Gestão de tempo e produtividade: menos pode ser mais!

Ter uma boa gestão de tempo e produtividade é fundamental para qualquer profissional e empresa. Com as ferramentas e estratégias mais adequadas, é possível aproveitar melhor cada momento para ter melhores resultados no trabalho.

Porém, muitos acabam investindo em soluções complexas e acreditam que somente planos mirabolantes irão impactar sua rotina. Nesse artigo, vamos mostrar como algumas ideias simples podem mudar a gestão de tempo e produtividade do seu negócio!

Tem dias que parecem não haver horas suficientes para cumprir todos os compromissos, não? A vida moderna exige tanto, seja no âmbito pessoal, social ou profissional, tornando a rotina uma bola de neve de tarefas e pressões.  

Sem uma boa gestão de tempo e produtividade, tanto uma empresa, quanto os profissionais, acabam se complicando: estressam-se com a sensação de acúmulo de afazeres e frustração em não realizá-las no prazo desejado; na pressa, não se atentam tanto à qualidade de seus produtos/serviços e trabalham mais horas do que gostariam e não aproveitam verdadeiramente os momentos disponíveis.

Todo estresse e dificuldade na organização do tempo e prioridades pode gerar perda na produtividade e qualidade do serviço ou produto, impactando diretamente nos resultados do trabalho e da organização. 

A melhoria da produtividade é uma questão que preocupa as empresas há séculos: quem nunca estudou sobre Fordismo e Toyotismo? E qual profissional nunca se deparou com algum livro sobre o assunto? Ainda mais em tempos tão competitivos, a diferença entre resultados pode gerar um bom impacto nos lucros de qualquer negócio e ajudá-lo a se manter no mercado. 

Muitas organizações investiram em grandes estratégias para resolver seus problemas de produtividade, enquanto profissionais das mais diferentes áreas se debruçam em teorias, estudos e outros meios para resolver seus problemas de concentração. Existem algumas dicas que podem ajudar bastante no gerenciamento de tempo para quem trabalha em home office, que é um modelo de trabalho que exige maior domínio das demandas para funcionar corretamente. 

Mas, talvez as soluções sejam mais simples do que se imaginam. 

É possível usar ferramentas simples para organizar as demandas, priorizando metas que realmente tragam resultados, acompanhando a execução dos trabalhos e aproveitando melhor o tempo disponível.

Iremos trazer algumas destas soluções, que podem ser aplicadas pelos profissionais, gestores e até mesmo na empresa como todo, ajudando a alavancar a produtividade do negócio. 

Muitos acabam achando que fazer mais significa ter mais resultados, mas nem sempre isso é verdade. Não adianta investir o tempo e esforços em ações que não estão alinhadas aos objetivos da empresa, equipe ou função, caso contrário, em vez de ter lucro ou melhorar a solução oferecida ao cliente, tem-se somente excesso de trabalho e pouca efetividade. 

Uma forma de evitar essa situação é saber definir corretamente os objetivos da organização, de cada setor e profissional envolvido, planejando as ações em vez de atirar para todos os lados e esperar que algo “caia na rede”. E existe uma ferramentas que pode auxiliar neste processo: as metas S.M.A.R.T.

Esse conceito foi desenvolvido para ajudar na definição de objetivos, permitindo com que todos os envolvidos os compreendam e se esforcem para alcançá-los. Assim é possível aumentar a produtividade e alinhar os trabalhos dos colaboradores de uma forma mais eficiente.

De acordo com a ferramenta, as metas devem ser elaboradas segundo essas 5 características:

S — Specific / Específico

M — Measurable / Mensurável

A — Attainable / Alcançável

R — Relevant / Relevante

T — Time Based / Temporal

Assim, em vez de perder tempo em estratégias e tarefas que não vão gerar os resultados desejados, foca-se os esforços naquilo que está alinhado aos objetivos organizacionais/profissionais e consegue-se saber, por meio de métricas, se o trabalho está alcançando as metas. 

Após definir as metas, é a hora de planejar como as tarefas serão executadas. No entanto, ainda mais em projetos grandes, muitos profissionais acabam se sentindo sobrecarregados com o número de demandas que parecem surgir de repente. 

Essa ansiedade pode prejudicar a produtividade e impactar nos resultados da empresa. E uma ferramenta que pode ajudar a reduzir esse problema é o método GTD: ela foi desenvolvida para ajudar na organização das atividades, tanto na vida pessoal quanto profissional, melhorando o desempenho e capacidade de inovação dos indivíduos.  

Esse método pode ser adotado para fortalecer o foco, clareza e confiança das pessoas em cumprir suas tarefas, tirando o peso da sensação de sobrecarga e auxiliando as pessoas em aproveitar melhor o tempo disponível para trabalhar ou resolver pendências particulares. 

Sigla de Getting Things Done, em inglês, o método foi desenvolvido por David Allen, um consultor e coach executivo da área de produtividade com mais de 35 anos de experiência, e relatado no livro A Arte de Fazer Acontecer. Mas, com todas essas credenciais, essa ferramenta traz uma solução realista para resolver as demandas do dia a dia de qualquer pessoa. 

O GTD é composto por 5 passos: 

1- Capturar: listar todas as demandas;

2- Esclarecer: classificar as tarefas;

3- Organizar: segmentar a lista por natureza e prioridade;

4- Revisar: checar a lista para corrigir equívocos;  

5- Engajar: cumprir as demandas, de acordo com tempo e disponibilidade

Com essas etapas é possível identificar todas as demandas, classificar as prioridades e o papel  de cada indivíduo em realizá-las, ajudando assim os profissionais a visualizarem melhor suas tarefas e organizar sua agenda para resolver as mais importantes e aproveitar seu tempo. 

As duas ferramentas acima tem muito a contribuir no planejamento das metas em geral e das demandas do momento, ajudando a melhorar a gestão de tempo e produtividade. Mas, como fica no dia a dia, em que deve-se arregaçar as mangas e se concentrar no trabalho, não em outras atividades que roubam a nossa atenção?

A Técnica do Pomodoro é uma dica das mais simples: deve-se concentrar seus esforços na tarefa durante 25 minutos e, após esse tempo, descansar por 5 minutos. Quando se completa 1 hora e meia ou 2 neste ciclo, tem-se o direito a uma pausa de 15 a 30 minutos. 

Tranquilo, não? Essa técnica pode ajudar a se concentrar nas demandas de forma produtiva, em vez de se alongar por longos períodos, considerando também a importância do descanso para a qualidade do trabalho e produtividade. 

Com todas essas ferramentas, é possível melhorar a gestão de tempo e produtividade de profissionais e organizações. No entanto, é possível aumentar ainda mais os resultados ao contar com um parceiro especial: a tecnologia!

Descubra como funciona essa dinâmica e melhore o desempenho da sua empresa com o artigo Produtividade e tecnologia: uma relação estratégica e necessária!