Integração na empresa é o processo de inserir novos colaboradores no contexto empresarial. O intuito é apresentar o ambiente e colegas de trabalho, a fim de que os novos funcionários se sintam acolhidos.
Todo colaborador recém-contratado é quase como uma tela em branco: ele não conhece os processos internos, nem está familiarizado com a cultura organizacional ou com o modo de trabalho da organização. Por isso, ao recrutar mais profissionais, é fundamental que o RH faça um bom programa de integração de novos funcionários para que os novatos sejam alinhados ao funcionamento de toda empresa e se sintam realmente parte dela.
O que você vai ver neste artigo:
Neste artigo, vamos te mostrar com criar um programa de integração de novos funcionários verdadeiramente efetivo: o que observar e agir nesse processo e como a tecnologia pode ser uma grande aliada.
A importância do programa de integração de novos funcionários
Mesmo o melhor profissional do mundo poderá ter dificuldades ao começar em uma nova empresa. Se acostumar ao clima interno, às demandas, processos organizacionais e exigências do cargo, além de construir um bom relacionamento com os colegas, liderança e gestores, é uma jornada que leva algum tempo. Porém, quanto mais acolhido e treinado for este novo colaborador, mais rápida e eficiente será sua adaptação. Isso não vai ajudar somente a ele ter resultados mais positivos, como também a reter esse talento na companhia.
Assim, um programa de integração - também chamado de onboarding de novos funcionários - eficiente faz com que os novatos se engajem com a empresa, se sentindo parte da organização, além de prepará-los para assumirem suas funções com maior segurança e competência.
Investir nos seus colaboradores desde o início de suas carreiras na empresa é uma excelente forma de ter funcionários mais proativos, produtivos, motivados e engajados, além de ajudar a reter os talentos e reduzir o turnover.
Desta forma, o onboarding de novos colaboradores se torna uma peça fundamental na dinâmica e sucesso da empresa. Mas é preciso antes saber o que há neste programa, que o faz ser tão necessário.
O que tem no programa de integração de novos colaboradores?
Um bom onboarding de novos funcionários considera não apenas os aspectos técnicos dos profissionais, como adaptá-los aos softwares usados na empresa, por exemplo. O conceito moderno dessa estratégia relembra que o colaborador é uma pessoa - um ser complexo, que se relaciona com os demais, têm expectativas e sonhos, além de dificuldades e ritmo próprio.
Por isso o treinamento de integração deve considerar o lado humano do colaborador para propiciar uma excelente experiência na empresa e encantar esse novo membro da equipe. Esse processo deve englobar uma apresentação da história e cultura da organização, para que ele sinta que agora é parte dessa jornada, além de já começar a alinhar os valores, objetivos e missão com o funcionário.
Também é fundamental explicar o cotidiano da empresa ao novato: quais são as regras de funcionamento; os departamentos; os gerentes e cargos de diretoria; a sua liderança direta; avaliações de desempenho realizadas e as atividades relacionadas a sua função. Assim ele já saberá o que pode ou não fazer e isso irá ajudá-lo a se situar no contexto geral da companhia.
Se o profissional for atuar com algo bem específico ou dependendo da área de ação da empresa - por exemplo o comércio de determinado produto ou serviço - é importante treinar esse colaborador para conhecer profundamente o trabalho. Como um vendedor pode vender ou um funcionário do marketing poderá promover uma mercadoria que não sabem como funciona?
Todos esses pontos devem fazer parte do onboarding dos novos colaboradores. Porém, além disso, há algumas ações que vão tornar esse processo ainda mais eficiente.
Como criar um programa de integração de novos funcionários efetivo
De certa maneira, todos os funcionários passam por um processo de integração, seja de forma planejada e orientada pelo RH ou então livremente, ao entrar em contato com os colegas. Algumas empresas fazem apresentações rápidas, explicando a história e cultura organizacionais às vezes com slides engraçadinhos para quebrar o gelo. Mas isso não é o suficiente para preparar o novo funcionário a assumir suas funções e se sentir parte da organização.
O trabalho de fazer um bom onboarding de novos colaboradores é bem mais complexo e começa até mesmo antes do primeiro dia do novo funcionário!
O site da empresa e suas diversas formas de comunicação devem transparecer a cultura organizacional até como forma de atrair novos talentos. Isso já ajuda a preparar os próximos funcionários a como funciona e o que é valorizado na companhia, além de detalhar as exigências dos cargos oferecidos. O processo de seleção também tem que transparecer essas características, além de ser uma ótima oportunidade para causar um bom impacto nos candidatos - fortalecendo a imagem da sua marca com o público interno e externo.
Ao ser contratado, é importante que o RH guie esse novo profissional em todos os processos burocráticos do recrutamento: apresentação dos documentos; exame admissional; assinatura de contratos e outros documentos; etc. Fazer tudo isso antes do primeiro dia também é uma forma de agilizar as operações e aproveitar melhor o tempo do colaborador mais tarde. Também já deixe arrumado os materiais e softwares que o funcionário irá utilizar, como crachá de identificação, computador, linha telefônica, senhas, entre outros.
Uma dica bacana é preparar a empresa para a chegada dos novos profissionais. Pode-se enviar um e-mail para os setores avisando sobre a nova contratação e até mesmo fazer alguma celebração para integrar esse novo membro em sua equipe. Essas são algumas ideias carinhosas para tornar esse processo mais humano e acolhedor.
Nesse sentido, também é possível designar um mentor para esse novo colaborador: um profissional que conhece bem a área de atuação e que esteja há bastante tempo na empresa. Além disso, essa figura precisa ter habilidades pessoais bem desenvolvidas, para saber lidar com o novato e tornar essa experiência algo realmente positivo.
É importante listar todas as ações e regras que o recém-contratado precisará saber, como os horários de intervalo e até mesmo como funciona o café e a impressora. Alguns novatos ficam com receio de fazer perguntas nos primeiros dias por conta de timidez e para impressionar seus novos chefes e colegas. Por isso, antecipe essas questões para que o funcionário não acabe perdendo tempo por acanhamento.
Todos esses pontos ajudam a humanizar o processo de integração, porém também é preciso investir no treinamento técnico. Nesse sentido, a tecnologia pode ser uma grande aliada para capacitar o novo colaborador: metodologias como a gamificação tornam esse processo mais amigável e efetivo, pois criam uma experiência imersiva e interativa - o que também ajuda a reter o conhecimento adquirido nos estudos.
Além disso, as plataformas gamificadas permitem que o RH acesse relatórios detalhados do desempenho dos colaboradores nos treinamentos - facilitando o trabalho de analisar a performance dos novatos e verificar se eles poderão ser efetivados ou não.
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