Facilities é um termo do âmbito empresarial muito novo e, por isso, é normal que surja a dúvida: o que são facilities? Como esta tendência tem crescido nos últimos anos, e mostra ser um potencial para os próximos anos para o mundo corporativo, compreender sobre esta nova forma de gestão torna-se fundamental.

A gestão facilities trata de unir diversos setores com o objetivo de garantir a funcionalidade de uma organização. Como uma empresa é um organismo vivo, saber gerenciar um conjunto de serviços, integrando-os para que a produtividade e o bem-estar no ambiente de trabalho prevaleça, é imprescindível em todos os aspectos.

Quanto maior a empresa maior é o desafio, consequentemente, maior a importância do gerenciamento de facilities para colocar tudo em ordem e garantir que o máximo seja feito com o mínimo de recurso financeiro possível.

Confira o que é facilities e como esta gestão pode te ajudar neste desafio de melhorar a organização dos serviços de sua empresa.

O que é facilities?

Gestão de facilities ou facilities management surgiu por volta da década de 1960 nos Estados Unidos. No Brasil, este conceito chegou aproximadamente nos anos 2000 e pode ser encontrado como Gestão de Facilities ou Gestão de Facilidades.

O termo foi desenvolvido para se referir a gestão de todos os serviços de apoio que permitem uma organização funcionar, como segurança, limpeza, serviços de transporte, manutenção elétrica e vários outros. O objetivo deste tipo de gestão é assegurar o funcionamento e a performance do ambiente com menor custo e maior qualidade possível.

Facilities se divide em duas categorias que podem ser implementadas conforme o tamanho de sua empresa e necessidades.

  • Hard service: são os serviços imprescindíveis e que estão relacionados à estrutura física do local. As manutenções que estão contempladas no hard service normalmente são exigidas por lei, pois elas estão diretamente conectadas a segurança do prédio. São tarefas como: manutenção hidráulica e elétrica, sistema de combate a incêndio e mais.
  • Soft service: corresponde aos serviços que podem ser contratados de acordo com a demanda da empresa, por exemplo: dedetização.

A gestão facilities não tem como objetivo cuidar das rotinas que correspondem a finalidade principal da empresa, ela dá suporte para que a atividade-fim aconteça da melhor forma possível.

Alguns dos serviços que são gerenciados no facilities são:

  • Limpeza;
  • Logística interna e armazenagem;
  • Serviço de suporte administrativo;
  • Conservação de áreas externas;
  • Manutenção;
  • Locação;
  • e Segurança;

Qual a importância da gestão facilities para o âmbito organizacional

A gestão facilities é fundamental no contexto organizacional porque é um recurso que reduz custos na instituição. Essas economias podem ser significativas se a gestão de facilities for feita de maneira efetiva, de modo que o recurso uma vez utilizado para estas finalidades seja aplicado em outras prioridades da empresa.

A redução de custos é uma consequência de uma gestão mais inteligente dos recursos da empresa, assim como a produtividade também torna-se maior porque o gerenciamento e bom funcionamento da corporação está melhor supervisionado.

Como implementar o facilities

É importante saber que qualquer corporação pode implementar a gestão facilities, porém as grandes corporações são as que mais precisam contar com um departamento específico para administrar facilities. Isso porque quanto maior for a quantidade de pessoas que atuam na empresa e maior for o espaço físico, portanto, maiores serão as necessidades de gestão.

Como implementar a gestão facilities em sua empresa

Há algumas soluções que você pode providenciar para implementar gestão facilities em sua empresa. Confira as principais delas:

Terceirização de serviços

No mercado há empresas que terceirizam os serviços que a área de facilities gerencia. Ao contratar prestadoras especializadas para executar esses serviços – como limpeza, manutenção, segurança e alimentação – a qualidade dos serviços aumenta, pois você designará tais serviços nas mãos de uma empresa especialista no assunto.

As despesas ligadas a esses serviços são reduzidas e a eficiência é certificada pelos profissionais que irão realizar esses processos.

Acompanhamento dos serviços

Mesmo que você terceirize os serviços de facilities, é fundamental dispor de um gestor responsável que faça o acompanhamento do trabalho, tendo uma relação amigável com a empresa contratada para realizar este tipo de serviço. Pois só assim será possível garantir que os trabalhadores terceirizados estão, de fato, alinhados com os objetivos da empresa.

Uso da tecnologia

A tecnologia é uma ferramenta que auxilia e muito nesse processo de acompanhamento e gestão de facilities. Há softwares específicos que podem otimizar a comunicação interna da sua organização e, portanto, os processos também.

Como contratar uma organização de facilities?

Ao considerar uma empresa que irá te ajudar com o facilities, é necessário observar o volume de serviços que você pretende dispor em sua empresa. 

Algumas empresas oferecem vários serviços, como o de portaria, segurança privada e conservação de limpeza, assim você dispõe de um contrato exclusivo para todos os tipos de serviços que sua organização requer.

Além desta característica, é importante que você:

  • exija todas as certificações e documentações que possam comprovar a veracidade quanto a capacitação técnica;
  • realize uma pesquisa e confira a autoridade da empresa quanto aos serviços oferecidos;
  • peça indicações de clientes ou outras empresas que já utilizam este tipo de serviço;
  • duvide de valores muito inferiores ao do mercado;
  • e, antes de assinar o contrato, veja se está explícito quanto às atividades que a empresa irá desenvolver na sua empresa e de que forma.

A gestão correta de facilities abrange todos os esforços da administração, porém esse desafio pode ser diminuído por meio da contratação de uma empresa terceirizada, pois, assim, você irá delegar as atividades não relacionadas ao negócio e precisará só gerenciar, de modo que elas sejam ofertadas de modo que a empresa precise.

Se você gostou deste post, então aproveite para conhecer um pouco as ferramentas de gestão que pode te auxiliar na implementação de facilities na sua empresa. Confira o texto:Ferramentas grátis mais utilizadas para gestão de projetos.