Onboarding: O que é, como fazer e quais as melhores práticas

Processo onboarding é toda prática relacionada ao processo de integração de novos colaboradores na empresa. Ele é essencial para inserir o novo funcionário na rotina da organização e para garantir que as expectativas sejam alinhadas.

O objetivo do onboarding dessa ação é instruir os recém-chegados sobre rotina, cultura, diretrizes e dinâmicas corporativas, para que todas as expectativas sejam alinhadas desde o princípio.

O onboarding, ou programa de integração, é um processo importante para ajudar os novos colaboradores a se adaptarem à empresa. Essa operação os prepara para assumir suas funções, entender melhor o funcionamento e cultura da organização e estar pronto para realizar as atividades com eficiência e motivação.

Você ainda tem dúvidas sobre como funciona esse processo? Confira tudo que você precisa saber sobre onboarding e mais uma dica especial para tornar esse programa engajador e eficaz. 

Inicialmente, essa ação se configura como um programa especial, concebido para integrar os novos funcionários à empresa. Nesse sentido, o objetivo é educá-los a respeito de suas funções, rotina, expectativas e cultura interna, de modo que estejam mais preparados para assumir essa nova oportunidade.

É fundamental, no entanto, que vejamos todo recém-contratado como uma tela em branco, principalmente se for o primeiro emprego dele. Afinal, ele desconhece o ritmo, a cultura e os processos específicos da empresa. Consequentemente, essa falta de familiaridade, direta ou indiretamente, vai afetar a sua produção inicial.

Então, imagine um atendente sem os protocolos, um profissional de marketing alheio às estratégias do setor ou um vendedor que não domina o produto/serviço. Assim, torna-se fácil entender como essa lacuna de conhecimento impactará negativamente o seu trabalho, mesmo que apenas nos primeiros dias.

Fundamental para a integração, o período de adaptação permite ao colaborador entender a empresa e alinhar expectativas com a nova oportunidade.

Mesmo os mais talentosos e sociáveis profissionais precisam de um tempo para se adaptar ao novo cargo, colegas, líderes e organização, se ajustando às exigências do cargo, pressões, dinâmica da equipe e rotina do dia a dia. 

Porém, o RH pode ajudar a tornar esse processo de adaptação mais amigável e preparar melhor esse novo funcionário às suas funções. Basta montar um programa de integração!

Fazer todo o processo de recrutamento e seleção até encontrar um bom funcionário é algo que demanda tempo, esforços e recursos. Não é interessante desperdiçar tudo isso ao receber o novo colaborador sem qualquer planejamento e cuidado, não é mesmo?

Portanto, Implementar um programa de integração para os novos funcionários é algo essencial a qualquer negócio, independentemente do seu tamanho ou segmento de mercado. Dessa forma, deixar o recém-contratado começar sua jornada sem orientação é uma atitude prejudicial a todos: o profissional ficará perdido no meio de suas obrigações, levando mais tempo para realizar suas tarefas corretamente e, inevitavelmente, influenciando de forma negativa a produção. A seguir confira os principais benefícios em criar um bom processo de onboarding:

A chegada a um novo ambiente de trabalho pode ser intimidadora. Um bom onboarding atua como um guia, diminuindo a insegurança e a ansiedade do novo funcionário. Ao alinhar expectativas e fornecer as ferramentas necessárias desde o início, o colaborador se sente mais preparado e confiante para enfrentar os desafios, alcançando a produtividade total de forma mais rápida e eficiente.

A integração vai além das tarefas. Ela constrói as bases do relacionamento do colaborador com a equipe e com a empresa. Um processo cuidadoso de onboarding mostra que a organização se importa com o bem-estar do funcionário e investe em seu sucesso. Esse cuidado inicial é fundamental para criar um laço de confiança e engajamento, que se traduz em maior dedicação à função e uma identificação genuína com a cultura da empresa.

A falta de um onboarding eficaz é uma das principais causas de turnover prematuro. Quando um colaborador se sente perdido ou não se adapta bem, o risco de ele deixar a empresa aumenta drasticamente. Um onboarding bem-sucedido protege o investimento feito na contratação, garantindo que o profissional se sinta valorizado e motivado a permanecer, reduzindo a rotatividade e preservando o capital intelectual do seu negócio.

A falta de um onboarding eficaz é uma das principais causas de alta rotatividade (turnover), especialmente nos primeiros meses de trabalho. Quando um colaborador se sente perdido ou não se adapta bem, o risco de ele deixar a empresa aumenta drasticamente. Um onboarding bem-sucedido protege o investimento feito na contratação, garantindo que o profissional se sinta valorizado e motivado a permanecer, o que reduz custos de recrutamento e preserva o capital intelectual do seu negócio.

A integração vai além das tarefas. Ela constrói as bases do relacionamento do colaborador com a equipe e com a empresa. Um processo cuidadoso de onboarding mostra que a organização se importa com o bem-estar do funcionário e investe em seu sucesso. Esse cuidado inicial é fundamental para criar um laço de confiança e engajamento, que se traduz em uma identificação genuína com a cultura e os valores da empresa.

A chegada a um novo ambiente de trabalho pode ser intimidante e, sem a orientação correta, leva a erros e retrabalho. Um bom onboarding atua como um guia, diminuindo a insegurança do novo funcionário. Ao alinhar expectativas e fornecer as ferramentas necessárias desde o início, o colaborador se sente mais preparado e confiante para enfrentar os desafios, alcançando a produtividade total de forma mais rápida e eficiente, com menos falhas no processo.

Fazer um onboarding de sucesso no ambiente B2B vai muito além de dar as boas-vindas ao novo colaborador. É uma estratégia fundamental para maximizar o retorno sobre o investimento feito na contratação, garantir a adaptação rápida do profissional e fortalecer o engajamento de longo prazo com a cultura da sua empresa. Em suma, um onboarding eficaz se traduz diretamente em maior produtividade, retenção de talentos e um clima organizacional positivo.

Porém, existe uma série de questões que devem fazer parte do programa de integração dos novos funcionários. 

A primeira etapa é reforçar os aspectos técnicos do cargo. Isso inclui alinhar os conhecimentos essenciais para as tarefas, os processos da equipe, as expectativas da função e, se necessário, o uso de softwares e equipamentos da empresa.

Contudo, o onboarding vai além dos aspectos técnicos. É crucial abordar as questões subjetivas e institucionais da empresa. Elas são vitais para o dia a dia e podem impactar diretamente a produtividade e o relacionamento do colaborador com a organização.

Para tornar o onboarding atrativo, a transparência é fundamental. Embora seja um aspecto básico, muitas empresas ainda falham nesse ponto, o que, nos piores cenários, pode resultar no desligamento do profissional ainda no período de experiência ou antes.

Dessa forma, é crucial que informações como salário, horário, benefícios, período de experiência, data de início das atividades e o fluxo de trabalho sejam compartilhadas no momento da contratação. Mandar um e-mail é um excelente método para disponibilizar esses dados ao colaborador.

Essa dica já é uma maneira de deixar o processo de contratação mais atrativo, que é esperar pelo novo contratado, essa prática é essencial para a valorização e a integração social dele no ambiente. Pequenas ações podem transmitir essa mensagem de que sua empresa está ansiosa e animada com o novo talento.

Dias antes da data de início, você pode encaminhar uma mensagem ou um e-mail revelando a alegria de tê-lo como parte da equipe. No dia, você pode preparar pequenos mimos como, agenda, garrafa de água e canetas com o logo da empresa. Você pode incluir um folheto com os valores da empresa e outras informações que considere relevantes para o momento.

A equipe que irá trabalhar com o novo profissional também deve estar atenta à sua chegada, portanto considere enviar um e-mail para eles, apresentando o novo funcionário que está para chegar. É legal compartilhar acerca do seu perfil para que eles já fiquem familiarizados.

Para engajar o novo profissional já no primeiro dia, é importante investir em um evento de boas-vindas. Defina um dia para que os demais departamentos, ao menos aqueles que estarão em contato direto com o novo colaborador, se apresentem a ele. Esse é o momento reservado para o colaborador descobrir tudo sobre a empresa. Para ele já se familiarizar com os processos, a cultura, a história da empresa, seus valores, quem são seus fundadores, as pessoas que trabalham lá e, é claro, os objetivos futuros da corporação.

É interessante também usar esse momento para dividir algumas regras básicas, como os trajes adequados para a rotina de trabalho, e ocasiões em que uma vestimenta mais informal se enquadra sem problema algum. Isso pode evitar possíveis desconfortos ao funcionário, por não conhecer as regras.

Além disso, nesse evento você pode compartilhar alguns cronogramas e a estrutura da empresa, informações que trazem maior clareza ao novo contratado sobre como funciona o local de trabalho. Se sua empresa é menos formal, ela ainda pode fazer uma dinâmica de grupo, para que o novo colaborador se sinta mais tranquilo, visto que esse momento geralmente é de bastante tensão.

É através da cultura organizacional que o colaborador deverá entender os valores, visão, missão e outros ideais fundamentais para a identidade da empresa, assumindo essas qualidades para si e usando-as no dia a dia.

Nesse sentido, uma instituição que valoriza a inovação precisa transmitir a importância dessa questão para os seus novos funcionários, deixando claro que eles terão liberdade e responsabilidade para criar. Adicionalmente, outras habilidades sociais também podem ser trabalhadas nos novatos, lapidando seus talentos e comportamentos para se adequarem à dinâmica interna. Durante o onboarding, é fundamental explicar as regras da empresa, seu funcionamento geral, histórico e o cotidiano. Isso ajuda o recém-contratado a se sentir parte do todo e evita dúvidas ou mal-entendidos.

Assim, você pode tornar o processo de integração mais dinâmico, evitando que o novo funcionário fique sentado, ouvindo um profissional de RH explicar cada detalhe em uma longa apresentação de slides. Isso não seria uma recepção muito animadora e acolhedora, certo?

O profissional recém-chegado não conhece a empresa, mesmo que ela seja pequena é importante apresentar o local. Essa prática ajuda o colaborador a se sentir mais familiarizado com o novo ambiente.

Nesse processo, apresente a ele os demais funcionários, promova a integração da equipe, tudo de uma forma mais informal. Se possível, faça essa introdução também com os líderes executivos, pois conhecer seus CEOs também é um fator motivador. Em resumo, esse momento também é ideal para os gestores se colocarem à disposição para tirar possíveis dúvidas ou auxiliar no que for necessário, no tempo presente e futuro.

Nos processos anteriores provavelmente você já tenha apresentado de forma informal o novo colaborador aos profissionais que fazem parte da equipe que ele irá trabalhar. Apesar disso, é importante destinar um momento específico para isso.

O setor de Recursos Humanos e o gestor responsável precisam trabalhar juntos a fim de dividir todas as informações importantes sobre o time: desafios, metas, projetos e especificidades relevantes.

Os primeiros dias de um funcionário sempre são rodeados de muitas dúvidas: nome de pessoas, onde ficam determinados departamentos, onde fica o cafezinho e mais.

Alguns colaboradores são mais extrovertidos que outros e conseguem tranquilamente tirar essas dúvidas com qualquer pessoa, outros precisam de um tempo a mais para se sentir mais "à vontade".

Portanto, é interessante disponibilizar um profissional que o ajude na primeira semana. Essa medida é uma maneira de engajar o novo colaborador na rotina de trabalho.

Para um onboarding verdadeiramente eficaz e engajador, considere ir além dos métodos tradicionais. Utilizar uma plataforma intuitiva e amigável faz toda a diferença. Ferramentas que incorporam elementos de gamificação, como a Ludos Pro, por exemplo, podem transformar o aprendizado e a integração em uma experiência interativa e divertida.

Isso não só acelera a adaptação do novo colaborador à cultura e aos processos, mas também aumenta a retenção de informações e o entusiasmo desde o primeiro dia, tornando o onboarding memorável e altamente produtivo.

As dicas anteriores provavelmente já te trouxeram uma base de como fazer seu onboarding e, o melhor, personalizá-lo de acordo com o perfil da sua empresa. Apesar disso, há outra prática que você pode trabalhar a fim de melhorar ainda mais. Confira, agora, qual é ela!

Uma das metodologias mais engajadoras é a gamificação, uma estratégia que usa elementos e lógica dos jogos para motivar as pessoas a realizarem determinadas atividades e até mudarem certos comportamentos. 

Esse método vem sendo adotado em áreas como saúde, segurança, educação e negócios, trazendo resultados impressionantes. Nas empresas a gamificação costuma ser implementada em processos como treinamento corporativo, comunicação interna, tarefas cotidianas, recrutamento e onboarding de novos funcionários.

Essa estratégia pode criar uma experiência imersiva e interativa para integrar o recém-contratado a empresa, tornando esse momento mais amigável e efetivo. Saiba mais sobre as vantagens dessa metodologia com o nosso e-book gratuito Gamificação no Onboarding de Funcionários!