A necessidade de adaptar o trabalho presencial para o modelo remoto gerou diversas dúvidas, e uma delas é: como manter a segurança de dados na política de home office? Afinal, no ambiente físico, o setor de T.I consegue fazer o gerenciamento de segurança das informações porque todos os computadores são conectados a uma única rede, já um documento físico tem seu lugar específico para ser guardado. Mas como proceder quando cada colaborador cumpre com a segurança de suas tarefas profissionais de casa?

Descubra nesse artigo uma maneira de garantir a segurança das informações de sua empresa mesmo quando seus colaboradores têm atuado em home office.

Segurança de dados e home office é possível?

No contexto home office, a busca por confidencialidade, integridade e autenticidade no acesso de dados é um desafio, mas também não é uma tarefa impossível de ser cumprida. Inicialmente, a empresa que opta pela prática remota precisa se atentar e investir em diversos fatores que garantirão a efetividade na política home office. E são sobre eles que nós vamos discutir agora.

Práticas para melhorar a segurança de dados no home office

Disponibilize as ferramentas certas

Não basta apenas decretar que a partir de certa data a política home office será adotada pela empresa, é preciso dar suporte para cada colaborador, ou seja, assim como na corporação você garante que o profissional tenha todas as ferramentas para realizar seu trabalho, nesse novo sistema, o mesmo deve ser feito. 

Se certifique que seus colaboradores usem sistemas e aplicativos originais, pois estes não acessam outras informações além das necessárias e são atualizados constantemente, justamente para evitar que dados sejam compartilhados ou que tenham brechas que possam ser utilizadas para acessar ao computador e tudo o que há nele.

Outra ferramenta nem sempre dada como importante para empresa, mas que nesses momentos é indispensável é o uso de um antivírus. Tenha certeza que o computador que o colaborador utiliza contém um antivírus adequado para garantir que a manipulação de dados fique ainda mais segura.

Treine sua equipe

No sistema tradicional, o profissional está acostumado com a cultura da empresa, e sabe quais os trâmites que cada demanda de serviço requer: como pedir suporte de outra área para resolver um possível problema de acesso, onde arquivar documentos físicos e outras questões. Mas na política de home office, quais são os novos protocolos de gerenciamento de dados?

Utilize o treinamento a seu favor e traga questões sobre maneiras seguras de manipular dados ou modos de garantir a segurança das informações no dia a dia do trabalho (tratando sobre a importância de não fazer download de um arquivo de fontes desconhecidas, por exemplo). Uma simples orientação sobre bloqueio de tela após certo tempo de inatividade no computador, já pode trazer maior garantia de privacidade de dados.

Invista em Redes Privadas Virtuais (VPNs)

As Redes Privadas Virtuais possibilitam que usuários remotos acessem e-mail, arquivos e outros recursos de forma segura. Isso porque as VPNs desenvolvem uma conexão criptografada que valida qualquer usuário e dispositivo que acessa as informações, ao mesmo tempo que autentica o acesso e também criptografa as informações em trânsito, tornando o compartilhamento de dados mais seguro.

Agora se já utiliza uma rede privada, você deve se certificar que as licenças de acesso remoto estão válidas.

Se preocupe com a conexão que seu colaborador utiliza

Investir em uma Rede Privada Virtual é uma medida preventiva bastante eficaz, mas ela ainda não impede que informações de sua corporação sejam comprometidas, já que ela não impossibilita que alguém invada a rede wi-fi ou wireless doméstica. Por isso, busque orientar seu profissional a se conectar sempre em uma rede segura, de preferência de uma empresa conhecida no mercado ou que seja homologada pela Anatel. 

Outra dica importante e simples, mas que pode impedir que a segurança de dados seja fragilizada, é a troca de senha da rede doméstica. Essa ação deve ser constante e ao desenvolvê-la, o profissional precisa criar uma senha forte, contendo letras (maiúsculas e minúsculas), números e caracteres especiais.

Não se esqueça do Backup!

Armazenar os dados de forma segura é outra chave fundamental quando o assunto é segurança de dados. Invista em um local de armazenamento de informações invulneráveis e o utilize para inserir dados confidenciais tanto de sua empresa como de seus clientes.

Quanto aos projetos, assim que finalizados, garanta que os dados sejam encaminhados para este local seguro e apagados corretamente da máquina do colaborador. Oriente também o profissional que nunca use dispositivos externos para salvar as informações confidenciais (como HD externo ou pen drive). Essa opção só é válida caso os documentos estejam criptografados.

Invista em sistemas específicos

Você pode contratar sistemas que previnem possíveis explorações, como o Firewall de Aplicativo da Web (WAF) ou um Sistema de Prevenção de Intrusões (ISP). Eles são focados em encontrar possíveis vulnerabilidades que o sistema ou rede podem ter e ajudar a identificar prováveis arquivos perigosos. 

Esses sistemas ficam entre o seu site ou aplicativo e todos os outros dados da internet, funcionando como uma barreira que protege e, ainda, bloqueia o servidor do colaborador contra ciberataques.

Implemente como regra a autenticação de dois fatores

A autenticação de dois fatores é um recurso disponível por vários prestadores de serviços on-line, e nessa autenticação duas informações são solicitadas para confirmar a identidade de quem está tentando acessar o sistema. Geralmente é solicitado a senha e outra informação, como o código enviado por e-mail ou celular, por exemplo, exigindo, assim, a confirmação de dois dados.

Claro que a autenticação de dois fatores não é um método indefectível, mas ao unir todas as dicas de segurança que estamos compartilhando, você consegue potencializar ainda mais a defesa dos dados de sua empresa.

O trabalho remoto pode ser muito benéfico tanto para o colaborador como para a empresa, por isso é preciso que tudo seja realizado da forma mais certa possível. Identificar como manter a segurança de dados é uma das etapas fundamentais para que este formato de trabalho funcione, mas, como você já viu por aqui, também é importante treinar sua equipe para que esteja preparada a este tipo de situação. Quer conferir como fazer isso mesmo no sistema home office? Veja: Continue treinando sua equipe mesmo no trabalho remoto.