Business Case é um documento criado no início de um projeto empresarial que tem como objetivo trazer dados importantes para a tomada de decisão de uma empresa. Ele pode ser utilizado para diversos fins: defender uma ideia, implementar novas ferramentas e processos em um setor ou na instituição como um todo.
Hoje em dia tornou- se um hábito de sobrevivência investir em projetos com iniciativas voltadas à inovação, realocações de fábrica, produtos e serviços focados em resolver problemas do consumidor, tecnologia fiscal, educação corporativa, entre outros.
O que você vai ver neste artigo:
Mas para fazer a escolha certa, a empresa precisa se basear em informações concretas e claras a respeito da ideia, é preciso ter certeza de quais serão os benefícios que ela terá ao final do projeto, por exemplo. Por isso que não basta somente incentivar essas práticas no âmbito empresarial, é preciso indicar maneiras de se fazer isso e o business care é uma ferramenta que pode auxiliar nesse processo.
Neste artigo você verá:
- O que é business case?
- Por que criar um business case?
- Qual o objetivo de um business case?
- O Conteúdo do business case
- Como utilizar o business case
Então se está em busca de uma solução que incentive a criação de projetos e os torne cada vez mais claros, poupando assim seu tempo para analisar e aprovar as ideias, é só continuar com a leitura deste artigo.
O que é business case?
O business case é um documento desenvolvido com objetivo de vender uma ideia de um novo projeto, de novos processos ou de um investimento. Ele é destinado para a alta diretoria de uma empresa. Geralmente, esse material é apresentado ao gestor de um setor, ao diretor e pode alcançar o CEO da empresa.
Ele serve como uma ferramenta que auxilia na tomada de decisões porque contém informações relevantes sobre a ideia desenvolvida. Nele, o autor do documento especifica um problema que a empresa vem enfrentando e propõe uma solução para ele.
Em outras palavras, o business case é uma apresentação que revela de forma precisa a ideia que a pessoa teve para sanar determinado problema e os motivos pelos quais os gestores devem aprová-la.
Um business case efetivo explora aspectos como: apresentação, contém indicadores relevantes e, ainda, storytelling para cativar e convencer as pessoas responsáveis por aprovar ou não as ideias.
Basicamente, ele é uma versão que fornece uma visão superficial e resumida do projeto verdadeiro, para que o Comitê Diretor do Projeto possa avaliar sua relevância para a organização.
Por que criar um business case?
Adotar ao business case na empresa é uma maneira de utilizar uma abordagem disciplinada para avaliar as oportunidades, os riscos e as alternativas propostas, bem como o investimento necessário para implementar aquela ideia na empresa.
A partir do momento que o idealizador da ideia investe tempo para criar um business case sólido, a proposta que chega até a mesa dos gestores e diretores passa a ser muito mais informativa, o que aumentará as chances de o projeto ser aprovado, implementado e, de fato, gerar o resultado que se espera.
Para que serve um business case?
Tudo que esteja relacionado a investimento e utilização de recursos de uma empresa precisa de mais informações do que somente uma ideia, é necessária uma boa argumentação do que porque seria benéfico investir tempo e dinheiro em tal projeto.
Por isso que adotar um documento padrão, que estabeleça quais informações mínimas o criador do projeto precisa compartilhar com a empresa, é uma alternativa para facilitar todo esse processo de análise e decisão.
Inclusive é possível comparar o business case ao “pitch”, porém ele é mais mais rico em detalhes, mas explana o projeto de forma contextualizada, por isso que também pode ser aderido por qualquer tipo de negócio (pequenos ou grandes, de esfera pública ou privada) que busca desenvolvimento, crescimento e melhorar os processos internos.
O que deve ter um business case?
O conteúdo do business se resume em:
- Razões: São as justificativas que levaram ao autor a realizar o projeto, ou seja o problema que o motivou a criar tal alternativa de solução. É necessário que essa informação esteja alinhada ao objetivo estratégico da empresa. Exemplo: falta de leads, problema este que impacta no crescimento da empresa e diminui as chances de aumentar o faturamento do ano em 20%.
- Benefícios: Destinado para especificar cada tipo de benefício que a solução proposta irá gerar. Ele é apresentado de forma mensurável, como detalhado acima “aumentar as vendas em 20% no próximo ano”.
- Contra-benefícios esperados: É um resultado negativo, como uma aplicação de vendas que precisa ser trabalhada.
- Prazos: São as datas de começo e fim do projeto, também uma previsão de quando a empresa conseguirá ver os resultados do projeto.
- Custos: São os gastos que o projeto irá gerar para empresa. São mencionados aqui os valores das manutenções que permitirão que o projeto continue ativo.
- Análise de Investimentos: Métricas como ROI, análise de custo-benefício, entre outras.
- Riscos: O resumo de riscos que a empresa pode enfrentar ao implementar tal projeto.
Como utilizar o business case?
O business case pode ser usado por qualquer setor empresarial para conseguir aprovação financeira de gestores, diretores e/ou CEO da empresa de algum novo projeto, investimento ou ferramentas e processos.
O setor de Marketing, por exemplo, pode usar um business case para provar a importância de investir em um novo sistema para fazer pesquisa de mercado e coleta de dados para traçar informações com inteligência artificial e fazer estratégias de marketing mais efetivas para o público-alvo.
No documento, o criador da proposta irá evidenciar qual é o problema atual relacionado ao tema — por exemplo, a falta de otimização na coleta de dados de público-alvo —, o motivo que justifica investir nisso e qual é a melhor solução disponibilizada pelo mercado.
Mas também é possível utilizar o business case para o RH, por exemplo, apresentar porque é importante a empresa investir em determinado programa de treinamento e desenvolvimento de funcionários do setor x.
Imagine que sua empresa possua 15 ideias de novos projetos de 6 departamentos diferentes. Com orçamento limitado não é possível aprovar tudo o que se chega à mesa, então faz-se necessário avaliar as propostas realmente viáveis considerando orçamento, solução e se o projeto está alinhado às direções estratégicas. A partir do business case, a instituição consegue escolher quais projetos são viáveis e quais não.
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Perguntas Frequentes:
O business case é um documento desenvolvido com objetivo de vender uma ideia de um novo projeto, de novos processos ou de um investimento. Ele é destinado para a alta diretoria de uma empresa.
Adotar ao business case na empresa é uma maneira de utilizar uma abordagem disciplinada para avaliar as oportunidades, os riscos e as alternativas propostas, bem como o investimento necessário para implementar aquela ideia na empresa.
