6 Passos para desenvolver um organograma para sua empresa

O organograma empresarial é uma representação visual da estrutura organizacional de uma corporação que, de modo geral, é desenvolvido para descrever hierarquias, áreas, departamentos e funções de uma empresa, sendo um método estratégico que ajuda nas relações da instituição.

A cada dia, as organizações buscam maneiras de tornar lógica e harmônica sua rotina, de modo que tudo fique definida e funcional, pois a organização empresarial é uma das chaves para o sucesso.

Visto que o organograma empresarial delimita os cargos e relaciona linhas de hierarquias adotadas, ele se torna uma ferramenta bastante funcional para empresas que querem adotar medidas de estruturação e melhorar o fluxo de comunicação. 

Se você está nessa fase de mapear a estrutura de sua empresa, neste artigo você vai descobrir quais são os passos que deve seguir para criar o seu próprio organograma empresarial de modo certeiro.

A funcionalidade do organograma empresarial

O organograma empresarial apresenta diversas funcionalidades para a empresa. Através dele é possível delegar poderes e estabelecer responsabilidades que diretores, gerentes e supervisores terão.

É uma ferramenta que facilita a visão do funcionamento da organização, melhorando as inter-relações entre setores uma vez que ajuda os funcionários a se situarem sobre suas equipes, além de ser um auxílio para a consulta de nomes e funções dos demais profissionais que atuam na empresa, ação que melhora a administração e o relacionamento. 

Através do organograma também é possível delimitar as posições e relações nas quais cada colaborador está inserido, de modo que se alguém ultrapassar sua posição, é possível questionar tal atitude e, ainda, exigir resultados que tal profissional deve possuir.

Outra possibilidade que o organograma dispõe é o de facilitar na compreensão de níveis hierárquicos existentes; quem ocupa tais cargos e como essas pessoas se relacionam dentro da infraestrutura da empresa, facilitando na reestruturação e no processo de rotatividade interna.

Sua importância para a organização

Em geral, o organograma empresarial é de fundamental importância para a corporação que quer manter a estrutura empresarial organizada, clara e acessível para todos os colaboradores; ação que facilita na tomada de decisões, alinhamento de visão, reestruturação da infraestrutura, análise do funcionamento da empresa e mais, sendo de utilidade tanto para os colaboradores quanto para os donos da organização.

Como desenvolver um organograma?

1. Faça uma pesquisa

A primeira etapa para construir um organograma deve ser a de mapear os cargos, equipes e pessoas que atuam em sua instituição, para isso, você pode utilizar um questionário on-line solicitando que todos os colaboradores preencham as principais informações que um organograma empresarial deve possuir. Se você já dispõe de informações sobre o fit cultural dos candidatos, esse processo torna-se ainda mais fácil.

• Nome;
• Departamento (vendas e marketing, contabilidade);
• Função ou cargo (supervisor, operador de telemarketing);
• Telefone/Ramal (residencial ou celular);
• E-mail;
• Foto.

2. Identifique as hierarquias

A partir dos dados coletados, agora você deve identificar a quantidade e quais são as estruturas de cargos da empresa, especificando o nível de hierarquia entre eles. Essas informações te darão um norte quanto ao tamanho e como melhor ficaria à disposição do seu organograma.

3. Selecione o modelo de organograma

Há diversos modelos de organograma que você pode utilizar e a escolha deve se basear no foco que você deseja dar, lembrando sempre que a função de um organograma empresarial é representar visualmente o funcionamento de sua empresa. 

Você pode decidir qual modelo melhor se adequa comparando com a cultura empresarial que sua organização possui, pois ela mostra como funciona a relação de poder em sua empresa, se é mais tradicional, flexível ou outro.

• Clássico: é o modelo vertical em que o presidente ou CEO fica no topo da pirâmide, abaixo seguem os diretores e logo após os gerentes e suas equipes.

• Horizontal: nesta versão, a principal organização também é feita por meio das posições hierarquias, mas diferente do modelo clássico este não é realizado de cima para baixo e sim pela lateral, dando menos ênfase nas relações de poder.

• Circular: esse formato acentua a relevância do trabalho em equipe porque expõe os cargos lado a lado, no formato de círculo. No centro é possível encontrar o presidente ou o CEO e os demais são localizados nas extremidades da figura.

• Setorial: outro modelo que lembra o tradicional, mas este dá destaque a um setor específico da empresa, sendo funcional para empresas de grande porte e que já contam com times grandes e bem estruturados.

• Matriz: um organograma para ser utilizado em projetos específicos porque mostra quais setores irão trabalhar em um mesmo projeto e a quem prestarão contas.

4. Escolha o programa para criar seu organograma

Agora que você já tem tudo mapeado chegou o momento de tornar o organograma real, escolhendo qual programa vai utilizar para fazê-lo. Ao contrário do que deva pensar, para criar um organograma empresarial você não precisa de um programa específico – apesar de terem algumas ferramentas de RH específicas -, mas o gráfico pode ser feito em programas comuns, como Word, Powerpoint e Excel.

5. Valide as informações

Tudo pronto é o momento de validar as informações, expondo um rascunho aos líderes que analisarão se os detalhes mencionados estão corretos: como os dados dos funcionários e se as hierarquias estão distribuídas de forma adequada. Somente após essa etapa você deve oficializar o documento e compartilhá-lo para os demais colaboradores.

6. Mantenha o documento atualizado

A empresa é um organismo vivo, ou seja, sofre constantes mudanças (contratações, demissões, mudanças de cargo, entre outros) e estas devem ser compartilhadas no organograma, pois de nada adianta possuir um documento desatualizado. 

É papel do setor de recursos humanos estratégico desempenhar tal função, atualizando-o sempre que necessário. Dispor de um documento digital facilita neste processo, visto que é só abrir e editar as mudanças que ocorreram.
Outra maneira de implementar uma visão mais estratégica no ambiente de trabalho é definindo e analisando métricas de RH, pois elas podem especificar como a empresa tem atuado e quais pontos podem melhorar. Se você tem interesse sobre o assunto, confira o artigo: Descubra como definir métricas de RH eficientes.