Como o Gráfico de Gantt ajuda no gerenciamento das empresas?

O diagrama de Gantt é uma ferramenta visual adotada pelo contexto corporativo para ilustrar o status e avanços das diferentes etapas de um projeto. Com ele, é possível listar tudo que precisa ser feito para executar um plano, dividir e atribuir atividades e estimar o tempo que será realizado.

Descubra neste artigo como usar o Gráfico de Gantt e organize melhor os projetos da sua empresa!

Uma empresa é feita de processos e tarefas. Do controle financeiro — anotando cada gasto e despesa — ao atendimento ao cliente, existe uma série de detalhes que precisam ser observados para que as operações funcionem da forma correta e gerem os resultados desejados. Muitas vezes, as organizações adotam ferramentas diversas para otimizar esse trabalho, agilizando certos procedimentos (geralmente manuais) e dando um impulso na produtividade. 

Mesmo as ferramentas mais simples fazem toda a diferença na gestão de um negócio, ajudando a organizar as demandas, informações e ideias e facilitando a vida dos profissionais envolvidos. Não é à toa que métodos descomplicados como o Kanban são tão adotados, seja na vida profissional como pessoal.  

E uma das ferramentas mais conhecidas e usadas é o Gráfico de Gantt. Também chamado de Diagrama de Gantt, ele é uma representação visual que ajuda no acompanhamento das tarefas de um projeto, permitindo com que os profissionais vejam o andamento e a conclusão de cada atividade. 

Como o nome indica, essa ferramenta forma o desenho de um gráfico ou diagrama: no eixo vertical fica a lista de tarefas que devem ser realizadas; enquanto no eixo horizontal fica o cronograma dessas atividades. 

Na prática, o desenho fica assim:

Assim, forma-se uma planilha simples, mas que ajuda bastante as lideranças e funcionários a listar todas as demandas que possuem e organizá-las em um formato que facilita a visualização e entendimento das informações e prioridades. Assim, basicamente é desenhado um cronograma das atividades, mas também é possível adicionar outros detalhes como: data de início e fim; a dependência entre as tarefas; marcos envolvidos e os responsáveis pelas ações. 

Essa ferramenta foi criada por Henry Gantt no século XX, mas ela passou por adaptações e continua relevante até os dias atuais. Por mais básica que pareça ser, existe uma série de impactos positivos que adotar o Gráfico de Gantt em uma equipe pode gerar. 

Não é à toa que essa ferramenta continua sendo adotada mesmo décadas após a sua criação. Existem vários motivos para usar esse método, seja na empresa ou para demandas particularidades:

Enquanto há algumas ferramentas de produtividade e organização de projetos complexas, que podem acabar complicando e desencorajando os usuários, o Gráfico de Gantt é um método simples e fácil de ser adotado para qualquer projeto ou demanda. Não é preciso maiores preparos ou sistemas sofisticados para aplicar esse método: uma planilha e boa vontade já dão conta do recado. 

Dessa forma, essa ferramenta é bastante acessível — tanto para que pessoas diferentes usem-na no dia a dia ou para que empresas evitem investir tempo, esforços e recursos indispensáveis nessa estratégia. 

A simplicidade do método também ajuda a tornar a comunicação mais clara, afinal, é difícil alguém ter problemas para entender as informações que estão dispostas no gráfico/diagrama. Em vez de dúvidas e equívocos, os dados estão postos de forma transparente e acessível, evitando ruídos na comunicação. 

Isso é ainda mais importante quando os projetos são feitos de forma coletiva, onde uma informação que passou batido pode fazer toda a diferença nos resultados alcançados (e no clima interno na organização e departamento). 

Nesse sentido, o uso de ferramentas simples como o Gráfico de Gantt pode contribuir para melhorar a comunicação e a sinergia na equipe. Os problemas nos fluxos de informações podem gerar atritos na relação entre colegas e até com a liderança: usar métodos claros para fortalecer essa dinâmica é fundamental para evitar desgastes que irão prejudicar o clima organizacional, produtividade e qualidade do serviço. 

O maior benefício desta ferramenta é ajudar na organização das tarefas dos projetos. A falta de controle pode acarretar diversos problemas: perda de prazos; perda de informações importantes; ruídos na comunicação com a equipe; retrabalho; conflitos; entre outros. 

Assim, em vez de ter que lidar com mais desafios ao realizar as atividades — além dos habituais de qualquer empresa e ação —, facilita-se a vida das lideranças e colaboradores ao implementar ferramentas de organização, comunicação e gerenciamento de projetos. 

Manter uma empresa não é algo barato. Por isso, quando possível, é interessante adotar ferramentas que sejam mais econômicas ou desenvolver processos para reduzir despesas. 

O Gráfico de Gantt é uma solução que demanda um baixo investimento: pode-se criar esse controle em uma planilha, roadmap ou adquirir softwares específicos para tornar essa operação ainda mais automatizada. Comparado a outras ideias, os gastos para implementá-lo não são tão expressivos. 

Todos esses e outros motivos tornam o Diagrama de Gantt uma opção interessante para empresas de todos os portes e segmentos de mercado, ajudando a facilitar o gerenciamento dos mais variados projetos e tarefas. 

Por isso, é importante que as organizações estejam atentas a outras ferramentas que possam gerar ainda mais benefícios no seu dia a dia. Alguns desses impactos positivos são: ajudar a otimizar processos; organizar tarefas; melhorar o fluxo de informações; aprimorar a experiência do cliente; engajar colaboradores; aumentar a produtividade, qualidade e resultados do negócio, entre tantos outros. 

As ferramentas certas podem contribuir para transformar o desempenho de um setor e da empresa inteira. Porém, sempre sobra aquela dúvida: em quais estratégias investir? Quais soluções adquirir para não acabar desperdiçando tempo, recursos e esforços em ações ineficientes?

Confira o artigo Produtividade e tecnologia: uma relação estratégica e necessária e conheça algumas ferramentas que podem fortalecer o desempenho do seu negócio!