Otimize as horas do seu dia com o método GTD (Getting Things Done)

O método GTD (Getting Things Done)  é uma ferramenta de produtividade que pode ajudar a melhorar o desempenho da equipe. Saber organizar o tempo é fundamental para administrar todas as tarefas pendentes, realizando mais e com melhor qualidade. 

Apesar de ser uma prática individual, os líderes e RH podem auxiliar os funcionários a adotar essa ferramenta e, assim, tornar as equipes mais produtivas. Descubra neste artigo como melhorar a produtividade dos colaboradores com o método GTD e aumente os resultados da sua empresa!

Método GTD: tempo e produtividade

Todo mundo tem 24 horas para resolver as pendências do dia a dia. Porém todo mundo já desejou ter mais tempo para realizar uma tarefa (ou várias) a mais. Isso acontece tanto na vida pessoal quanto profissional. 

Enquanto não temos o poder de aumentar as horas do dia ou da semana, nem de congelar o relógio, há uma solução para este problema: aprender a aproveitar melhor o tempo disponível!

E uma ferramenta que pode ajudar nesse sentido é o método GTD (Getting Things Done, em inglês). Ela foi criada pelo norte-americano David Allen, um consultor e coach executivo da área de produtividade com mais de 35 anos de experiência, que a desenvolveu em seu livro A Arte de Fazer Acontecer. 

O método GTD pode ser usado tanto para organizar a vida pessoal quanto as rotinas profissionais, com o objetivo de melhorar o desempenho e capacidade de inovação das pessoas. A ferramenta trabalha no sentido de diminuir o sentimento de sobrecarga e fortalecer seu foco, claridade e confiança.

Assim, em vez de ser prejudicado pela ansiedade de cumprir todas as obrigações e acabar com a sensação de não ter feito tanto quanto gostaria, com a ferramenta as pessoas conseguem organizar suas tarefas e prioridades, aproveitando melhor o tempo disponível. 

O método GTD não é uma fórmula mágica, sim uma solução realista para a resolver as pendências do dia a dia. Afinal, é uma metodologia simples e fácil de ser adotada tanto na vida pessoal, quanto no ambiente corporativo.

A dificuldade de lidar com o tempo e as tarefas cotidianas da função prejudica a produtividade dos funcionários e, consequentemente, o desempenho da empresa. Por isso é interesse dos líderes e RH que os colaboradores consigam cumprir suas atividades, estimulando a organização e produção. 

Nesse sentido, o método GTD — junto com outras estratégias — pode ser um grande aliado para aumentar a produtividade dos colaboradores. 

Como adotar o método GTD na empresa?

A ferramenta Getting Things Done consiste em 5 passos:

1- Capturar

2- Esclarecer

3- Organizar

4- Refletir 

5 Engajar

Vamos entender como cada um funciona?

1- Capturar ou Coletar

O primeiro passo para organizar suas tarefas é tirá-las na cabeça e listá-las em algum lugar. É preciso escrever, gravar em áudio ou registrar de alguma forma tudo o que você precisa fazer no dia, além de ideias, projetos, insights, obrigações e outras questões que precisam da sua atenção. 

A ideia é realmente transpor da sua mente para algum meio físico uma lista de tudo que seja relevante. Algumas pessoas gostam de anotar manualmente, outras de registrar no computador ou usar aplicativos de produtividade, e até gravar lembretes em mensagens de voz: por isso a ferramenta deve ser aquela que o colaborador mais se sentir confortável de usar. 

Desta forma, será mais fácil visualizar as atividades que deverão ser cumpridas e diminuirá a sensação de ter um bilhão de coisas para se fazer. 

2- Esclarecer ou Processar 

Agora é a hora de fazer a triagem de tudo que foi escrito na lista. Deve-se dividir em várias categorias: coisas que dependem de sua ação ou não; obrigações que precisam ser resolvidas logo; tarefas que não tem prazo; etc. 

Assim a pessoa consegue visualizar melhor as prioridades e as pendências que poderão ser adiadas para momentos mais oportunos. 

Quando a obrigação for um processo longo (mudar o site da empresa, por exemplo), é mais fácil fazer dela um projeto com tarefas menores: como pesquisar referências; criar uma nova identidade visual; definir um esboço; entre outros passos. Assim, esta pendência não parecerá tão grande. 

3- Organizar 

Após esta triagem, deve-se separar cada tarefa em seu contexto — como trabalho, vida pessoal, etc. Nesse momento pode-se avaliar quais são as prioridades e quais atividades poderão ser realizadas em paralelo, aproveitando melhor o tempo.

Desta forma, fica mais claro o que deve ser executado logo, aquilo que irá gerar mais valor para a empresa e o que poderá ser postergado. 

Lembrando: há uma grande diferença entre o que é urgente e importante. Pense nisso antes de colocar algo como prioridade ou não. 

4- Revisar

Todo processo precisa ser reavaliado para saber se está tudo certo. E não é diferente no caso do método GTD: é preciso revisar a lista inteira, verificando se cada item confere e se não há mudanças nas prioridades e ordens de tarefas a serem cumpridas. 

Neste caso também é preciso pensar — das ações prioritárias, quais a pessoa tem mais tempo e energia para realizar? Não adianta encaixar uma obrigação grande em apenas 15 minutos ou quando o colaborador já está mental ou fisicamente exausto: nessas condições ele não irá render tanto quanto gostaria.  

5- Engajar

Agora é a hora de agir. O funcionário deve se concentrar nas tarefas que consegue realizar com a energia e tempo que tem disponíveis, focando em completar cada uma por sua vez. 

Como todos os processos estão bem definidos, não será preciso se preocupar em organizar mais nada, dedicando-se apenas a execução das atividades. 

Simples e prático, não? Adotar o método GTD pode contribuir para otimizar o tempo dos seus colaboradores e ajudá-los a produzir mais, e com maior qualidade. Desta forma não só irá beneficiá-los, ao reduzir seu estresse e valorizar seu trabalho, como a empresa irá ganhar em produtividade e excelência. 

Porém, não adianta nada ter as melhores ferramentas de gestão de tempo se os seus colaboradores não se sentirem motivados o suficiente para se dedicar a empresa — e não, isso não significa apenas recompensá-los financeiramente.

Vários elementos ajudam ou diminuem o ânimo da equipe e acabam influenciando em seu trabalho. Resolva este problema com as dicas do nosso artigo Aumente a motivação no trabalho, melhore a produtividade!