Como fazer o gerenciamento de tempo trabalhando home office

Uma das maiores dificuldades de quem trabalha em home office é o gerenciamento de tempo. Essa questão pode prejudicar a produtividade dos profissionais e seu desempenho para a empresa — algo que nenhuma das duas partes quer.

Você ou os colaboradores da sua empresa estão trabalhando em home office? Descubra nesse artigo algumas dicas de gerenciamento de tempo para ser produtivo nesse modelo!

Home Office e Empresas: uma parceria tecnológica

Os avanços tecnológicos das últimas décadas trouxeram todo tipo de transformações a sociedade: da forma com que nos relacionados, consumimos e até trabalhamos. Nesse sentido, a popularização da internet permitiu que modelos como o home office, ou trabalho remoto, ganhassem cada vez mais espaço nas empresas e na vida das pessoas. 

O home office é um modelo de trabalho que pode trazer várias vantagens — tanto para os profissionais quanto para as organizações. Alguns benefícios de se implementar essa modalidade são:

• Flexibilização da jornada de trabalho;
• Redução do estresse dos profissionais, ao evitar os problemas envolvendo o deslocamento até a empresa;
• Redução de gastos do deslocamento — para o profissional e empresa;
• Otimização do tempo;
• Aumento da motivação e engajamento;
• Ajuda na atração e retenção de talentos.

Claro, tudo tem suas vantagens e desafios. E, no caso do home office, o maior deles é o gerenciamento de tempo: como se manter produtivo e não desviar a atenção com as demandas da casa — como filhos, atividades domésticas, outras obrigações em geral — ou com tantas distrações?

Gerenciamento de Tempo no Home Office: como é possível?

Ser produtivo e saber gerenciar o tempo são desafios comuns a todos os trabalhadores. Porém, eles se tornam ainda mais pertinentes quando se atua em home office, com tantas formas de distração e sem a clássica rotina de trabalho para ajudar na sensação de organização.

Por isso, saber fazer o gerenciamento de tempo é fundamental para se manter produtivo e ter bons resultados com home office. Confira algumas dicas para resolver essa situação:

Defina horários

Uma dos primeiros passos para fazer um melhor gerenciamento do tempo é definir os horários — seja de trabalho, atividades domésticas e lazer. Deve-se estipular o momento de cada coisa, para evitar ter problemas de produtividade, saúde e organização.

Sem essa separação, fica difícil manejar as diferentes demandas da vida: em vez de terminar o trabalho, o profissional vai estender roupa, ou fica várias madrugadas resolvendo as pendências da empresa e se esquece do descanso e qualidade de vida. 

Defina os horários e busque seguí-los à risca. Isso parece uma dica batida, porém é bastante útil e difícil de ser adotada no dia a dia.  

Concentrar em uma tarefa de cada vez

A modernidade trouxe o mito do profissional multitarefa, que consegue resolver mil pendências ao mesmo tempo. Cuidado com esta noção! Essa postura pode contribuir para prejudicar a produtividade e qualidade do trabalho, ao desviar a atenção do profissional de finalizar cada obrigação e não conseguir se concentrar adequadamente nas suas funções (pensando no que mais deve ser feito).

Sempre defina o que deve ser realizado no dia, organizando as prioridades e urgências, e faça cada tarefa a sua vez. 

Fazer a triagem das tarefas

Seguindo a ideia do item anterior, é importante separar as obrigações em categorias: as urgentes; as prioritárias; as mais fáceis; as que podem ser feitas de forma “automática”; as mais difíceis; e as que exigem maior grau de estratégia e planejamento; entre outras.

Isso ajuda o profissional a saber organizar melhor a sua rotina de trabalho, dando conta daquilo que realmente é importante e sabendo aproveitar o seu tempo. Como realizar primeiro as tarefas mais exigentes quando se há mais tempo e energia, e depois a mais fáceis, por exemplo.

Defina prazos

Não dá para trabalhar sem saber quando as tarefas deverão ser finalizadas. Defina os prazos de cada atividade, dando até um espaço de folga caso haja algum imprevisto. Aproveite também para revisar a atividade antes da entrega e ver se está tudo certo.

Adote metodologias de produtividade

Fazer o gerenciamento de tempo é uma dificuldade enfrentada por milhões de pessoas. Não é à toa que diversas metodologias de produtividade foram desenvolvidas para ajudar os profissionais a priorizar, organizar e otimizar seu tempo para terem resultados melhores. 

Alguns desses métodos são famosos e práticos — como o GTD, Kanban e Pomodoro —, podendo ser adotados por diferentes tipos de pessoas devido sua facilidade e simplicidade.

Desta forma, pode-se usar metodologias práticas que ajudarão o profissional a organizar suas tarefas e otimizar o tempo de serviço. 

Usar softwares de produtividade

Além das metodologias, existem vários programas e plataformas voltadas a organização de tarefas de trabalho, que facilitam ainda mais a rotina. 

São várias opções — até com versões gratuitas — como o Trello, Pipefy e Runrun.it. Essas ferramentas podem ser adotadas para organizar as tarefas, projetos e realizar outras operações importantes para a rotina de trabalho, ajudando o profissional a visualizar melhor suas atividades, o progresso e produtividade do período.. 

Valorize o descanso

A vida não é só trabalho e, em excesso, ele pode até prejudicar o seu desempenho. Ter momentos de lazer é fundamental para ter energia para exercer sua função corretamente mais tarde. 

Aproveitar que se está em casa para passar mais tempo com a família e realizar atividades prazerosas é importante para o bem-estar, o que consequentemente contribui para um bom desempenho no trabalho. 

Saber descansar nos momentos certos é essencial para aproveitar melhor o tempo de trabalho. 

Recompensar o bom trabalho

A motivação é essencial para fazer um bom trabalho, pois é a energia que move o profissional a realizar atividades nem sempre tão prazerosas para alcançar um objetivo em específico. Às vezes um agrado aqui e acolá pode ajudar a manter o ânimo mesmo nos dias mais preguiçosos e difíceis. 

Busque promover formas de recompensa ao cumprir os prazos e realizar um bom trabalho. Por menores que sejam, elas irão contribuir para incentivar o progresso na rotina do dia a dia. 

Legal, não? Porém o home office é apenas o começo da implementação de projetos mais tecnológicos e modernos nas empresas. Saiba como aproveitar mais esses recursos no seu negócio com o nosso artigo Transformação digital: o que podemos esperar para 2020?