de mil colaboradores foram capacitados com a plataforma gamificada e, assim, tiveram mais competências e engajamento para aumentarem sua produtividade e realizarem um trabalho de qualidade.Este é apenas um exemplo do que contar com uma parceira de confiança pode fazer por sua organização. Mas, melhor de tudo, é possível comprovar na prática o que a Ludos Pro pode fazer por suas equipes ao realizar uma avaliação gratuita com o sistema: saiba o que avaliar nos testes grátis de uma plataforma gamificada e comprove como nossa solução vai transformar a gestão de pessoas da sua empresa!