Saiba como fazer uma gestão de folha de pagamento eficiente

Fazer a gestão da folha de pagamento é essencial para cumprir as obrigações trabalhistas e remunerar seus colaboradores da forma correta. De tantas tarefas que precisam ser realizadas no dia a dia do RH, essa pode acabar sendo cumprida de uma forma não tão eficiente no meio da correria. 

O que você vai ver neste artigo:

• O Cuidado com a Folha de Pagamento
• Como Fazer a Gestão da Folha de Pagamento?
• Conhecer a lei
• Ter em mãos todos os dados
• Fazer o controle de horas trabalhadas
• Fazer o controle das admissões e demissões
• Criar rotinas
• Ter uma única conta para o pagamento
• Revisar e evitar erros
• O RH para além da burocracia

Precisa melhorar a gestão de folha de pagamento dos funcionários da empresa? Confira essas dicas e otimize esse processo!

O Cuidado com a Folha de Pagamento

Independentemente do porte ou segmento de mercado da empresa, o trabalho de qualquer RH é complexo: desde implantar e avaliar as estratégias educativas e motivacionais; realizar os processos de recrutamento e seleção aos trâmites burocráticos, não é fácil acompanhar todos os processos na correria do dia a dia. 

Enquanto várias frases podem inspirar um bom trabalho de recursos humanos, existe um ensinamento básico importante na área: não se pode ignorar ou fazer de qualquer jeito as obrigações administrativas e legais do setor. 

Vários processos burocráticos precisam da atenção do RH para evitar problemas, inclusive legais, mais tarde. Entre tantas obrigações, a folha de pagamento é uma das mais fundamentais para o setor. 

Em resumo, a folha de pagamento (também conhecido pelos funcionários como holerite) é um documento que descreve todos os eventos trabalhistas que ocorreram no mês, considerando o relacionamento entre a empresa e o profissional contratado por ela. Nessa contagem inclui-se fatos como férias, prêmios, horas extras, atrasos, faltas, rescisões de contrato, entre outras situações importantes, além do cálculo dos tributos incidentes e das verbas tributáveis e não tributáveis.  

Por sua complexidade e importância, muitas organizações deixam essa obrigação para os profissionais mais experientes ou contam com a ajuda de plataformas eletrônicas e outras ferramentas de RH para cumprir essa tarefa dentro da lei. 

No entanto, com algumas orientações, é possível ter maior segurança ao cumprir essa tarefa. 

Como Fazer a Gestão da Folha de Pagamento?

Nenhum trâmite burocrático parece ser tranquilo de ser cumprido no primeiro momento, no entanto, todos são necessários para o bem estar da empresa. Algumas dicas podem ajudar a fazer uma gestão da folha de pagamento mais eficiente. 

1- Conhecer a lei

Por mais complexos que sejam, é importante ter algum conhecimento sobre a Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), legislações específicas aplicadas à empresa e aos cargos e também sobre os tributos que incidem na folha de pagamento para evitar problemas legais mais tarde.

A grande maioria das empresas é obrigada a ter um contator: por isso deve-se consultar esse profissional, junto com um advogado especializado, para saber os detalhes e obrigações que a legislação impõe às atividades do RH. Os escritórios de contabilidade costumam oferecer o serviço de cálculo das folhas de pagamento, facilitando a vida do setor de recursos humanos. 

Ter o apoio desses profissionais especializados fará toda diferença no cumprimento da legislação de forma correta e eficiente. Então aproveite os talentos dentro da organização!

2- Ter em mãos todos os dados

Algo fundamental para organizar as atividades é separar todos os dados importantes para fazer uma folha de pagamento — isso para cada profissional envolvido com a empresa. Isso inclui as informações:

• Nome completo;
• Cargo;
• Remuneração bruta;
• Valores e descontos dos vales oferecidos pela empresa;
• Valores e descontos de todos os benefícios corporativos acordados com o profissional;
• Adicionais em geral (como o noturno, de periculosidade, etc); 
• Décimo terceiro e férias (quando for o caso);
• Descontos obrigatórios (como INSS, FGTS, etc);
• Entre outros acontecimentos.

É importante ter esses dados em mãos e pensar em formas de fazer backup dessas informações — e das próprias folhas de pagamento após sua emissão. Isso dará maior segurança a todos os envolvidos. 

3- Fazer o controle de horas trabalhadas

O holirite não é um documento padrão que se repete todos os meses. Os valores podem variar de acordo com as horas trabalhadas naquele período: se o profissional se atrasou, faltou, tirou férias ou fez hora extra as informações e valores acompanharão estes eventos. 

Essa tarefa pode ser mais eficiente e prática se o RH contar com algum software que faça o controle das horas dos profissionais da empresa, gravando suas entradas e saídas para calcular com segurança e precisão o tempo trabalhado de cada um. 

Além disso, automatizar essa tarefa irá otimizar o serviço dos colaboradores do setor de recursos humanos, aproveitando seus talentos em questões mais estratégicas e menos operacionais. 

E todas essas questões são ainda mais importantes quando a empresa adota o regime de banco de horas, precisando de um método de controle mais eficiente e confiável para fazer o acompanhamento das jornadas dos profissionais. 

4- Fazer o controle das admissões e demissões

Além das horas, é importante atentar-se a saída e entrada de profissionais no quadro e os impactos dessas movimentações na folha de pagamento. Todo desligamento gera custos e outros gastos financeiros, que devem ser registrados nos documentos e processos referentes a esta situação; assim como a contratação também tem suas obrigações e operações. 

5- Criar rotinas

Uma das melhores formas de se organizar nas demandas e não correr o risco de esquecimentos é montar uma rotina de atividades. Ter o dia e momento certo para fazer a entrega do holirite, o pagamento das remunerações, e todas as tarefas relacionadas ao processo é fundamental para evitar equívocos que prejudicarão os envolvidos — do RH aos colaboradores e até a empresa.  

6- Ter uma única conta para o pagamento

Para evitar erros e problemas é importante que a empresa tenha uma conta única para realizar o pagamento dos profissionais. Essa conduta ajuda a organização a ter maior controle financeiro de suas operações e facilita a comprovação de depósito dos valores.

7- Revisar e evitar erros

É preciso estar muito atento ao preenchimento das informações na folha de pagamento dos profissionais para evitar problemas, até legais, para o negócio. 

Por isso, é importante revisar os documentos, conhecer bem a legislação vigente e os processos referentes a este momento: como quando incluir o 13º; fazer o desconto dos vales e outros benefícios ou no caso de desligamento do profissional.

O RH para além da burocracia

O trabalho do RH não acaba nos trâmites burocráticos, muito menos apenas na gestão da folha de pagamento: uma gestão de pessoas forte é fundamental para aumentar os resultados da empresa, escolhendo os melhores profissionais para as equipes; capacitando os funcionários e extraindo o melhor de cada um para o benefício de todos. 

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