Orçamento Base Zero: o que é e por que utilizá-lo?

Orçamento Base Zero (OBZ) é uma técnica usada pelas organizações na criação do planejamento orçamentário referente a um determinado período, a partir de uma base zerada. Isso significa que ele ignora as receitas, custos, despesas e investimentos dos anos anteriores (compreendida como Base Histórica).

Essa ferramenta é aderida por empresas que querem controlar o orçamento e diminuir custos, pois não considera os gastos de períodos anteriores e, portanto, não os repetem, ação que, normalmente, acaba gerando um orçamento maior do que deveria, atrapalhando a estratégia uma vez criada pela organização.

O que você vai ver neste artigo:

• O que é um Orçamento Base Zero?
• Como funciona o Orçamento Base Zero?
• Por que utilizar o Orçamento Base Zero?
• Vantagens de Orçamento Base Zero
• Desvantagens do Orçamento Base Zero

Quer entender melhor como funciona o Orçamento Base Zero e porque ele pode ajudar a sua empresa a diminuir os custos? Neste artigo, você irá se aprofundar na temática e conseguir entender, de uma vez por todas, como as demais instituições empresariais o utilizam.

O que é um Orçamento Base Zero?

Normalmente quando uma empresa precisa criar um planejamento orçamentário, ela se utiliza de dados anteriores para fazer comparação. Isso significa que ela acessa toda a base histórica da empresa, normalmente do ano anterior ou dos cinco últimos anos, para definir o planejamento orçamentário da vez.

A metodologia Orçamento Base Zero – como nome já dá a entender – propõe uma maneira diferente da tradicional para definir o que precisa ser estabelecido, ela não considera as receitas, custos, despesas e investimentos dos anos que se precederam.

Através deste novo olhar que a ferramenta propõe, os gestores passam a ter melhores condições para organizar e controlar os gastos que a empresa possui, exterminando a ocorrência de folgas no orçamento (também compreendida como “gorduras”) e gerando condições para que o executivo da empresa tenha componentes mais concretos para analisar as solicitações exigidas para o próximo período.

Como funciona o Orçamento Base Zero?

Quando a empresa opta por utilizar a metodologia de Orçamento Base Zero, o gestor financeiro da organização passa a fazer um orçamento individual para cada centro de custo. 

Ou seja, durante o período de elaboração do orçamento, cada departamento disposto na empresa é separado em um centro de custo e são especificados quais os gastos previstos para cada um deles.

A partir dessas ações, a empresa consegue diminuir a ocorrência de desperdícios ou de investimento desnecessários e, até mesmo, identificar quais atividades tem mais aderência com a estratégia atual da empresa.

Em outras palavras, os gestores analisam e avaliam possíveis excessos e o que verdadeiramente é necessidade para o momento atual da empresa e que justifique a necessidade de gastos. 

Sendo este o principal objetivo do Orçamento Base Zero: diminuir custos, alocar recursos de acordo com os objetivos e metas atuais da empresa e avaliar os gastos de maneira cuidadosa.

O Orçamento Base Zero possui duas bases: a primeira é que um orçamento precisa assegurar a sobrevivência da organização, independente do cenário (bom ou ruim); a segunda é que o valor total de gastos fixos deve estar próximo a margem de contribuição das empresas, isso considerando a pior situação possível.

Por que utilizar o Orçamento Base Zero?

No orçamento tradicional, o gestor, ao projetar o plano orçamentário, analisa os orçamentos passados para tentar prever o futuro com base nas projeções e estudos realizados. 

Porém neste método são considerados fatos isolados, circunstâncias que aconteceram apenas uma vez e não podem ser implementadas em todos os orçamentos, visto que não ocorrem sempre.

Como o Orçamento Base Zero não considera nenhuma informação anterior que a empresa possa dispor e exige detalhamento sobre os gastos, ele possibilita que a organização economize e saiba identificar quais locais precisam de maiores investimentos e quais não.

Vantagens de Orçamento Base Zero

A vantagem que mais se ressalta quando se trata em utilizar o Orçamento Base Zero para planejar o orçamento de uma empresa, é conseguir identificar despesas e custos supérfluos. 

Pela necessidade em realizar o orçamento do zero, o gestor financeiro acaba analisando cada custo e despesa de forma detalhada, eliminando o que não é necessário e redirecionando o orçamento em outros pontos em que a organização deseja focar no momento que se encontra.

Além disso, o Orçamento Base Zero amplia a visão estratégica de todos os gestores da empresa, porque cada gestor passa a entender melhor quais são os planos macro da organização para, assim, criar planos departamentais e diagnosticar o orçamento que precisará dispor para colocá-los em prática.

Mas estes não são os únicos benefícios que o Orçamento Base Zero pode gerar para uma empresa, ele ainda:

• Possibilita alocação dos recursos de forma mais eficiente;
• Permite detectar orçamentos inflados;
• Elimina procedimentos que não acrescentam valor para a organização;
• Melhora a motivação dos gestores por gerar mais autonomia e responsabilidade por meio da tomada de decisões; e
• Melhora a comunicação da empresa.

Desvantagens do Orçamento Base Zero

Por não levar em consideração as informações orçamentárias dos anos anteriores, a organização precisa dedicar mais tempo para realizar o planejamento orçamentário, demandando envolvimento de todos os gestores de departamento da empresa.

No geral, os principais desafios que a empresa poderá enfrentar para realizar o Orçamento Base Zero e permitir que o budget no orçamento continue, são:

• Investir mais tempo para a realização do orçamento, se comparado ao consumo de tempo do orçamento tradicional;
• Demandar mais dedicação dos gestores que precisam justificar cada item do orçamento;
• Os gestores precisam ser preparados para aprenderem a desenvolver um Orçamento Base Zero;
• Requer confiança por parte da direção com relação às necessidades que os gestores diagnosticaram dispor; e
• Precisa dispor de uma ferramenta de gestão orçamentária adequada.

Como você deve ter percebido, não basta determinar que a partir de hoje sua organização irá mudar a forma de desenvolver o orçamento, é preciso preparar os gestores para que eles entendam o que é um Orçamento Base Zero e como fazê-lo.

Portanto, se a partir deste artigo você definiu que uma das estratégias que sua empresa adotará para reduzir custos é mudando a forma de planejar distribuir seu recurso financeiro, então o próximo passo que deve dar é com relação em preparar os profissionais, mais precisamente os gestores. 
Para isso, você pode optar em realizar um treinamento empresarial. Se você tem interesse em saber mais a respeito, confira o artigo: “5 Treinamentos empresariais inovadores para você conhecer!”.