O que é e como fazer Onboarding Digital?

O Onboarding Digital é uma ótima opção para substituir o programa de integração presencial para os novos funcionários. Essa ferramenta ajuda a preparar os profissionais recém-contratados a assumirem suas funções e a se sentirem parte da equipe e da empresa, mesmo que eles estejam atuando de forma remota/home office.

Porém, algumas organizações não sabem como implementar esse processo em seu modelo online, perdendo a oportunidade de educar e engajar os novos colaboradores. Resolva esse problema: saiba como adotar o onboarding digital e fortaleça os talentos do seu negócio!

O programa de integração é uma estratégia fundamental para tornar os primeiros dias dos novos profissionais da empresa mais amigáveis e produtivos. Nesse período, é natural que os trabalhadores levem um tempo para se adaptar a rotina, funções, normas, equipe e cultura organizacional — facilitar esse processo ajuda a fortalecer o engajamento dos funcionários e a aumentar seus resultados e qualidade no serviço. 

Enquanto essa ação costuma ser associada a atividades presenciais, os profissionais que atuam em regime de trabalho remoto também precisam dessa capacitação, inclusive para reforçar o sentimento de pertencimento à organização que a distância pode tentar desgastar. 

Por isso que existe o onboarding digital: uma estratégia para preparar, orientar e acolher os novos colaboradores e que usa ferramentas eletrônicas para realizar as atividades de forma online. Assim, profissionais em home office ou em outras situações específicas podem participar desse programa e colher todos os benefícios dele.

No fim, ao adotar o onboarding digital a empresa ganha ao contar com colaboradores mais alinhados às necessidades do cargo, equipe e organização, além de conseguir reduzir índices negativos como o turnover, por exemplo. 

Apesar de ter os mesmos objetivos do programa de integração presencial, o onboarding digital tem algumas particularidades 

Primeiramente, é necessário contratar uma prestadora de serviços ou desenvolver internamente a plataforma e os conteúdos adotados nessa estratégia. Alguns materiais e informações usadas nas ações de integração presenciais podem ser adaptados para esse meio, no entanto, é fundamental saber como fazer esse processo da maneira correta: não adianta escanear várias apostilas e disponibilizá-las em vários arquivos Jpeg para os funcionários — essa ideia empobrece o onboarding e prejudica a experiência dos novos profissionais.

As plataformas e softwares oferecem uma série de recursos para enriquecer os processos de aprendizagem e de acolhimento aos recém-contratados. Pode-se adotar mecanismos como vídeos, podcasts, infográficos e gamificação, por exemplo, para valorizar a experiência dos participantes e aumentar o seu engajamento e aprendizagem ao longo do processo. 

No entanto, é importante se certificar que os profissionais têm os sistemas e equipamentos certos para participar das atividades antes de mais nada. Dessa forma, eles podem aproveitar o melhor de cada etapa e do processo como um todo, sem frustrações desnecessárias. 

Além disso, o RH e a empresa devem abraçar elementos fundamentais em qualquer estratégia, como o planejamento e o acompanhamento dos resultados. O ideal é que o onboarding seja preparado antes mesmo da contratação dos profissionais: inclusive, alguns conteúdos desse processo já devem ser incluídos durante o recrutamento e seleção, informando os candidatos sobre a cultura organizacional e as regras internas para que eles avaliem se a proposta se alinha com suas expectativas ou não. 

Assim como o modelo presencial, o programa de integração digital deve seguir os 4 pilares que formam um onboarding eficiente — também chamados de 4 Cs, de acordo com os termos em inglês. Cada um deles se refere a pontos essenciais que essa ação deve contemplar:

Todos os funcionários devem compreender suas responsabilidades, obrigações, direitos e expectativas referentes ao seu trabalho. Cada atribuição deve ser explicada de forma clara e objetiva, evitando confusões ou conflitos de perspectivas que iriam trazer atritos e problemas na rotina do dia a dia.  

Outra informação essencial para a rotina dos profissionais é entender as normas da empresa em que atuam: o que é ou não é permitido; políticas internas; códigos de ética e até mesmo os processos organizacionais são orientados nessa etapa. Dessa forma, uma série de conflitos e problemas são evitados ao alinhar as expectativas em relação a este pilar. 

Trabalhar a cultura organizacional também é algo fundamental no onboarding. Nessa etapa, deve-se educar os recém-contratados sobre a história da empresa, seus valores, missão, visão e outros elementos que façam parte desse conjunto.

Enquanto geralmente já se busca profissionais que tenham um perfil alinhado à identidade da organização, é importante reforçar essas qualidades para que elas sejam incorporadas ao trabalho cotidiano. 

Estimular o acolhimento do novato por seus colegas também é algo fundamental para um processo de integração de sucesso. Isso ajudará os novos profissionais e a própria equipe a desenvolverem relacionamentos saudáveis, de confiança, respeito e troca mútuas — assim, todo o departamento ganha ao ter um clima interno positivo e colaboradores motivados e engajados. 

Muitas vezes essa etapa é delegada à liderança do departamento do recém-contratado, especialmente devido os gestores estarem familiarizados com o perfil de cada funcionário para saber que ações promover para incentivar as relações interpessoais no grupo. 

Enquanto dominar esses 4 pilares é essencial para se realizar um onboarding eficiente, é preciso pensar em outras questões para tornar essa estratégia ainda mais bem sucedida — e um deles é decidir quais metodologias adotar nas atividades. 

Ainda mais ao usar plataformas e sistemas, o onboarding digital demanda a aplicação de ferramentas diversas para enriquecer os processos de aprendizagem. Entre tantas opções, a gamificação é uma alternativa inovadora e competente para oferecer um programa de integração engajador e produtivo. 

A gamificação é uma estratégia que pode ajudar a tornar o onboarding mais eficiente ao atrair e reter a atenção dos novos funcionários nas tarefas. Essa metodologia comprovadamente é capaz de melhorar os resultados de ações educativas ao oferecer uma experiência imersiva e interativa de aprendizagem. 

Nesse sentido, a gamificação pode ser aplicada em algumas atividades do onboarding digital para torná-las mais engajadoras, como a apresentação da história da empresa ou da cultura organizacional, por exemplo. Em vez de apenas relatar os fatos históricos, cria-se um storytelling envolvente e que promova os valores internos para sensibilizar os recém-contratados sobre esse pilar da estratégia de integração, além de usar estímulos para que eles interajam com o conteúdo.

Essa metodologia pode ser adaptada para diferentes ações, inclusive no programa de integração presencial. Descubra como adotar a gamificação no onboarding de funcionários e suba de nível nas capacitações da sua empresa!