Como fazer uma reunião corporativa rápida e produtiva?

Como fazer uma reunião produtiva e rápida é o dilema de muitas empresas, principalmente as que gastam várias horas do expediente de trabalho com inúmeras reuniões para validação de projetos por diferentes áreas.

De fato, definitivamente, não é a quantidade de horas que determina a produtividade de uma reunião, mas o fato de ter chegado ao objetivo central dela, e há algumas características que você pode se atentar para alcançar esse propósito.

Se você tem interesse em descobrir como fazer suas reuniões corporativas mais produtivas e rápidas, então confira este artigo com diversas dicas práticas para você adaptar em sua organização e parar de perder tempo de uma vez por todas.

Existe a necessidade de realizar uma reunião?

Nos dias atuais é possível contar com uma série de ferramentas de comunicação assíncronas para discutir alguma questão, como o WhatsApp, Telegram, Slack, Microsoft Teams e o próprio e-mail (já muito utilizado pelas corporações). 

Em algumas dessas, você até consegue criar um grupo com todos os envolvidos, de modo que consiga compartilhar com todos os documentos, vídeos, áudios e qualquer outro material que desejar, sem necessariamente determinar um momento específico para isso.

Se ainda assim, você considera que tais questões devam ser levadas a uma reunião, então confira algumas dicas práticas para torná-la mais produtiva e rápida.

Tenha claro seus objetivos com a reunião

Você só consegue identificar que sua reunião foi produtiva se souber qual o objetivo pretendido: definir métricas de vendas para o mês, estabelecer novas propostas de treinamento (como os jogos corporativos), criar estratégia de marketing para o próximo produto/serviço. Sendo assim, é fundamental que você disponha de um objetivo e deixe claro para sua equipe qual é.

Há algumas perguntas que você pode se basear na hora de alinhar suas metas para a reunião:

• Qual problemática preciso resolver?
• Quais pontos quero discutir nessa reunião?
• Quais resultados e ações eu desejo ter claro ao fim dela?

Estabeleça uma pauta dos assuntos a serem tratados

É normal querer aproveitar o momento em que todos estão reunidos para discutir tudo o que precisa ser resolvido, pois é uma maneira de otimizar o tempo, mas a tendência de estabelecer diversos objetivos para uma só reunião, é de torná-la sem foco, dispersa do objetivo principal.

Portanto, se você quer que sua reunião seja produtiva e rápida, não estabeleça muitos objetivos, principalmente se eles não estão nada relacionados com o intuito principal.

Além de definir os objetivos de tal encontro, crie uma pauta com cada tópico que deva ser abordado e tente seguir à risca o documento no momento da reunião, evitando que sejam discutidos problemas não indicados na pauta inicial. Caso seja possível, reserve um tempo ao final dela para isso, mas primeiro garanta que sua equipe alcance o objetivo chave da reunião.

É interessante que você disponibilize antes da data marcada essa pauta para os integrantes da reunião, pois assim eles terão acesso a um pequeno resumo dos objetivos e assuntos a serem discutidos. Essa ação é uma maneira de tornar a reunião mais produtiva e rápida, visto que a equipe já poderá se preparar e pensar em possíveis soluções.

Determine um tempo para cada tópico da pauta

É comum que alguns temas exijam mais tempo de discussão que outros, estendendo-se e tornando a reunião mais longa do que deveria ou fazendo com que outras temáticas sejam deixadas de lado. Para evitar que isso aconteça, organize-os conforme ordem de prioridade, começando pelos mais relevantes e seguindo com os demais.

Procure também estabelecer um tempo para discutir cada tópico da pauta, caso ele não seja resolvido no período estabelecido, avalie se não seria mais estratégico passar para os demais assuntos e marcar um outro encontro para falar exclusivamente deste problema.

Selecione os participantes certos

Ao definir a pauta da reunião, selecione os colaboradores mais indicados para abordar cada assunto. Leve em consideração o conhecimento, a capacidade e a experiência para saber se de fato ele poderá contribuir com os temas que serão discutidos, pense qual seria o papel de cada um nesse encontro, assim conseguirá perceber melhor quais são as pessoas certas e quais não. Aqueles que não estiverem envolvidos de alguma forma com o projeto, não devem estar presentes na discussão.

Elimine distrações

O ambiente escolhido para a reunião deve estar livre de distrações, celulares e notebooks para uso pessoal então não são uma opção nessa ocasião. Mas você não deve se preocupar apenas com os aparelhos eletrônicos, o local reservado para a reunião também pode ser fonte de distração. 

Busque um ambiente silencioso, onde a equipe não possa ver a movimentação externa. Se você não dispor de nenhum ambiente mais fechado, considere alugar um ambiente que fornece o local tranquilo que você precisa.

Disponha de todas as ferramentas necessárias

Outra circunstância que impede e muito que uma reunião corporativa seja produtiva e rápida é não dispor de todas as ferramentas necessárias para realizá-la. 

Certamente você já deve ter presenciado uma situação em que falta cabo para espelhar a tela do notebook no telão, o áudio não funciona, o pen drive não é reconhecido, e apesar de parecerem problemas mínimos, quase sempre eles roubam um tempo considerável.

Então certifique-se de que tudo o que você precisa, está na sala e que as ferramentas estão funcionando de forma correta, isso evita distrações e interrupções desnecessárias.

Defina um plano de ação

Quase sempre o objetivo de uma reunião é resolver algum problema e a solução normalmente requer que algumas ações e tarefas sejam colocadas em prática. Por isso, é fundamental que você saia da reunião com um plano de ação contendo as atividades que deverão ser feitas, seus respectivos responsáveis e prazos pré-estabelecidos.

Assim como é importante saber como fazer uma reunião corporativa produtiva e rápida também é crucial saber como tornar sua equipe produtiva, de modo que ela consiga corresponder com as demandas que a empresa requer, para isso você precisa conhecer como que funciona psicologia de aprendizagem de seus colaboradores. Quer saber sobre o assunto? Confira: Entenda como a psicologia de aprendizagem para adultos norteia a formação nas empresas.